Planning van kwaliteitszorg wordt nog beter door data-injectie

Met meer dan 1000 bedden, een breed scala aan medische diensten en vier verschillende locaties is het Albert Schweitzer een van de grootste ziekenhuizen in Nederland. Hun visie: zorg leveren van hoge kwaliteit, met intelligentie, hart en ziel. Het Albert Schweitzer heeft voor dit doel meer dan 4000 full-time medewerkers en 400 flexwerkers in dienst. Het personeelsbestand telt 250 planners op 250 afdelingen. De grootste uitdaging in zo’n drukke organisatie is ervoor te zorgen dat er genoeg medisch personeel beschikbaar is om op elk moment aan de vraag te voldoen.

Aanpassing aan nieuwe ontwikkelingen in de gezondheidszorg

Het Albert Schweitzer houdt zich actief bezig met nieuwe technologieën. De organisatie heeft zelfs een compleet platform (ideasz.nl) voor innovatie. Op het gebied van data en analyses was hun keuze duidelijk. Een paar jaar geleden deden ze een beroep op ORTEC Workforce Scheduling om de administratie te optimaliseren. Deze tool helpt ze een planning te maken aan de hand van het verwachte aantal uren op jaarbasis. De tool automatiseert de betaling van vergoedingen, voert betalingen nauwkeuriger uit en bespaart tijd voor zowel medische als administratieve medewerkers, omdat ze geen uren meer hoeven te besteden aan de verwerking van de time sheets.

Een interface tussen ORTEC Workforce Scheduling en de salarisadministratie zorgde voor een directe informatiestroom en planningsefficiëntie. Het Albert Schweitzer wilde deze voordelen nog verder benutten door data uit de applicatie te gebruiken om de bedrijfsresultaten te verbeteren. Zo kwam ORTEC Business Intelligence Support het ziekenhuis binnen.

Minder tijd kwijt aan operationele zaken, meer tijd voor betere resultaten

“ORTEC Business Intelligence Support vind ik een must-have als je ORTEC Workforce Scheduling voor de hele organisatie wilt gebruiken en de personeelsplanning echt wilt optimaliseren,” zegt Matijs Dekker, Head HR Service Center van het ziekenhuis. “ORTEC Business Intelligence Support helpt ons rapporten te genereren die iets zeggen over de kwaliteit van de planningen en over de voortgang van het planningsproces. We kunnen nu eenvoudig de uren controleren en financiële prognoses maken voor toekomstige verplichtingen en de opgebouwde uren die moeten worden uitbetaald.”

Met ORTEC Business Intelligence Support kon het Albert Schweitzer zelfs nog méér informatie halen uit ORTEC Workforce Scheduling systeem. Een belangrijke doelstelling was de vergelijking van de bezettingsgraad met de personeelssterkte om een beter inzicht te krijgen hoe effectief de planning van medewerkers is en hoe dit in de toekomst zou kunnen worden geoptimaliseerd.

Ons team hielp ze bij de implementatie van extra modules voor onze Workforce Scheduling-applicatie, zoals ORTEC Budget & Control. Met deze module en ORTEC Business Intelligence Support krijgt het Albert Schweitzer in één klik de belangrijkste managementinformatie. ORTEC Business Intelligence Support zet de planningsdata om in managementoverzichten en bruikbare businessinformatie. Managers kunnen bijvoorbeeld rapporten genereren om het totaal aantal jaarlijkse uren en de diverse verlofsaldo’s voor elke medewerker te bepalen.

ORTEC Employee Self-service en ORTEC Flex Pool werden geïmplementeerd om de capaciteit van de flexpool te beheren en om de medewerkers in staat te stellen wijzigingen in hun planning aan te vragen en te bekijken. Een prima voorbeeld van de manier waarop toegepaste wiskunde kan bijdragen aan betere resultaten voor diverse stakeholders in de gezondheidszorg.

Beter voor de business en patiënt

“ORTEC is een bedrijf dat met je meedenkt,” stelt Matijs Dekker. “ Vanuit financieel oogpunt levert ORTEC Business Intelligence Support de juiste managementinformatie, in het bijzonder met betrekking tot de bezettingsgraad en het personeelsbestand.”

De combinatie van ORTEC Workforce Scheduling met ORTEC Business Intelligence Support zorgde voor een hoger rendement bij het Albert Schweitzer ziekenhuis. Het opstellen van bedrijfsrapporten verloopt nu eenvoudiger en levert ook nog eens tijdsbesparingen op.

Door meer inzicht in de bezettingsgraad en het aantal beschikbare medewerkers is de kwaliteit van de planningen verbeterd, evenals de mogelijkheden om vraag en aanbod in de organisatie op elkaar af te stemmen. Hierdoor heeft men extra tijd beschikbaar om nog meer te focussen op de kwaliteitszorg waar het ziekenhuis bekend om staat.