VU University Medical Center

Das VU University Medical Center (VUmc) steht für ausgezeichnete Patientenbetreuung, erstklassige wissenschaftliche Ausbildung und innovative Forschungsergebnisse. Das auf christlichen Traditionen bauende VUmc verbindet Grundwerte wie persönliche Betreuung, Rechtschaffenheit und Respekt mit gesundem Ehrgeiz und grundlegendem Forscherdrang. Ziel des Zentrums ist es, das Leben der Menschen und zugleich sich selbst zu verbessern, indem es zum medizinischen Wissen von morgen beiträgt.

Das Betriebsergebnis des VUmc stieg von 666 Mio. € im Jahr 2012 auf 720 Mio. € im Jahr 2013 an. Die Betriebsausgaben stiegen von 641 Mio. € im Jahr 2012 auf 707 Mio. € im Jahr 2013 an. Wie das Budget und der Mehrjahres-Ausblick zeigen, lässt die Finanzierung des VU University Medical Center in den Jahren 2014 und 2015 wenig Freiraum. Die Einführung einer leistungsabhängigen Finanzierung und die damit einhergehende Verschärfung des Risikoprofils im Pflegebereich, z. B. durch Finanzdienstleister, unterstreicht die Bedeutung, über ausreichende Liquiditäten zu verfügen, um die im Gesundheitswesen geltenden Standards einzuhalten.

Die Mitarbeiterplanung angesichts folgender Vorgaben automatisieren:

  • Komplexe Arbeits- und Vergütungsvorschriften unter Berücksichtigung aller anwendbaren Richtlinien (gesetzliche Vorschriften, Branchenvorschriften und Tarifverträge)
  • Wechselnde Arbeitszeiten, Positionen und persönliche Präferenzen der Mitarbeiter
  • Berücksichtigung verwertbarer Managementinformationen aus der Planungssoftware
  • Schnittstelle mit dem HR-System PeopleSoft

ORTEC Workforce Scheduling erfüllte die oben genannten Anforderungen. Mehr noch: Das Tool trug zu mehr Effizienz, weniger Fehlern und flexibleren Zeitplänen bei. VUmc implementierte ORTEC Workforce Scheduling und je nach Station und Planungsart setzen die Planer zur Unterstützung bestimmter Planungen die folgenden Module ein:

  • Workstation Planning
  • Schedule Optimizer
  • Employee Self Service – hiermit können Mitarbeiter ihren Plan zu Hause oder auf der Station anzeigen lassen. Darüber hinaus können sie Wünsche angeben, Tauschanfragen für Schichten und Urlaubstage einreichen und die Anzahl der Resturlaubstage einsehen.
VUmc implementierte eine Schnittstelle zwischen ORTEC Workforce Scheduling und der HR-Software PeopleSoft für die tägliche Aktualisierung von Mitarbeiterdaten und den Import von Krankschreibungen. Monatlich werden die erstellten und genehmigten Pläne/Schichten für die Gehaltsabrechnung exportiert.

Die Ergebnisse sind beeindruckend:

  • Prozessverbesserungen: kürzere Planungszeiten, weniger Fehler und Einwände, geringerer Verwaltungsaufwand, schnellere Planeinsichten
  • Gesundheitliche Verbesserungen: ausgewogene Pläne und weniger Änderungen in letzter Minute führten zu ausgeglichenen Mitarbeitern 
  • Betriebliche Verbesserungen: schnellere Einblicke in Jahresarbeitszeiten und Versetzungen, transparenter Überblick über Angebot und Nachfrage, bessere Managementkontrolle, schnellere Einblicke und Bearbeitung von Gehaltsabrechnungen, erhöhte Benutzerzufriedenheit und übersichtlicher Planungsprozess
  • Finanzielle Verbesserungen: reduzierter Bedarf an Verwaltungspersonal und Planern, weniger Fehler dank automatisierter Gehaltsabrechnung
Die Zusammenarbeit mit ORTEC klappte reibungslos, nicht nur wegen der ORTEC-Softwarelösung für die Personaleinsatzplanung, sondern auch wegen der ausgezeichneten Expertise.“
VUmc