Toekomstbestendige zorg
Capaciteitsmanagement is onmisbaar geworden om de druk op het zorgsysteem en de mensen die er werken niet nog hoger te laten oplopen. Capaciteitsmanagement draait om het maken en uitvoeren van een goede planning op de korte, middellange en lange termijn. Door de vraag naar zorg zo goed mogelijk in balans te brengen met de beschikbare resources kan onder meer de piekbelasting uit het systeem worden gehaald. Daardoor is het personeel niet langer gedwongen tot het ‘hollen of stilstaan’ waarmee veel ziekenhuizen nu te maken hebben. Bovendien helpt het om de zorg toegankelijk te houden voor patiënten, nu en in de toekomst.
Integraal capaciteitsmanagement brengt de verschillende afdelingen en doelstellingen in een ziekenhuis samen. Dat maakt het mogelijk om de best mogelijke zorg te leveren aan zo veel mogelijk patiënten, op zo’n manier dat elk ziekenhuis haar eigen specifieke missie kan waarmaken.
Complexe uitdaging
Het zorgproces kent veel onzekere factoren. Het is nooit exact te voorspellen wanneer een patiënt zich aandient, maar het is bovenal heel onvoorspelbaar hoe het zorgproces er voor een individuele patiënt uit zal zien. Vergelijk het met de productie van goederen: de vraagkant kent een vergelijkbare onzekerheid, maar de productie en levering kent veel meer zekerheid en daarmee standaardisatie. Het plannen van zorg is een unieke uitdaging, en het runnen van een ziekenhuis is complexer dan de logistieke uitdaging in andere sectoren. Elk ziekenhuis heeft daarmee de taak om hoge kwaliteit van medische zorg te bieden, maar ook haar processen zo te organiseren dat die zorg zo efficiënt en effectief mogelijk geleverd kan worden. De gecombineerde uitdaging van hoge medische kwaliteit en een efficiënte bedrijfsvoering maakt de aansturing van een ziekenhuis extra ingewikkeld, en onderstreept hoe noodzakelijk integraal capaciteitsmanagement is.
Inzicht en samenhang beslissingen
Gebrek aan capaciteitsmanagement heeft gevolgen voor de korte en lange termijn.
- • De wachttijden raken langer dan gewenst
- • Afspraken moeten regelmatig opnieuw worden ingepland
- • Zorgverleners kunnen de patiënt onvoldoende duidelijkheid geven over diens zorgpad
- • De werkdruk voor medewerkers neemt verder toe doordat ongelijkmatigheden in de planning leiden tot ‘hollen of stilstaan’
- • Artsen zijn meer bezig met het repareren van logistieke onvolkomenheden voor hun patiënten – die tijd en aandacht gaat verloren voor patiëntenzorg
- • De financiële gezondheid van het ziekenhuis komt onder druk te staan
Het optimaal inzetten van de capaciteit van een ziekenhuis vraagt om veel verschillende beslissingen, die elkaar allemaal beïnvloeden. De ORTEC Healthcare Suite ordent al die beslissingen in logische samenhang, en houdt het overzicht op alle plannen en roosters. Het verschaft inzicht in de ordening en het effect van keuzes in capaciteitsinzet op de prestaties van het ziekenhuis en helpt je deze keuzes te optimaliseren. Zo helpt de ORTEC Healthcare Suite om samenhang te brengen in alle besluiten die een ziekenhuis moet nemen; niet alleen van dag tot dag, maar ook op de langere termijn.
Schaarste en suboptimale planning
Elk ziekenhuis heeft te maken met een schaarste aan capaciteit, en staat voor de taak om die zo zinvol en doelmatig mogelijk in te zetten. Dat kan alleen door het zorgtraject van de patiënt en alle resources die daarvoor nodig zijn bij elkaar te brengen. Dit gebeurt nu nog vaak met een combinatie van het elektronisch patiëntendossier (waar het niet voor bedoeld is), handwerk, Excelsheets en andere middelen. Het nadeel van zulke verschillende en versnipperde applicaties is dat ze niet of nauwelijks met elkaar praten. Daardoor is er te weinig inzicht in wat er wanneer moet gebeuren, en worden zorgverleners te vaak verrast. Dagelijks halen ze het onderste uit de kan om de resources bij elkaar te brengen die nodig zijn om de patiënt te bedienen. Dit resulteert in een situatie die foutgevoelig is, waar hollen en stilstaan de waan van de dag is en annulering of verplaatsing van afspraken te vaak voorkomt. Ondanks alle effort, lukt het vaak niet om tot een optimale planning te komen.
Juiste inzet van capaciteit op het juiste moment
Met integraal capaciteitsmanagement zorg je er ruim van tevoren voor dat je de juiste inzet van capaciteit hebt op het juiste moment. Om vandaag over de juiste capaciteit te kunnen beschikken, moet je weken, maanden, en soms jaren eerder al beginnen met het maken van de juiste keuzes. Dat doe je door langs twee assen te zorgen voor integratie van capaciteitsmanagement met behulp van ORTEC Healthcare Suite. Langs de verticale as zijn de strategische, tactische en operationele elementen afgezet, op de horizontale as vind je de SEH, de poli, diagnostiek, de OK en de verpleegafdeling.
Zo stem je alle capaciteiten die op lange, middellange en korte termijn nodig zijn op het hele zorgpad van de patiënt optimaal op elkaar af. De Healthcare Suite is precies langs deze twee assen opgebouwd en bestaat uit verschillende modules. De modules hangen samen en fungeren als som der delen het krachtigst. Daarnaast is elke module ook op zichzelf in te zetten. Zo kan elk ziekenhuis stap voor stap toegevoegde waarde creëren op de manier die het beste bij de instelling past, en zo toewerken naar de eigen ideale situatie.
Dankzij de ORTEC Healthcare Suite heb je altijd inzicht in en grip op inzet van mensen en middelen en kun je als ziekenhuis beter plannen, roosteren, beheren, monitoren en analyseren. Je beschikt hiermee over de middelen voor state-of-the-art forecasting en optimalisatie. De instrumenten in de Suite sluiten naadloos op elkaar aan, en zijn zelfstandig te gebruiken. De Suite is gebaseerd op de integrale besturingsfilosofie van Rhythm en sluit aan op de dienstverlening van Rhythm.
