08 maart 2016 - 22 maart 2016 | Zoetermeer (NL)

Personeelsplanning op luchthavens

De bijenkorf luchtdicht inplannen en buiten de 'hokjes' denken

Op luchthavens is het 24/7 een drukte van belang. Uiteenlopende bedrijven en medewerkers met diverse taken moeten één geheel vormen en samen een prestatie leveren, “net als een bijenkorf”. Van schoonmaken, beveiliging, hulpdiensten, informatiebalies, onderhoud tot bagageafhandeling, de juiste persoon moet altijd op de juiste plek zijn. Zo voorkom je klachten en vertraging. De roosters van het personeel moeten naadloos op elkaar aansluiten, maar daar komt wel het nodige bij kijken. In dit artikel komen de uitdagingen van het maken van een goed personeelsrooster voor de luchthaven en de oplossingen aan bod.

De uitdagingen van de luchthaven: 24/7 activiteit, flexibiliteit en luchtdichte beveiliging

Het managen van de activiteiten op een luchthaven is complex, omdat een luchthaven 24/7 open is, alles nauw met elkaar samenhangt en de beveiliging luchtdicht moet zijn, zeker als het om het personeel gaat. 

De grootste uitdaging op luchthavens is het in goede banen leiden van:

  • verschillende facilitaire diensten die elk zo hun eisen en voorwaarden hebben vanwege de aard van het werk
  • verschillende eisen vanwege de verschillende CAO's of wetten die van toepassing zijn
  • een groot flexibel personeelsbestand in het hoogseizoen, van mei tot september en in de decembermaand.
  • complexe roosters die in veel gevallen 24/7 ingevuld moeten worden en vaak van elkaar afhankelijk zijn
  • de ondersteuning van een luchtdicht beveiligingssysteem

De oplossing is om een flexibel, betrouwbaar en smart systeem te kiezen waarmee:

  • verschillende afdelingen met elk zo hun eigen eisen kunnen worden ingeroosterd
  • mensen zelf hun rooster kunnen opstellen en/of diensten kunnen wisselen. Dit scheelt in de planning en zorgt voor een betere balans tussen werk en privé, waardoor er minder verzuim is en een hogere productiviteit
  • het planningssysteem geïntegreerd kan worden in de belangrijkste HR- en salarissystemen om fouten te voorkomen en tijd te besparen
  • voorkomen wordt dat mensen worden ingeroosterd van wie de toegang tot de luchthaven is ingetrokken
  • flexibele arbeidskrachten met verschillende contracten kunnen worden ingeroosterd

De kloof tussen de huidige situatie en de mogelijkheden

Bij sommige personeelsplanners op luchthavens moet het concept van een flexibel, betrouwbaar en slim systeem als science fiction in de oren klinken, want veel planners maken nog steeds handmatig en/of in Excel een rooster. Maar het bestaat echt!
Michael Timmermans, specialist in Human Logistics Management, weet uit eigen ervaring welke stappen de Schiphol Group heeft kunnen zetten dankzij ORTEC Workforce Scheduling. Dhr. Timmermans: ''Het softwaresysteem wordt gebruikt voor een aantal diensten, zoals het inplannen van airside-activiteiten op de luchthaven, passagiersdiensten, beveiliging, technische werkzaamheden, onderhoud en hulpdiensten. Maar het kan ook complexere eisen aan, waardoor het geschikt is voor ambtenaren, zoals de douane en de militaire politie, die vanaf een bepaalde leeftijd niet meer altijd in het weekend mogen werken of nachtdiensten mogen draaien. De personeelsplanningssoftware ondersteunt het beheer van complexe uitdagingen, zoals oudere medewerkers, fluctuatie in werkaanbod en uitwisseling, zelfs op de langere termijn.''

Hoewel het systeem verschillende afdelingen, organisaties en complexe eisen aankan, worden de onbeperkte mogelijkheden nu nog niet gebruikt. Dhr. Timmermans: ''We willen allemaal dat Schiphol zijn status als favoriete luchthaven van Europa behoudt, maar dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan. Op Schiphol werken zeker twintig verschillende commerciële en overheidsorganisaties en de luchthaven heeft veel weg van een bijenkorf met verschillende honingraten en vele cellen. De uitdaging is om het blikveld te verruimen bij het kijken naar grenzen en verschillen. Iedereen heeft een spilfunctie in de uitvoering van sleutelprocessen met betrekking tot de passagiers. Het zou veel gemakkelijker zijn en minder tijd kosten als we ons konden focussen op het proces en als iedereen hetzelfde systeem zou gebruiken. Het is wel degelijk mogelijk om mensen op piekmomenten op basis van vaardigheden, locatie en beschikbaarheid op andere plekken dan hun eigen afdeling in te zetten. Maar dan moeten we wel op een andere manier gaan denken en bereid zijn om informatie uit te wisselen. Als we dat gaan doen, zou het gemakkelijker en goedkoper zijn om onze gemeenschappelijke uitdagingen, zoals piekmomenten, oudere medewerkers en uitwisseling, het hoofd te bieden, zelfs op de langere termijn.''

Optimaal systeemgebruik kan niet zonder een leercurve

Het lijkt eerder regel dan uitzondering dat het pas na verloop van tijd lukt om alles uit een systeem te halen. André Oostveen, specialist Field Service & Workforce Scheduling bij ORTEC: ''Meestal ligt de behoefte van organisaties primair bij het verbeteren van het planningsproces. Als planners eenmaal gewend zijn aan het nieuwe systeem en de processen, kunnen ze gaan experimenteren en ontdekken. Wanneer ze zien welke mogelijkheden er nog allemaal zijn, neemt de behoefte aan optimaal gebruik toe. Dat is ook wat we vaak horen van onze klanten. Het systeem biedt veel meer dan ze hadden gevraagd. Het kost alleen tijd om dat te ontdekken en het vergt een andere benadering om alle functies beter in te zetten.''