Les 2 ingrédients de base pour une planification optimale du personnel

29 octobre 2018 | Boortmeerbeek (BE)

Les 2 ingrédients de base pour une planification optimale du personnel

Presque toutes les organisations s'efforcent de satisfaire leurs clients. Pour ce faire, il est essentiel de disposer de collaborateurs compétents et motivés. L'astuce consiste à attirer et à fidéliser un personnel compétent et à l'employer de la manière la plus rentable possible. Un déploiement efficace du personnel n'est pas possible sans sa planification optimale. Mais de quoi avez-vous besoin ?

Planification guidée par les données 

Afin d'avoir la bonne personne au bon endroit et au bon moment, il est particulièrement important que toutes les données soient prises en compte lors de la planification. Les informations dont vous avez besoin doivent toujours être connues et exactes. Pour cela, vous avez besoin (entre autres) des réponses aux questions ci-dessous : Pour quels processus les employés sont-ils formés et adaptés ? Et quelle est leur productivité ? Certaines personnes sont plus qualifiées pour une tâche précise que pour une autre. Quelle est la meilleure personne à employer pour effectuer certaines activités sur le lieu de travail ? 

Pour quelles tâches sont-elles formées ou certifiées ? Par exemple, l'utilisation de machines ou d'équipements, la gestion d'équipes, la connaissance du travail à effectuer, les spécialités ou les compétences linguistiques. 

Quelle est la disponibilité des employés ? Il s'agit non seulement de savoir s'ils peuvent travailler ou pas, un jour ou à une heure donnés, mais aussi de connaître le nombre d'heures qu'ils ont déjà effectuées. Surtout dans les situations où le personnel travaille en horaires décalés, vous souhaitez vous assurer que son déploiement respecte les réglementations en matière d'emploi.

Quel est la charge de travail ? Une estimation correcte de la charge de travail est importante pour une planification optimale. Le plus précis possible, car de nombreux organismes de services sont confrontés à une demande fluctuante.

Dans l'ensemble, cela fait beaucoup d'informations. Personne ne peut prendre en compte toutes ces données sans aide afin de réaliser une planification optimale. Vous avez donc besoin d'un système intelligent pour soutenir le planificateur. 

Vue d'ensemble de la situation 

La planification optimale du personnel garantit déjà un bénéfice au sein d'un département de l'entreprise. Lorsque plusieurs activités se déroulent dans un même bâtiment ou dans une même région, le bénéfice à réaliser est encore plus important. Il est important d'avoir une vue d'ensemble. 

De nombreux prestataires de services ont recours à des intérimaires. Grâce à la vue d'ensemble de la disponibilité de votre propre personnel à travers les départements, vous pouvez utiliser au maximum vos propres employés avant d'engager du personnel externe. Non seulement vous réalisez des économies, mais vous employez du personnel permanent ayant déjà de l'expérience dans la façon de travailler. Ils sont formés plus rapidement dans un autre service qu'un employé temporaire.

Il s'agit d'un déploiement optimal de vos propres collaborateurs. La bonne personne au bon endroit. Ce n'est que lorsque vos propres employés sont planifiés de façon optimale, au sein du service et entre les différents services, qu'il est pertinent d'envisager l'embauche d'employés temporaires. Et parce qu'à ce moment précis, vous avez une bonne vue d'ensemble des postes pour lesquels vous avez besoin de personnes, il est également plus facile pour l'agence de travail intérimaire de fournir les bonnes personnes 

Qu'est-ce que cela signifie concrètement pour vous ? 

1. Plus de perspicacité et plus de contrôle 

Une meilleure coordination du personnel en interne mais également en externe, avec celui des agences de travail temporaire. Le bon nombre de personnes, avec les bonnes compétences au bon endroit. Suivi automatique en temps réel du temps de travail, de la convention collective, de la réglementation, des qualifications, des objectifs de l'entreprise, des souhaits et des préférences. Facilité d'ajustement et d'intervention dans les différentes opérations grâce à une vue d'ensemble complète. 

2. Moins de coûts : 

Pas d'heures supplémentaires inutiles ou d'embauche de travailleurs temporaires. Productivité accrue en déployant les bonnes personnes au bon endroit et au bon moment. Et un gain de temps sur les processus de planification et de communication, les processus RH et autres processus back-office. 

3. Des clients satisfaits : 

L'adaptation précise au nombre d'employés à déployer et à la spécificité du travail, contribue directement à obtenir un niveau de service plus élevé. Un meilleur suivi des coûts a également un effet positif sur la satisfaction des clients. Et qu'en est-il de l'influence des employés satisfaits sur l'expérience client ? 

4. Un plus grand « engagement des employés » 

Lorsque vos employés font ce qu'ils savent faire le mieux, ils apprécient leur travail. Et plus de perspicacité signifie également que vous pouvez les employer plus facilement dans un autre lieu de travail approprié s'ils apprécient le changement. Vous pouvez également vous diriger vers un processus qui donne aux employés la possibilité d'influencer leur planning.