Personaleinsatzplanung Software von ORTEC für Mitarbeiterportal

Mitarbeiterportal

ORTEC Personaleinsatzplanung – Mitarbeiterportal

Die Vorteile der Personaleinsatzplanung und Selbstplanung

Unter Verwendung des Employee Self Service (ESS/ Mitarbeiterportal) wird der Dienstplan auch für die Mitarbeiter einsehbar. So stehen jedem Mitarbeiter jederzeit alle Informationen mit Hilfe von ORTECs Personaleinsatzplanung Software zu seinem Dienstplan zur Verfügung.

Abhängig von den eingestellten Berechtigungen ist es möglich ESS in Ihrem Unternehmen zu verwenden, um beispielsweise den Tausch von Diensten zu erleichtern, der durch einen intelligenten Workflow unterstützt wird.

Im Hintergrund werden dabei Überstunden, Qualifikation, mögliche Verstöße (Arbeitszeit, Tarifwerk) berücksichtigt und nur die Optionen angeboten, die auch tatsächlich möglich sind.

Die Vorteile mit ORTECs Mitarbeiterportal

  • Zeitsparend
  • Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit durch Mitarbeiterbindung
  • Bessere Transparenz 
  • Schnelleres Reporting
  • Bessere strategische Entscheidungen möglich

Mitarbeiterwünsche, z.B. bevorzugte freie Tage oder Urlaubsanträge können über ESS erfasst werden. Damit kann ein Mitarbeiter auch die Salden verschiedener Konten in ESS einsehen, wie beispielsweise die Übersicht über verbleibende Urlaubstage oder die Überstunden eines bestimmten Zeitraums. 

Das führt zu einer reduzierten Kontaktaufnahme mit der Personalabteilung, da die Mitarbeiter gehaltsrelevante Daten zuerst im Mitarbeiterportal kontrollieren können, anstatt im Fall von Fragen bezüglich der Lohn- und Gehaltsabrechnung direkt die Personalabteilung zu kontaktieren.

 

Optimierte Personaleinsatzplanung mit Selbstplanung

Darüber hinaus können Mitarbeiter in ESS die Funktion der Selbstplanung nutzen, in der sie Ihrem Unternehmen in einem Dreischritt-Modell mitteilen, wann sie für bestimmte Dienste verfügbar sind oder sie können Angebote für Dienste abgeben, für die sie qualifiziert sind. Auch hier unterstützt ein intelligenter Workflow bei der Wahl der Dienste unter Berücksichtigung der bereits geleisteten Stunden, der noch notwendigen Stunden, der Arbeitsgesetzmässigkeiten, der tariflichen Vereinbarungen und der Mitarbeiterwünsche.

Was ist Selbstplanung?


Innerhalb ORTECs gilt Selbstplanung als einer der wichtigsten Trends in der Gesundheitsversorgung im Bereich der Personaleinsatzplanung. Dieses Konzept bietet Organisationen die Möglichkeit, Mitarbeiter am Dienstplanprozess zu beteiligen. 

Höherer Mitarbeiterzufriedenheit mit Software für Personaleinsatzplanung


Mit einer daraus resultierenden höheren Mitarbeiterzufriedenheit durch eine bessere Bilanz zwischen Freizeit und Arbeitszeit. Zusätzlicher Effekt ist oft ein Rückgang der Arbeitsversäumnisse und eine Reduzierung der Personalkosten durch einen effizienteren Mitarbeitereinsatz.

Derzeit gibt es noch viele Definitionen für Selbstplanung. Das ORTEC-Konzept Selbstplanung basiert auf einer Philosophie, die in den 1980ern in Schweden entwickelt wurde.

 

Personaleinsatzplanung - Das folgende Modell zeigt eine schrittweise Darstellung zur Selbstplanung:


 
Wichtig bei diesem Modell ist, dass die Mitarbeiter bei der Personaleinsatzplanung so stark wie möglich motiviert sind sich am Planungsprozess zu beteiligen, um am Ende einen guten gemeinsamen Dienstplan auf Grundlage des Arbeitsangebots hervorzubringen. Ein Bonus-System kann dabei ein starkes Instrument sein, die Selbstplanung zu unterstützen, ist aber nicht verpflichtend.

Um den Dienstplan auszugleichen wird auch der Dienstplanverantwortliche mehr oder weniger eine Rolle spielen. Selbstplanung, als Unterteil von ESS, kann in den Schritten wie unten gezeigt, nach und nach umgesetzt werden. 

 

Software Wachstumspfad zur Selbstplanung


Viele Organisationen im Gesundheitswesen benutzen einen Wachstumspfad hin zur ultimativen Selbstplanung, wie im Schaubild.

An erster Stelle ist es wichtig, eine Vorstellung über die Personaleinsatzplanung zu haben, die mit der globale Vision und Mission der Organisation übereinstimmt. Auf dieser Grundlage können Richtlinien entstehen die beim Aufstieg zur Selbstplanung helfen.



 

Mitarbeiter bei der Einführung des Mitarbeiterportals beteiligen

In einem frühen Stadium ist es wichtig die Mitarbeiter persönlich bei der Einführung der Selbstplanung zu beteiligen. Kommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil der Verwirklichung von Selbstplanung in Ihrer Organisation. Hieran müssen alle Abteilungen und der Betriebsrat partizipieren.

Dann sollte insbesondere das Arbeitsvolumen richtig bemessen werden. Dies ist einer der wichtigsten Teile der Selbstplanung! Es sollte vor allem nach mehr Flexibilität und passender Arbeit in den existierenden und denkbaren Dienstmustern gesucht werden.

Aus dieser Sicht hat ORTEC Software zur Unterstützung des Selbstplanungsprozesses  entwickelt. Diese Software für Personaleinsatzplanung wurde im Dialog mit einer Reihe von Unternehmen der Gesundheitswirtschaft und einer Fluggesellschaft ersonnen und stetig weiterentwickelt.