Dialyse Centrum Groningen

Zelfroosteren zorgt voor tevredenheid en rust

Roosteren was altijd een veelbesproken onderwerp binnen Dialyse Centrum Groningen: een lang gekoesterde wens van de medewerkers was om meer invloed op hun eigen werktijden te hebben. De zorginstelling werkte al met ORTEC Workforce Scheduling. Alvorens de nieuwste versie daarvan uit te rollen hielp ORTEC het Dialyse Centrum Groningen om op korte termijn zelfroosteren succesvol te realiseren binnen de hele organisatie. Het gevolg: duurzame inzetbaarheid van personeel, effectievere inzet van de planners en minder geschuif met diensten.

Maike is hoofd P&O en in die hoedanigheid verantwoordelijk voor het roosterpakket bij DCG. Zij was de afgelopen twee jaar projectleider Zelfroosteren. “De projectgroep bestond naast mezelf uit een applicatiebeheerder vanuit ICT, beide planners, een teamleider, drie verpleegkundigen namens de OR, iemand van Financiën en het hoofd Zorg.” Astrid, dialyseverpleegkundige, nam eraan deel, net als Janneke: van oorsprong eveneens dialyseverpleegkundige, maar sinds 2016 een van de twee planners. “De samenwerking met ORTEC verloopt wat de afdeling planning betreft altijd prima.”

Wisselende bezettingseisen

Het DCG bestaat volgend jaar 25 jaar, vertelt Maike. “Ons centrum verzorgt alle niervervangende therapieën en doet veel dialyse. De hoofdlocatie is Groningen en er zijn drie dependances in Assen, Stadskanaal en Scheemda. Daar komen patiënten gemiddeld genomen drie keer per week een halve dag. Op dit moment bedient DCG zo’n 175 patiënten en werken er ongeveer 160 medewerkers, waarvan 75% in de zorg. Dat is de groep waar het zelfroosteren het meest van toepassing is. De zorgmedewerkers draaien zes dagen per week verschillende diensten.” Dat maakt roosteren best ingewikkeld, aldus Janneke. “Alle medewerkers, ook die van de dependances, draaien nachtdiensten in Groningen. Bij ziekte wordt er ook uitgewisseld tussen verschillende locaties. Alle teams hebben – soms per dag – wisselende bezettingseisen. De nachtdiensten zijn niet aaneengesloten. Dat maakt het qua planning complex.”

Eigen regie

Roosteren was altijd al een veelbesproken onderwerp binnen DCG, weet het hoofd P&O. “Bij medewerkerstevredenheidsonderzoeken werden altijd hoge scores behaald, maar het rooster bleef daar meestal wat bij achter.” De wens van mensen was om eigen invloed op de werktijden te hebben. “Uiteindelijk paste zelfroosteren goed in de context waar we al mee bezig waren: de eigen regie van patiënten, de eigen regie van personeel. En duurzame inzetbaarheid van medewerkers: onze hoop was dat ze het gevoel zouden hebben meer ‘in control’ te zijn. In het medewerkerstevredenheidonderzoek van 2019 hebben we bewust twee vragen over het roosteren opgenomen, om bij de nulmeting van de pilot Zelfroosteren te betrekken.” Die pilot ging najaar 2019 van start op de locaties Assen en Groningen. “Na de pilot besloten we unaniem het te gaan uitrollen binnen de hele organisatie. Er waren zelfs al locaties die eerder aanklopten: ‘Wanneer mogen wij?’ In het voorjaar van 2020 hebben we de evaluatie gedaan en hebben we zelfroosteren geïmplementeerd in de hele organisatie.”

Rust en aandacht

Janneke: “Bij de implementatie hebben we hulp gehad van twee consultants van ORTEC die zich bezighielden met het technische stuk en met het geven van trainingen in zelfroosteren aan de groepen. We hebben bewust de keuze gemaakt om eerst het zelfroosteren te implementeren en dan pas over te stappen op de nieuwe versie van ORTEC WS (7, red.), zodat niet alles in één keer kwam. Ik denk nog steeds dat dat een goede keuze was.” Sinds er bij DCG gewerkt wordt met ORTEC WS Zelfroosteren gaan medewerkers in twee rondes eerst zelf met hun voorkeuren aan de slag. “Dat scheelt voor ons als planners echt heel veel. Voor 80% is het rooster rond op het moment dat wij in ronde 3 gaan kijken waar er nog diensten open staan. Het roosteren is voor ons een heel stuk rustiger geworden. Vroeger konden mensen per week wensen indienen en planden wij vanaf het begin alles in. Nu hebben we meer tijd om bijvoorbeeld tekorten op acute zaken op te lossen, en meer rust en aandacht voor de patiëntenplanning.”

_________________________________________________________________________________________________

''De conclusie is wat verpleegkundigen en assistenten betreft positief: we zijn er heel blij mee.''

_________________________________________________________________________________________________

Weinig schuiven

Ook op de werkvloer is met enthousiasme gereageerd op de nieuwe situatie. Astrid: “Voorheen plande ik mijn privéleven rond mijn diensten. Wanneer we thuis iets moesten afspreken was het: ‘Als ik niet hoef te werken.’ Ik zit sinds mijn 18de in de zorg: ik weet niet beter dan dat je in weekenden en op feestdagen werkt. Dat geeft ook niet. Maar nu kan ik zorgen dat ik vrij ben of dat ik een vroege dienst heb als ik iets wil afspreken. Wij hebben veel meer zeggenschap gekregen over onze eigen diensten. Eerder kregen we gewoon een dienstlijst voorgeschoteld en dat was het. Nu kunnen we het zelf regelen. Janneke had het over 80%, maar mijn ervaring is dat bijna alles blijft staan van wat ik zelf plan. Het is hartstikke fijn om meer zelf te bepalen hoe je werkt.” Janneke: “Als planner is het ook prettiger om in ronde 3 pas te beginnen. Omdat je weet: dit is wat ze willen. Je zult nooit helemaal kunnen voorkomen dat je wat moet schuiven, maar in verhouding maar heel weinig.” Maike: “De planners moesten wel leren op hun handen te zitten tijdens ronde 1 en ronde 2.”

_________________________________________________________________________________________________

''Onze vraag is door ORTEC serieus en snel opgepakt en er is goed meegedacht.''

________________________________________________________________________________________________

In de pijplijn

Terugkijkend had het op detailniveau soms wellicht anders gekund, maar in het grotere geheel zouden ze het project op precies dezelfde manier aanvliegen, concluderen de betrokkenen. “Natuurlijk hebben we best discussies gehad in de projectgroep. We hebben dingen uitgeprobeerd die niet lukten; er zijn ideeën die nog in de pijplijn zitten. Zo kunnen de nachtdiensten bijvoorbeeld nog niet zelf geroosterd worden. Dat willen we komend jaar gaan oppakken: het verzoek daartoe ligt al bij ORTEC. De samenwerking met ORTEC is plezierig verlopen: onze vraag is serieus en snel opgepakt en er is goed meegedacht. Als we nu vragen hebben, bellen we nog altijd naar dezelfde consultants. Omdat wij het hier net allemaal even anders doen dan grote zorgorganisaties bij andere instellingen, en het handig is dat je niet het hele verhaal opnieuw hoeft te vertellen.”