Selbstplanung für Ihr Unternehmen

25. Juni 2018 | Zoetermeer (NL)

Selbstplanung für Ihr Unternehmen

Die Selbstplanung der Mitarbeiter mit einer Software ist für eine zunehmende Anzahl von Unternehmen sehr wertvoll bei der Personaleinsatzplanung. Sie sorgt unter anderem für zufriedene Mitarbeiter und eine höhere Produktivität. Hat Selbstplanung, oder eine Variante davon, auch einen Mehrwert für Ihr Unternehmen?

Ein Gespräch mit dem Selbstplanungsexperten Gert-Jan Vos, Senior Business Consultant bei ORTEC und Mitglied des Landelijk Netwerk Zelfroosteren (nationales Netzwerk für Selbstplanung) in den Niederlanden.

Selbstplanung mit Software für Mitarbeiter - auch etwas für Ihr Unternehmen?

Selbstplanung hat in der Wirtschaft in den letzten Jahren einen starken Aufschwung erlebt. Schließlich hat es sehr viele Vorteile, wenn Mitarbeiter selbst für ihren Dienstplan verantwortlich sind. Hier erfahren Sie mehr über die Chancen und Möglichkeiten der Selbstplanung mit der Software von ORTEC für Unternehmen mit unregelmäßigen Arbeitszeiten.

Woher kommt das zunehmende Interesse an Selbstplanung für Mitarbeiter?

Schon in den 90er-Jahren führte Professor Andris Kreichberg Selbstplanung (3-Runden-Modell) erfolgreich in seiner Heimat Schweden ein, danach wurde dies in den Niederlande und Belgien übernommen. Die zunehmende Popularität passt zu der immer weiter reichenden Individualisierung unserer Gesellschaft. Mitarbeiter wollen Einfluss auf ihre Arbeits- und Privatsituation haben und zu Zeiten arbeiten, die zu ihrem Rhythmus und ihrer Lebensphase passen.

Wenn man selbst bestimmen kann, wann und wo man arbeitet, ist man motivierter und fühlt sich wohler

 

Warum entscheiden sich Unternehmen für Selbstplanung mit einer Software?

Eine Studie von Professor Hylco Nijp ergab, dass man motivierter ist und sich wohler fühlt, wenn man selbst bestimmen kann, wann und wo man arbeitet. Der Hauptgrund ist also oft die Vergrößerung der Mitarbeiterzufriedenheit und auch der Wunsch, ein guter Arbeitgeber zu sein. Zufriedene Mitarbeiter vergrößern schließlich die Wahrscheinlichkeit, dass auch die Kunden zufrieden sind.
 

Für welche Unternehmen kann Selbstplanung einen Mehrwert darstellen?

Jede Organisation und jedes Unternehmen mit langen und unregelmäßigen Arbeitszeiten kann von der Selbstplanung profitieren. Zu denken ist an: Gesundheitseinrichtungen und Wachdienste, aber auch Gastronomie, Hotellerie, Lebensmitteleinzelhandel, Hafenbetriebe, Fabriken und die Bahn. Eigentlich alle, bei denen rund um die Uhr – und mit Teams aus zumindest acht Personen – gearbeitet wird.

Mitarbeiter sammeln Punkte, wenn sie bereit sind, den Dienstplan zu verbessern

 

Wie funktioniert die Selbstplanung mit der Software von ORTEC?

Selbstplanung nach dem bekannten 3-Runden-Modell funktioniert mit der Software von ORTEC wie folgt:

In unserer neuen Employee Self Service-App geben Mitarbeiter anhand vorab definierter Dienstmuster an, wann sie arbeiten wollen (Runde 1). Es gilt nicht: „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst.“ Jede Person darf ihre Präferenzen angeben. Unsere Selbstplanungs-Software sorgt dafür, dass Mitarbeiter nur jene Dienste angeboten bekommen, für die sie qualifiziert sind, und verhindert automatisch einen Verstoß gegen das Arbeitszeitgesetz.


Ihr Nutzen - Vorteile der Software für Selbstplanung

  • gute Dienstpläne
  • weniger Zeitaufwand für den Planer bei der Planung
  • Mitarbeiter führen Regie
  • besseres Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben
  • Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit
  • weniger krankheitsbedinge Abwesenheit
  • Steigerung der Unternehmensproduktivität 

 

Einzigartiges Punktesystem für Mitarbeiter

Anhand der erhaltenen Daten erstellt die Selbstplanungs-Software einen vorläufigen Dienstplan (Runde 2). Was gut ist, wird sofort bestätigt, und wo noch eine Unter- oder Überbesetzung vorkommt, laden wir die Mitarbeiter ein, selbst eine Lösung zu finden. Wir verwenden hierfür ein einzigartiges Punktesystem, das anhand intelligenter mathematischer Formeln entwickelt wurde. Mitarbeiter bekommen Punkte, wenn sie sich bemühen, den Dienstplan zu verbessern. In einem Team hat jene Person mit den meisten Punkten die größte Chance, ihre gewünschten Dienstzeiten zu erhalten.

