24 september 2018 | Boortmeerbeek (BE)

De 2 basisingrediënten voor optimale personeelsplanning

Vrijwel elke organisatie streeft naar tevreden klanten. Daarvoor zijn goede en gemotiveerde medewerkers cruciaal. De kunst is dan ook om goed personeel aan te trekken, te houden én ze zo kostenefficiënt mogelijk in te zetten. De optimale inzet van personeel is niet mogelijk zonder intelligente personeelsplanning. Maar wat heb je daarbij nodig?

Data driven planning

Om de juiste persoon op het juiste moment op de juiste plaats te hebben, is het vooral belangrijk dat met alle gegevens rekening wordt gehouden tijdens het plannen. De informatie die je nodig hebt moet steeds bekend zijn en correct. Hiervoor heb je (onder andere) antwoorden nodig op onderstaande vragen: Voor welke processen zijn medewerkers getraind en geschikt? En hoe is hun productiviteit? De ene persoon is beter in het een dan in het ander. Wie kun je  daarmee het beste inzetten voor het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden op een werkplek?

Voor welke taken zijn ze opgeleid of gecertificeerd? Denk hierbij bijvoorbeeld aan het bedienen van machines of apparaten, het aansturen van teams, kennis over de uit te voeren werkzaamheden, specialismen of taalvaardigheden.

Wat is de beschikbaarheid van de medewerkers? Het gaat dan niet alleen om of ze op een bepaalde dag of tijd wel of niet kunnen, maar ook om welke uren ze al gewerkt hebben. Zeker in situaties waarbij gewerkt wordt in onregelmatige diensten wil je zeker weten dat inzet van mensen aan de arbeidsregeling voldoen.

Hoeveel werk is er? Een juiste inschatting van de hoeveelheid werk is belangrijk voor een optimale planning. Zo specifiek mogelijk, want veel dienstverlenende organisaties hebben te maken met een fluctuerende vraag.

Dat is bij elkaar heel veel informatie. Geen mens is zonder hulp in staat om rekening te houden met al die data om een optimale planning te maken. Je hebt dus een slim systeem nodig om de planner te ondersteunen.

Inzicht in het grote geheel

Optimale personeelsplanning zorgt al voor winst binnen één afdeling in het bedrijf. Wanneer er meerdere activiteiten in één pand of binnen één regio plaatsvinden, is de te behalen winst nog veel groter. Het is dan wel belangrijk om naar het grote geheel te kijken.

Veel dienstverleners maken gebruik van uitzendkrachten. Dankzij het inzicht in de beschikbaarheid van de eigen medewerkers over afdelingen heen, kun je de eigen medewerkers maximaal inzetten, voordat je externe medewerkers inhuurt. Behalve dat dat in de kosten scheelt, heeft de vaste medewerkers de ervaring met de manier van werken. Ze zijn sneller ingewerkt op een andere afdeling in vergelijking met een uitzendkracht.

Het draait dus allemaal om het optimaal inzetten van de eigen medewerkers. De juiste persoon op de juiste plaats. Pas als eigen medewerkers optimaal ingepland zijn, binnen de afdeling en over verschillende afdelingen heen, is het relevant om te kijken naar het inlenen van uitzendkrachten. En omdat je op dat moment goed in kaart hebt op welke posities je mensen nodig hebt, is het ook voor het uitzendbureau makkelijker om de juiste mensen te leveren.

Wat levert dit je concreet op?

1. Meer inzicht en meer controle:

Betere afstemming, zowel intern als met externe partijen zoals uitzendbureaus. Het juiste aantal mensen, met de juiste vaardigheden op de juiste plaats. Automatische real-time controle op arbeidstijden, CAO, regelgeving, kwalificaties, bedrijfsdoelstellingen, wensen en voorkeuren. Makkelijk bijsturen en ingrijpen in verschillende operaties door volledig overzicht.

2. Minder kosten:

Geen onnodige overuren of inhuur van uitzendkrachten. Hogere productiviteit door inzet van de juiste mensen op de juiste plaats op het juiste moment. En tijdsbesparing op plannings- en communicatieprocessen, HR-processen en andere back-office processen.

3.Tevreden klanten:

Nauwkeurige afstemming van de in te zetten medewerkers op de hoeveelheid en het type werk draagt direct bij aan een hogere servicegraad. Ook het beter bewaken van de kosten, heeft een positieve uitwerking op klantentevredenheid. En wat te denken van de invloed van tevreden medewerkers op de beleving van de klant.

4. Hogere ‘employee engagement’:

Wanneer je medewerkers kunnen doen waar ze goed in zijn, hebben ze meer plezier in hun werk. En meer inzicht betekent ook dat je ze makkelijker op een andere passende werkplek kunt inzetten als ze verandering juist op prijs stellen. Ook kun je naar een proces toe dat medewerkers de kans geeft om invloed te hebben op hun rooster.