Nancy van Nistelrooy werkt al zo’n 32 jaar in het Jeroen Bosch Ziekenhuis. Gedurende die tijd is de planning op de Maag-, Lever-, Darmafdeling aan veel verandering onderhevig geweest. Werd het schema voor een hele week aanvankelijk uitgewerkt op een piepklein whiteboard, inmiddels is het inplannen van zorgprofessionals een dusdanig complexe onderneming dat de hulp van een softwareprogramma broodnodig werd. Na een uitgebreide zoektocht kwamen Nancy en haar collega’s uit bij ORTEC Multi Resource Planning (ORTEC MRP). Dat leverde, na een korte gewenningsperiode, veel tijdsbesparing, meer overzicht en aanzienlijk minder fouten op.

“Tijdens de tweede coronagolf bleek het een groot voordeel dat je in het planbord van ORTEC MRP heel makkelijk namen van verpleegkundigen kon verschuiven naar andere taken op de afdeling.”

Op 1 juli 2020 startten de afdelingen Maag, Lever, Darm (MDL) en de polikliniek Oogheelkunde van het Bossche ziekenhuis met het gebruik van ORTEC MRP. Het was een pilot, midden in de tweede coronagolf. “Het probleem op de endoscopie-afdeling was niet zozeer Covid-19 zelf, maar het feit dat onze verpleegkundigen, dokters en assistenten ingezet werden op andere afdelingen”, vertelt Van Nistelrooy. “Dat betekende dat wij minder scopie-programma’s konden doen. Voorheen moest je dan je Excelbestand op een aantal pagina’s gaan aanpassen en zorgen dat de namen van de zorgmedewerkers op de juiste plek kwamen te staan. Het bleek een groot voordeel dat je dat in het planbord van ORTEC MRP heel makkelijk kon verschuiven. We hadden meteen overzicht: wie hebben we over en wie kunnen we uitlenen aan de dagbehandeling of de IC?”

Te veel Excelbestanden

Toch was Covid niet de aanleiding voor de pilot. De noodzaak tot ondersteuning bij de planning deed zich op de afdeling MDL al een jaar eerder voelen. Als beleidsadviseur die zich bezighoudt met de logistieke capaciteit en de inhoudelijke processen van endoscopie, polikliniek en diëtiek, ging Van Nistelrooy samen met de planners op jacht naar de beste oplossing. “Vroeger hadden de artsen standaard een dagdeel op een scopie-kamer; de planning voor de hele week paste op een whiteboard. In de loop van de tijd zijn onderzoeken veel complexer geworden, en artsen meer gespecialiseerd. Sinds 2011 zijn we daarom gaan werken met een Excelbestand. Maar langzaam maar zeker werd het planningsgedeelte steeds uitdagender en complexer. Het bevolkingsonderzoek kwam erbij. We moesten met verschillende Excelbestanden aan de slag: bevoegdheden van artsen, een apart schema voor assistenten in opleiding, vakantieplanning, het werd steeds meer. Dus werd het heel onoverzichtelijk. Als er in het ene bestand iets veranderde en je vergat dat in een ander bestand ook te wijzigen, kon je zomaar een arts hebben die op hetzelfde tijdstip zowel een scopie- als een poli-programma had. Het schema stond ook op een schijf waar iedereen toegang toe had. Eén keer is de hele planning per ongeluk gewist.”

“De meerwaarde voor ons is dat je resources kunt indelen: aangeven wat je nodig hebt per programma, zodat de juiste mensen op de juiste plek terechtkomen.”

Alles-in-een

Vandaar dat er contact werd opgenomen met andere zorginstellingen in het land, om te kijken of de planning op de afdeling MDL beter kon worden ingericht. “Al snel bleek dat veel ziekenhuizen tegen dezelfde problemen aanliepen. En de bedrijven die we op bezoek kregen, vonden onze planning allemaal veel te complex voor één softwareprogramma. Wat wij zochten was eigenlijk een tool die alarmsignalen zou afgeven als er iets niet klopte. Een spoedprogramma in het ziekenhuis moet bijvoorbeeld altijd doorgaan, dus is het handig als je een melding krijgt wanneer je het per abuis niet hebt ingepland. Ook wilden we ‘dubbele boekingen’ voorkomen, en zorgen dat artsen en verpleegkundigen op het juiste ziekenhuisprogramma werden ingepland, bijvoorbeeld gecertificeerde dokters voor het bevolkingsonderzoek.” De personeelsafdeling van het Jeroen Bosch Ziekenhuis gebruikte een personeelsplanningsoplossing van ORTEC, lieten de medewerkers weten aan Nancy c.s.: of ze daar niet eens naar wilden kijken? “In het begin waren we sceptisch. Hetzelfde systeem gebruiken heeft natuurlijk voordelen, maar we wisten helemaal niet of het ook voor ons zou werken. Maar toen we ons erin verdiepten, werden we enthousiast. De meerwaarde voor ons zou met name zijn dat je resources kunt indelen: aangeven wat je nodig hebt per programma, zodat de juiste mensen op de juiste plek terechtkomen. Je kunt ook snel zien of je de activiteit volledig hebt gevuld, en dus niet te weinig mensen op een programma hebt ingepland. ORTEC MRP is ook handig gezien ons structurele kamerprobleem. Door het invullen van de resources zie je snel of je niet teveel poli’s hebt ingepland ten opzichte van de polikamers die je ter beschikking hebt.”

“We hebben een structureel kamerprobleem. Door het invullen van de activiteiten zie je snel of je niet teveel poli’s hebt ingepland ten opzichte van de polikamers die je ter beschikking hebt.”

Overzicht behouden

Acht maanden na de start van de pilot is het enthousiasme er niet minder op geworden. “De software levert tijdsbesparing op en er worden minder fouten gemaakt. Omdat ORTEC MRP gekoppeld is aan de personeelsplanning, kun je een arts niet toevoegen aan een programma als hij of zij niet aanwezig is. Artsen kunnen ook zelf hun vakanties doorgeven in het personeelsplanningsprogramma. Voorheen kreeg ik daar bergen mailtjes over, waardoor sommige verzoeken wel eens over het hoofd werden gezien. De koppeling met het centrale planningsysteem zorgt er verder voor dat je het overzicht behoudt, zodat er nooit te veel artsen tegelijkertijd afwezig zijn.” De pilot wordt momenteel verder uitgerold naar Oncologie, en bij de afdelingen Chirurgie en Algemene Interne Geneeskunde vinden oriënterende gesprekken plaats. Op de afdeling MDL willen ze, zodra de zorg weer op een wat normaler niveau is teruggekeerd en er een voorspelbaardere jaarplanning kan worden gemaakt, ORTEC MRP ook gaan gebruiken als stuurprogramma voor capaciteit en producten. Alle medewerkers op de afdeling hebben een app op hun eigen telefoon waarin ze op elk gewenst moment kunnen zien waar en wanneer ze zijn ingepland.
“Als we tegen zaken aanlopen waar ORTEC RMP iets beter zou kunnen doen, geven we dat aan bij ORTEC en wordt er gekeken of en hoe het kan worden opgelost. Er zitten waarschijnlijk nog veel meer mogelijkheden in dan degene die we nu gebruiken.”