Sollte der Dienstplan immer noch nicht ganz in Ordnung sein, vervollständigt ihn der Planer oder Manager in der dritten Runde, natürlich unterstützt von der Software, die auch hier wieder die besten Lösungen für spezifische Situationen in der Personaleinsatzplanung sucht.

Welche Form der Selbstplanung ein Unternehmen wählt, hängt von den Bedürfnissen und Zielen des Unternehmens und der Reife des Teams ab

 

Eignet sich das 3-Runden-Modell für alle Unternehmen?

Es sind sehr viele verschiedene Selbstplanungsszenarien möglich. Welche Form (ein, zwei oder drei Runden) ein Unternehmen wählt, hängt von den Bedürfnissen und Zielen des Unternehmens und der Reife des Teams ab. Wir beraten unsere Kunden natürlich gerne.

Ein Beispiel? Setzt ein Unternehmen Selbstplanungs-Software ein, um die Work-Life-Balance der einzelnen Mitarbeiter zu verbessern oder um die Zusammenarbeit in Teams zu fördern?

Im ersten Fall kann man sich entscheiden, die Mitarbeiter in Runde eins noch nicht mit den Aktionen ihrer Kollegen zu konfrontieren. Wenn man möchte, dass die Teammitglieder schon früh im Prozess gemeinsam Lösungen finden, macht man dies hingegen sehr wohl.

Um die Erfolgsaussichten zu vergrößern, ist Akzeptanz für die neue Arbeitsweise wesentlich

 

Wie implementiert ORTEC Selbstplanung-Software bei den Unternehmen?

Nach einem Erstgespräch bestimmen wir gemeinsam mit dem Unternehmen die Ziele. Warum möchte es Selbstplanung einführen, was möchte man damit erreichen, was wird von den Mitarbeitern verlangt etc.?

Der nächste wichtige Schritt ist, die Mitarbeiter über die Pläne zu informieren. Um die Erfolgsaussichten der Selbstplanung zu vergrößern, ist die Schaffung von Akzeptanz für die neue Arbeitsweise wesentlich. Jede Veränderung stößt nun einmal auf Widerstand und die Crux dabei ist die Kommunikation: Teilen Sie die Unternehmensvision mit, den Grund für die Veränderung, und betonen Sie vor allem die Vorteile für die Mitarbeiter.

Welche Schritte folgen nach der Implementierung der Software?

In enger Zusammenarbeit analysieren wir danach den Betriebsprozess und bestimmen die Selbstplanungsform, die am besten zu dem Unternehmen passt.

Danach folgen die Einrichtungs- und die Testphase der Selbstplanungs-Software. In einem Pilotprojekt, das mindestens drei Monate dauert, untersuchen wir gemeinsam, ob die getroffenen Entscheidungen für die Einrichtung der Software tatsächlich den Erwartungen entsprechen. Es ist sehr wichtig, ein Pilotprojektteam zu wählen, das für Veränderungen offen ist.

Zum Schluss folgen die technische Implementierung der Software und das weitere Rollout der Selbstplanung im Unternehmen.

Der Planer bekommt eine beratende Rolle, der Manager eher eine coachende

 


Voraussetzungen für eine erfolgreiche Implementierung der Software:

  • Kommunizieren Sie die Veränderungen klar und deutlich an die Mitarbeiter. Erklären Sie, warum Sie sich als Unternehmen für Selbstplanung entscheiden, und betonen Sie die Vorteile für die Mitarbeiter.
  • Unterstützen Sie die Führungskräfte beim Veränderungsprozess: Sie sind ein unverzichtbares Glied für den Erfolg.
  • Erwarten Sie nicht auf kurze Sicht sehr große Ergebnisse. Sie entwickeln eine Vision für 3 bis 5 Jahre.


Fazit

Hat Ihr Unternehmen unregelmäßige Arbeitszeiten und ist Ihnen eine gute Work-Life-Balance für Ihre Mitarbeiter wichtig? Dann finden Sie gemeinsam mit ORTEC heraus, ob die Selbstplanungs-Software Ihre Personaleinsatzplanung verbessern kann.

 

 

 


Folgen Sie ORTEC als Spezialist und Branchenführer für Personaleinsatzplanung Software mit Selbstplanungsmodul! Jetzt Optimierung starten! Kontaktieren Sie uns!