3 avantages de la planification des effectifs dans les services logistiques

22 octobre 2018 | Boortmeerbeek (BE)

3 avantages de la planification des effectifs dans les services logistiques

Il est d'autant plus important de déployer le bon personnel au bon moment, lorsque la pression due à la promesse faite au client est élevée. Il est de plus en plus difficile de trouver des employés dans les services logistiques. Et cela s'applique aux chauffeurs, aux employés d'entrepôt, aux chefs d'équipe, au personnel technique, aux planificateurs, ...

Une fois que vous avez trouvé le bon personnel, vous voulez l'utiliser aussi efficacement que possible et répondre aux attentes de l'entreprise, des clients et des employés. Un déploiement efficace du personnel n'est pas possible sans sa planification optimale. Mais de quoi avez-vous besoin ? 

Sans bonne solution, pas de solution
Afin d'avoir la bonne personne au bon endroit et au bon moment, il est particulièrement important que toutes les données soient prises en compte lors de la planification. Les informations dont vous avez besoin doivent être toujours connues et exactes. Pour cela, vous avez besoin (entre autres) des réponses aux questions ci-dessous : 
Pour quels processus les employés sont-ils formés et adaptés ? Et quelle est leur productivité ? Certaines personnes sont plus qualifiées pour préparer les commandes et d'autres pour préparer leur expédition. 
Pour quels équipements (roulants) sont-ils certifiés ? Il s'agit par exemple des chariots élévateurs à fourche et des chariots élévateurs à mât rétractable, mais également des machines qui peuvent être utilisées dans le processus d'emballage.
Quelle est la disponibilité des employés ? Il s'agit non seulement de savoir s'ils peuvent travailler ou pas, un jour ou à une heure donnés, mais aussi de connaître le nombre d'heures qu'ils ont déjà effectuées. Vous souhaitez vous assurer qu'ils se conforment à la loi sur la durée du temps de travail, particulièrement dans les situations où ils travaillent par quarts. 
Quel est la charge de travail ? Une estimation correcte de la charge de travail est importante pour une bonne planification. Le plus spécifique possible, car de nombreuses organisations logistiques sont confrontées à des volumes imprévisibles. 
Quelles sont les heures de travail préférées des employés ? La prise en compte des horaires de travail préférentiels des salariés est un moyen d'être un employeur attractif et d'assurer l'employabilité à long terme du personnel. 

Dans son ensemble, cela fait beaucoup d'informations. Personne ne peut prendre en compte toutes ces données sans aide et donc réaliser une planification optimale. Vous avez donc besoin d'un système pour soutenir le planificateur.  

Vue d'ensemble
Une planification efficace du personnel peut déjà se traduire par des économies de coûts en une seule opération. Lorsqu'il y a plusieurs opérations à l'intérieur d'un même site ou d'une même région, le profit est encore plus grand. Il est important d'avoir une vue d'ensemble. 
Les prestataires de services logistiques ont souvent recours à des intérimaires. Ces travailleurs temporaires ont des coûts relativement élevés. Grâce à la vue d'ensemble de la disponibilité de votre propre personnel à travers les départements, vous pouvez utiliser au maximum vos propres employés avant d'engager du personnel externe. Non seulement vous réalisez des économies, mais vous employez du personnel permanent ayant déjà de l'expérience dans la façon de travailler, ce qui signifie qu'il est plus rapidement familiarisé avec une autre opération qu'un personnel temporaire. 

Répartition optimale 
Tout commence par la répartition optimale des employés. Si un bon préparateur de commandes d'une opération a encore du temps à un moment donné, il est dommage de l'utiliser dans le processus d'emballage, si sa présence est nécessaire dans une autre opération. La bonne personne au bon endroit au bon moment. Ce n'est que lorsque vos propres employés sont planifiés de manière optimale qu'il est pertinent d'envisager d'embaucher des employés temporaires. Et parce que vous avez une bonne vue d'ensemble des postes pour lesquels vous avez besoin de personnes possédant les compétences requises, il est également plus facile pour l'agence de travail intérimaire de fournir les bonnes personnes. 

Workforce Scheduling dans la pratique
Tant les transporteurs que les prestataires de services logistiques réalisent des économies grâce à une planification optimisée du personnel. Par exemple, Van Zaal Transport utilise une planification intelligente de la main-d'œuvre pour planifier les chauffeurs, les employés des entrepôts et des ventes aux enchères. Le système garde la trace des affectations existantes, mais également par exemple, si un conducteur a une voiture préférée. En établissant un lien entre la capacité souhaitée et les heures contractuelles disponibles, on sait exactement combien d'employés supplémentaires doivent être embauchés. Les services sont remplis automatiquement et de manière optimale, y compris les employés temporaires et les affrètements. Ces services sont ensuite automatiquement lus dans le système de planification des déplacements et des itinéraires.

En Belgique, un important fournisseur de services logistiques utilise une planification intelligente de la gestion de la main-d'œuvre en cas de volumes de travail imprévisibles. Désormais les plans sont clairs et compréhensibles pour toutes les parties concernées. Il sert de plate-forme de communication pour les planificateurs de départements, le personnel RH et les agences de travail temporaire sur site. Avec une appli correspondante, les employés peuvent, comme chez Van Zaal Transport, visualiser eux-mêmes la planification sur leur téléphone portable ou sur leur tablette et faire par exemple des demandes de congé. Celles-ci peuvent ensuite être approuvées numériquement et leur être retournées. 

Les avantages en un coup d'œil
Quel est le rendement réel d'une planification optimisée du personnel ?

  1. Plus de perspicacité et plus de contrôle : Une meilleure coordination du personnel en interne mais également en externe, avec celui des agences de travail temporaire. Le bon nombre de personnes, avec les bonnes compétences au bon endroit. Suivi en temps réel du temps de travail et des qualifications. Facilité d'ajustement et d'intervention dans les différentes opérations grâce à une vue d'ensemble complète.
  2. Moins de coûts : pas d'embauche inutile de travailleurs temporaires. Productivité accrue en déployant les bonnes personnes au bon endroit. Et un gain de temps sur les processus de planification et de communication.
  3. Des employés heureux : lorsqu'ils font ce qu'ils savent faire le mieux, ils apprécient davantage leur travail. Et plus de perspicacité signifie aussi qu'il est plus facile de les utiliser pour une autre activité s'ils apprécient le changement.