Kapazitätsplanung Software für Mitarbeiter und Personal von ORTEC

Kapazitätsplanung software mitarbeiter

Kapazitätsplanung für Ihr Unternehmen

Ein Gespräch mit dem Kapazitätsplanungsexperten Gert-Jan Vos, Senior Business Consultant bei ORTEC und Mitglied des Landelijk Netwerk Zelfroosteren (nationales Netzwerk für Kapazitätsplanung) in den Niederlanden.

Die Kapazitätsplanung der Mitarbeiter mit einer Software ist für eine zunehmende Anzahl von Unternehmen sehr wertvoll bei der Personaleinsatzplanung. Sie sorgt unter anderem für zufriedene Mitarbeiter und eine höhere Produktivität. Hat Kapazitätsplanung, oder eine Variante davon, auch einen Mehrwert für Ihr Unternehmen?

Unsere Software-Kunden

Mit Software für Kapazitätsplanung jetzt

  • Kosten senken durch weniger Zeitaufwand bei der Planung
  • Mitarbeiterzufriedenheit steigern
  • Unternehmensproduktivität steigern
  • optimierte Personaleinsatzpläne erstellen

 

Kapazitätsplanung mit Software für Mitarbeiter - auch etwas für Ihr Unternehmen?

Kapazitätsplanung hat in der Wirtschaft in den letzten Jahren einen starken Aufschwung erlebt. Schließlich hat es sehr viele Vorteile, wenn Mitarbeiter selbst für ihren Dienstplan verantwortlich sind. Hier erfahren Sie mehr über die Chancen und Möglichkeiten der Kapazitätsplanung mit der Software von ORTEC für Unternehmen mit unregelmäßigen Arbeitszeiten.

Dieser Artikel kam in Zusammenarbeit mit dem Selbstplanungsexperten Gert-Jan Vos, Senior Business Consultant bei ORTEC und Mitglied des Landelijk Netwerk Zelfroosteren (nationales Netzwerk für Kapazitätsplanung) in den Niederlanden, zustande.

Woher kommt das zunehmende Interesse an Kapazitätsplanung für Mitarbeiter?


Schon in den 90er-Jahren führte Professor Andris Kreichberg Kapazitätsplanung (3-Runden-Modell) erfolgreich in seiner Heimat Schweden ein, danach wurde dies in den Niederlande und Belgien übernommen. Die zunehmende Popularität passt zu der immer weiter reichenden Individualisierung unserer Gesellschaft. Mitarbeiter wollen Einfluss auf ihre Arbeits- und Privatsituation haben und zu Zeiten arbeiten, die zu ihrem Rhythmus und ihrer Lebensphase passen.

Wenn man selbst bestimmten kann, wann und wo man arbeitet, ist man motivierter und fühlt sich wohler

Warum entscheiden sich Unternehmen für Kapazitätsplanung mit einer Software?


Eine Studie von Professor Hylco Nijp ergab, dass man motivierter ist und sich wohler fühlt, wenn man selbst bestimmten kann, wann und wo man arbeitet. Der Hauptgrund ist also oft die Vergrößerung der Mitarbeiterzufriedenheit und auch der Wunsch, ein guter Arbeitgeber zu sein. Zufriedene Mitarbeiter vergrößern schließlich die Wahrscheinlichkeit, dass auch die Kunden zufrieden sind.

Nebenziele der Kapazitätsplanung sind zum Beispiel:
- Produktivitätssteigerung
- weniger krankheitsbedingte Abwesenheit
- Bewusstsein rund um Arbeitszeiten - und – auch nicht unwichtig – erheblich weniger Planungsaufwand für das Unternehmen.

Für welche Unternehmen kann Kapazitätsplanung einen Mehrwert darstellen?


Jede Organisation und jedes Unternehmen mit langen und unregelmäßigen Arbeitszeiten kann von der Selbstplanung profitieren. Zu denken ist an: Gesundheitseinrichtungen und Wachdienste, aber auch Gastronomie, Hotellerie, Lebensmitteleinzelhandel, Hafenbetriebe, Fabriken und die Bahn. Eigentlich alle, bei denen rund um die Uhr – und mit Teams aus zumindest acht Personen – gearbeitet wird.

Mitarbeiter sammeln Punkte, wenn sie bereit sind, den Dienstplan zu verbessern

 

Wie funktioniert die Kapazitätsplanung mit der Software von ORTEC?

