De toekomst van werk: AI inzetten voor efficiënt en bevredigend personeelsbeheer

Welk effect heeft de schaarste op de arbeidsmarkt op de technologische ontwikkelingen bij bedrijven?

“Demografische veranderingen spelen hierin een belangrijke rol. We worden geconfronteerd met een steeds schaarser aanbod van arbeidskrachten, wat bedrijven dwingt om efficiënter en effectiever om te gaan met hun personeel. De traditionele rol van de planner verschuift, en dat vraagt om geavanceerdere oplossingen. Bij ORTEC zijn we voortdurend bezig met het ontwikkelen van systemen die deze verandering ondersteunen, zonder dat de planner handmatig hoeft in te grijpen.

We bevinden ons in een tijd waarin automatisering steeds verder doordringt in verschillende bedrijfsprocessen. De planfunctie verandert; waar voorheen de planner beslissingen nam, moeten we nu technologie ontwikkelen die deze processen autonoom ondersteunt. En dit raakt niet alleen de operationele kant van de bedrijfsvoering, maar ook de zorgplicht die we hebben naar medewerkers toe. Het is onze taak om ervoor te zorgen dat technologie niet alleen helpt bij productiviteit, maar ook bij het welzijn van medewerkers.”

Welke belangrijke trends en veranderingen zie je op dit moment op het gebied van Workforce Management in verschillende sectoren?

“We zien bijvoorbeeld dat supply chains in hoog tempo veranderen: ketens worden steeds korter, en de invloed van de consument groeit. Consumenten bepalen niet alleen wanneer een levering plaatsvindt, maar verwachten ook continue updates over de status van hun bestelling. Dit zien we terug in verschillende sectoren, zoals pakketbezorging en reisboekingen.

Wat opvalt is dat deze verandering niet alleen van invloed is op de relatie tussen consument en leverancier, maar ook op de werkomgeving zelf. De consument van vandaag is namelijk vaak ook medewerker, en diezelfde verwachting van snelheid en gemak wordt nu ook in de werkomgeving geprojecteerd. Medewerkers willen niet langer afhankelijk zijn van traditionele processen waarbij het antwoord op een verzoek lang op zich laat wachten. Ze verwachten bijvoorbeeld dat ze buiten werktijd gemakkelijk een vrije dag kunnen aanvragen, en dat ze binnen enkele minuten een antwoord ontvangen. Dit soort directe communicatie is steeds meer de norm. Bedrijven staan daardoor voor de uitdaging om deze nieuwe verwachtingen van medewerkers – die zijn voortgekomen uit de moderne consumentenervaring – in hun werkprocessen te integreren.”

“Als medewerkers meer controle hebben zijn ze tevredener en productiever.”

Je noemde eerder medewerkerstevredenheid als mogelijke oplossing voor personeelsschaarste. Kun je dat toelichten?

Wat zijn de verschillen tussen sectoren als het gaat om Workforce Management en medewerkerstevredenheid?

“Het is fascinerend om te zien hoe verschillende sectoren op uiteenlopende manieren omgaan met deze uitdagingen. In de zorg zien we bijvoorbeeld dat ongeveer 50% van onze klanten al stappen heeft gezet richting participatief roosteren, waarbij medewerkers meer inspraak hebben in hun eigen werkrooster. Dit leidt vaak tot een hogere tevredenheid en een lager ziekteverzuim. In andere sectoren, zoals de industrie, zien we dat de focus veel meer ligt op het sturen op budgetten en het verantwoorden van personeelsinzet op basis van productiviteitsvolumes. Daar is medewerkerstevredenheid vaak geen prioriteit, en dat resulteert in een hoger ziekteverzuim.

Het interessante is dat beide benaderingen hun voordelen hebben, maar dat ze ook van elkaar kunnen leren. In de industrie wordt er bijvoorbeeld vaak uitstekend gestuurd op budgetten en productiviteit, maar het gebrek aan inspraak voor medewerkers zorgt voor hogere verzuimcijfers. In de zorg zien we juist het tegenovergestelde: meer inspraak en een lagere verzuimgraad, maar een minder efficiënte afstemming tussen processen en budgetten. Er is dus ruimte voor verbetering, vooral als sectoren bereid zijn van elkaar te leren.”

Wat zie je als de belangrijkste trends in softwareoplossingen voor Workforce Management?

“De trend is duidelijk: bedrijven willen moderne, cloudgebaseerde software die snel waarde levert, zonder langdurige consultancy- of implementatietrajecten. Het traditionele beeld van jarenlange software-implementaties is aan het verdwijnen. Bedrijven zoeken naar flexibele oplossingen die hen in staat stellen om snel in control te komen over hun processen. Dit geldt voor alle industrieën, ongeacht de verschillen tussen sectoren.

We merken dat bedrijven steeds minder trek hebben in projecten die een jaar of langer duren. Ze willen snel resultaten zien en geen exotische software-oplossingen die moeilijk te onderhouden zijn. Onze rol is om klanten te helpen met geïntegreerde tools die hun hele landschap omvatten, van de start van de planning tot het uitbetalen van de lonen. Hierdoor kunnen we snel waarde leveren en is er ruimte voor verdere optimalisatie op lange termijn.”

Wat zie je als de volgende stap voor organisaties die de uitdagingen van vandaag willen omzetten in kansen voor de toekomst?

“Voordat organisaties zich kunnen richten op oplossingen zoals AI en optimalisatie, moeten ze eerst grip krijgen op hun processen. We zien dat veel bedrijven, ook grote organisaties, nog steeds werken met Excel. Hoewel ze hiermee soms indrukwekkende resultaten behalen, is het op den duur niet efficiënt. Excel is vaak niet geïntegreerd met andere systemen, zoals payroll, en dat veroorzaakt problemen.

Onze ervaring leert dat controle over de basisprocessen vaak de eerste stap is. Zodra bedrijven die controle hebben, ontstaat er ruimte voor optimalisatie en het verbeteren van medewerkerstevredenheid. Wanneer deze basis op orde is staan bedrijven open voor geavanceerdere oplossingen, zoals AI en machine learning, om processen verder te verfijnen. Het is een stapsgewijs proces, maar een noodzakelijke evolutie om relevant en concurrerend te blijven in een snel veranderende wereld.”