26 augustus 2016 | Zoetermeer (NL)

SAB Catering kiest voor dynamische planning met ORTEC

SAB Catering, een van de grootste contractcateraars van Nederland, kiest voor samenwerking met ORTEC. Hiermee wil de organisatie de personeelskosten beter beheersen en medewerkers zelf laten roosteren. Door het plansysteem daarbij te koppelen aan het HR-, salarisadministratie- en financiële systeem, is de werkwijze in de gehele keten eenduidig, efficiënt en gebruiksvriendelijk. Ook zijn dankzij de dynamiek van het systeem alle berekeningen actueel en accuraat, waardoor de salarisadministratie altijd klopt.

Van onvolledig maatwerk naar samenhang en eenduidigheid

SAB Catering werkte tot op heden met een maatwerkprogramma met daarin de regels voor de cao’s voor horeca en catering, maar waarbij het niet mogelijk was om alle cao-gerelateerde regels juist vast te leggen. Ook was het lastig om de personeelskosten beheersbaar te maken. Ton van Alphen, Manager Kwaliteit & ICT bij SAB Catering, vertelt: “Wij werken met urenbegrotingen voor de inzet en vergelijken deze met de werkelijke inzet.” Bij het zoeken en vergelijken van verschillende systemen, viel ORTEC direct op vanwege de praktische werkwijze en visie. Van Alphen licht toe: “ORTEC heeft een duidelijke visie op planning, in samenhang met de gerelateerde processen, dus ook de integratie met andere systemen. Zo hebben wij met ORTEC een koppeling kunnen maken tussen het plansysteem en onze Human Resources-, Financieel- en Business Intelligence systemen. Een grote vooruitgang, net als de exacte berekening van de reisafstanden. Nu kunnen wij met de juiste brongegevens en routeplanner, dankzij de dynamiek van het systeem, exacte berekeningen maken voor uitbetaling van kilometervergoedingen en behoren verschillende interpretaties tot het verleden.” 

Flexibel werken met flexibele krachten

SAB Catering beschikt over een intern uitzendbureau, dat voorziet in vervanging van cateringpersoneel bij ziekte en verlof. Ook voor deze groep medewerkers heeft de cateraar gekozen voor een nieuwe planmethode en module: ORTEC Flexpool. Van Alphen vertelt: “Deze tool ondersteunt het inplannen van onze flexibele krachten en is heel handig om restricties, competenties, locaties en reisafstanden vast te leggen. Op deze wijze kan de inzet heel gericht plaatsvinden. Ook kunnen de flexibele krachten met de ORTEC Flexpool module zelf roosteren via smartphone of tablet en hebben zij hetzelfde gebruiksgemak als de vaste medewerkers.” 

Betere werkwijze in de keten van SAB Catering

Om het nieuwe personeelsplanningsysteem te selecteren, stelde een werkgroep van SAB Catering een uitgebreid programma van eisen en wensen op. De werkgroep berekende wat de investering is in de ORTEC-oplossing, maar ook wat het opbrengt en bespaart ten opzichte van de huidige situatie. Toen de balans positief uitsloeg, besloot SAB Catering met ORTEC samen te werken. Een groot voordeel dat bijdroeg aan de positieve uitslag, is dat SAB Catering de nieuwe functionaliteiten kan gebruiken in combinatie met de huidige hardware. Ook voldoet het systeem aan de eisen rond gebruiksgemak op mobiele apparaten en verlopen zowel het planningsproces als de processen er omheen, een stuk efficiënter. “Nu kost het slechts één handeling om een mutatie door te voeren. De verandering wordt automatisch op andere plekken doorgevoerd, in plaats van een aantal keren op verschillende plekken, met de kans op fouten. De werkwijze van de hele keten is verbeterd,” concludeert Van Alphen.

Over SAB Catering

Met verrassend eten en drinken mensen gelukkiger maken, dát is al 60 jaar de passie van SAB Catering waarmee zij de top van grootste contractcateraars in Nederland bereikten. SAB Catering is proactief, gastgericht en maatschappelijk betrokken en ontvangt met ruim 600 SAB’ers dagelijks 25.000 gasten, op méér dan 225 locaties door heel het land met de slogan en overtuiging: ‘Goed eten houdt mensen bezig’.