Kapazitätsplanung nach dem bekannten 3-Runden-Modell funktioniert mit der Software von ORTEC wie folgt:

In unserer neuen Employee Self Service-App geben Mitarbeiter anhand vorab definierter Dienstmuster an, wann sie arbeiten wollen (Runde 1). Es gilt nicht: „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst.“ Jede Person darf ihre Präferenzen angeben. Unsere Kapazitätsplanungs-Software sorgt dafür, dass Mitarbeiter nur jene Dienste angeboten bekommen, für die sie qualifiziert sind, und verhindert automatisch einen Verstoß gegen das Arbeitszeitgesetz.

Einzigartiges Punktesystem für Mitarbeiter

Anhand der erhaltenen Daten erstellt die Kapazitätsplanungs-Software einen vorläufigen Dienstplan (Runde 2). Was gut ist, wird sofort bestätigt, und wo noch eine Unter- oder Überbesetzung vorkommt, laden wir die Mitarbeiter ein, selbst eine Lösung zu finden. Wir verwenden hierfür ein einzigartiges Punktesystem, das anhand intelligenter mathematischer Formeln entwickelt wurde. Mitarbeiter bekommen Punkte, wenn sie sich bemühen, den Dienstplan zu verbessern. In einem Team hat jene Person mit den meisten Punkten die größte Chance, ihre gewünschten Dienstzeiten zu erhalten.

Sollte der Dienstplan immer noch nicht ganz in Ordnung sein, vervollständigt ihn der Planer oder Manager in der dritten Runde, natürlich unterstützt von der Software, die auch hier wieder die besten Lösungen für spezifische Situationen in der Personaleinsatzplanung sucht.

Welche Form der Kapazitätsplanung ein Unternehmen wählt, hängt von den Bedürfnissen und Zielen des Unternehmens und der Reife des Teams ab

Eignet sich das 3-Runden-Modell für alle Unternehmen?

Es sind sehr viele verschiedene Kapazitätsplanungsszenarien möglich. Welche Form (ein, zwei oder drei Runden) ein Unternehmen wählt, hängt von den Bedürfnissen und Zielen des Unternehmens und der Reife des Teams ab. Wir beraten unsere Kunden natürlich gerne.

Ein Beispiel? Setzt ein Unternehmen Kapazitätsplanungs-Software ein, um die Work-Life-Balance der einzelnen Mitarbeiter zu verbessern oder um die Zusammenarbeit in Teams zu fördern?

Im ersten Fall kann man sich entscheiden, die Mitarbeiter in Runde eins noch nicht mit den Aktionen ihrer Kollegen zu konfrontieren. Wenn man möchte, dass die Teammitglieder schon früh im Prozess gemeinsam Lösungen finden, macht man dies hingegen sehr wohl.


Um die Erfolgsaussichten zu vergrößern, ist Akzeptanz für die neue Arbeitsweise wesentlich

 

Wie implementiert ORTEC Kapazitätsplanung-Software bei den Unternehmen?

Nach einem Erstgespräch bestimmen wir gemeinsam mit dem Unternehmen die Ziele. Warum möchte es Kapazitätsplanung einführen, was möchte man damit erreichen, was wird von den Mitarbeitern verlangt etc.?

Der nächste wichtige Schritt ist, die Mitarbeiter über die Pläne zu informieren. Um die Erfolgsaussichten der Kapazitätsplanung zu vergrößern, ist die Schaffung von Akzeptanz für die neue Arbeitsweise wesentlich. Jede Veränderung stößt nun einmal auf Widerstand und die Crux dabei ist die Kommunikation: Teilen Sie die Unternehmensvision mit, den Grund für die Veränderung, und betonen Sie vor allem die Vorteile für die Mitarbeiter.

Welche Schritte folgen nach der Implementierung der Software? 

  • In enger Zusammenarbeit analysieren wir danach den Betriebsprozess und bestimmen die Kapazitätsplanungsform, die am besten zu dem Unternehmen passt.
  • Danach folgen die Einrichtungs- und die Testphase der Kapazitätsplanungs-Software. In einem Pilotprojekt, das mindestens drei Monate dauert, untersuchen wir gemeinsam, ob die getroffenen Entscheidungen für die Einrichtung der Software tatsächlich den Erwartungen entsprechen. Es ist sehr wichtig, ein Pilotprojektteam zu wählen, das für Veränderungen offen ist.
  • Zum Schluss folgen die technische Implementierung der Software und das weitere Rollout der Kapazitätsplanung im Unternehmen.


Der Planer bekommt eine beratende Rolle, der Manager eher eine coachende

Mit welchen Schwierigkeiten muss ein Unternehmen bei der Einführung der Software rechnen?

Man muss sich bewusst sein, dass die Messung der Auswirkungen von Kapazitätsplanung Zeit benötigt. Es muss schließlich erst eine Nullmessung der Mitarbeiterzufriedenheit vorhanden sein. Ein verkomplizierender Faktor ist, dass Zufriedenheit oft in Wellen verläuft. Dies geht von „sehr praktisch, diese Kapazitätsplanung“ bis zu „schade, ich bekomme nicht, was ich will“.

Auch die veränderten Aufgaben der Mitarbeiter erfordern Aufmerksamkeit. So bekommt der professionelle Planer viel mehr eine beratende Rolle in Richtung Manager, während der Manager eher coachend für das Team auftreten muss. Dies erfordert einen ganz anderen Führungsstil. Auch in diesem Prozess steht ORTEC Unternehmen gerne mit Rat und Tat zur Seite.

Worin unterscheidet sich die Kapazitätsplanungs-Software von ORTEC von der Software anderer Anbieter?

Wir bieten eine vollintegrierte Software-Lösung: Kapazitätsplanung ist Teil des ORTEC Workforce Scheduling.

Dies bedeutet, dass nicht das ganze Unternehmen auf Kapazitätsplanung umsteigen muss. Wir machen es für jene Unternehmensteile verfügbar, für die es sinnvoll ist. Zudem verfügt die Software über eine sehr hohe Rechenleistung, um die unterschiedlichen Prozesse zu unterstützen, und über moderne Benutzerschnittstellen für noch mehr Benutzerfreundlichkeit.

Fazit

Hat Ihr Unternehmen unregelmäßige Arbeitszeiten und ist Ihnen eine gute Work-Life-Balance für Ihre Mitarbeiter wichtig?

Dann finden Sie gemeinsam mit ORTEC heraus, ob die Kapazitätsplanungs-Software Ihre Personaleinsatzplanung verbessern kann.

ORTEC Software-Lösungen für Kapazitätsplanung von Mitarbeitern

ORTEC Worforce Scheduling

  • die Software für Personaleinsatzplanung

Die Software unterstützt die Erstellung und Bearbeitung von exakten Arbeitsplänen für Ihre Mitarbeiter unter Berücksichtigung aller Geschäftsregeln, Mitarbeiterqualifikationen und Arbeitsbestimmungen.

ORTEC Service Planning

  • die Software zur Tourenoptimierung und Disposition für mehrere Standorte

Diese Planungs- und Optimierungslösung erlaubt die Disposition auch von mehreren Standorten aus. Dazu hat ORTEC eine Multi-User-Lösung für die Echtzeitplanung mit Realtime-Dashboard entwickelt.

ORTEC Tactical Routing

  • die Software zur Ermittlung von Rahmentouren, Liefergebieten und Liefertagen

Die Lösung erstellt gleichmäßig ausgelastete Zustell- und Abholungsgebiete, verteilt die Lieferungen über den geplanten Zeitraum und bestimmt die besten Rahmentouren auf taktischer Ebene.

Ihr Nutzen - Vorteile der Software für Kapazitätsplanung

  • gute Dienstpläne
  • weniger Zeitaufwand für den Planer bei der Planung
  • Mitarbeiter führen Regie
  • besseres Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben
  • Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit
  • weniger krankheitsbedinge Abwesenheit
  • Steigerung der Unternehmensproduktivität

Voraussetzungen für eine erfolgreiche Implementierung der Software

  • eine klare Sichtweise in Bezug auf Kapazitätsplanung
  • ein hohes Maß an Teamreife
  • Das Team darf nicht zu klein sein (mindestens 8 bis 10 Personen).
  • Der Manager muss als Coach auftreten können.
  • Die Mitarbeiter müssen auf ihr Verhalten angesprochen werden können.
  • gute interne und externe Projektunterstützung
  • Vertrauen im Team

Herausforderungen:

  • Abbau des Widerstands bei Mitarbeitern und Manager
  • Mitarbeiter und Führungskräfte müssen sich an ihre neue Rolle gewöhnen. 

Tipps:

  • Kommunizieren Sie die Veränderungen klar und deutlich an die Mitarbeiter. Erklären Sie, warum Sie sich als Unternehmen für Kapazitätsplanung entscheiden, und betonen Sie die Vorteile für die Mitarbeiter.
  • Unterstützen Sie die Führungskräfte beim Veränderungsprozess: Sie sind ein unverzichtbares Glied für den Erfolg.
  • Erwarten Sie nicht auf kurze Sicht sehr große Ergebnisse. Sie entwickeln eine Vision für 3 bis 5 Jahre. 

Kundenstimmen:

"Die Zusammenarbeit mit ORTEC klappte reibungslos, nicht nur wegen der ORTEC Software-Lösung für Personaleinsatzplanung, sondern auch wegen der ausgezeichneten Expertise" - VUmc

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