24 juli 2018 | Boortmeerbeek (BE)

3 voordelen van workforce scheduling in de logistieke dienstverlening

Met hoge druk op het realiseren van de service belofte aan de klant is het inzetten van goed personeel op het juiste moment des te belangrijker. Het is steeds lastiger om medewerkers te vinden in de logistieke dienstverlening. En dat geldt voor chauffeurs, magazijnmedewerkers, teamleaders, technisch personeel, planners, ....

Wanneer je eenmaal goed personeel hebt gevonden, wil je het zo efficiënt mogelijk inzetten en de verwachtingen van het bedrijf, de klanten en de medewerkers inlossen.
Efficiënte inzet van personeel is niet mogelijk zonder een optimale personeelsplanning. Maar wat heb je daarbij nodig?

Garbage in is garbage out
Om de juiste persoon op het juiste moment op de juiste plaats te hebben, is het vooral belangrijk dat met alle gegevens rekening wordt gehouden tijdens het plannen. De informatie die je nodig hebt moet steeds bekend zijn en correct. Hiervoor heb je (onder andere) de antwoorden nodig op onderstaande vragen:
Voor welke processen zijn medewerkers getraind en geschikt? En hoe is hun productiviteit? De ene persoon is beter in het verzamelen van orders en de andere is beter in het verzendklaar maken.
Voor welk (rollend) materieel zijn ze gecertificeerd? Denk hierbij bijvoorbeeld aan heftrucks en reachtrucks, maar ook aan machines die mogelijk in het verpakkingsproces worden gebruikt.
Wat is de beschikbaarheid van de medewerkers? Het gaat dan niet alleen om of ze op een bepaalde dag of tijd wel of niet kunnen, maar ook om welke uren ze al gewerkt hebben. Zeker in situaties waarbij gewerkt wordt in ploegendiensten wil je zeker weten dat mensen aan de arbeidstijdenwet voldoen. 
Hoeveel werk is er? Een juiste inschatting van de hoeveelheid werk is belangrijk voor een goede planning. Zo specifiek mogelijk, want veel logistieke organisaties hebben te maken met onvoorspelbare volumes. 
Wat zijn de voorkeur werktijden van de medewerkers? Rekening houden met de voorkeur werktijden van medewerkers is een middel om een aantrekkelijke werkgever te zijn en zorgt voor duurzame inzetbaarheid van personeel.

Dat is bij elkaar heel veel informatie. Geen mens is zonder hulp in staat om rekening te houden met al die data en zo een optimale planning te maken. Je hebt dus een systeem nodig om de planner te ondersteunen. 

Het grote geheel
Efficiënte personeelsplanning kan al zorgen voor kostenbesparing binnen één enkele operatie. Wanneer er meerdere operaties binnen één site of binnen één regio zijn, is de te behalen winst nog veel groter. Het is dan wel belangrijk om naar het grote geheel te kijken.
Logistiek dienstverleners maken veelvuldig gebruik van uitzendkrachten. Die uitzendkrachten zijn relatief duur. Dankzij het inzicht in de beschikbaarheid van het eigen personeel over afdelingen heen kun je de eigen medewerkers maximaal inzetten, voordat je externe werkkrachten inhuurt. Behalve dat dat in de kosten scheelt, hebben vaste medewerkers al ervaring met de manier van werken waardoor ze sneller ingewerkt zijn in een andere operatie in vergelijking met een uitzendkracht.

Optimale verdeling
Het begint dus met het optimaal indelen van de eigen medewerkers. Als een goede orderverzamelaar van de ene operatie op een bepaald moment tijd over heeft, is het zonde om deze in te zetten in het verpakkingsproces, als er in een andere operatie juist nog een orderverzamelaar nodig is. De juiste persoon op de juiste plaats op het juiste moment. Pas als eigen medewerkers optimaal ingepland zijn, is het relevant om te kijken naar het inlenen van uitzendkrachten. En omdat je goed in kaart hebt op welke posities je mensen nodig hebt met welke vaardigheden, is het ook voor het uitzendbureau makkelijker om de juiste mensen te leveren.

Workforce Scheduling in de praktijk
Zowel transporteurs als logistieke dienstverleners besparen kosten door het gebruik van geoptimaliseerde personeelsplanning. Zo gebruikt Van Zaal Transport slimme workforce scheduling om chauffeurs, warehouse- en veilingmedewerkers in te plannen. Het systeem houdt bestaande diensten bij, maar houdt bijvoorbeeld ook bij of een chauffeur een voorkeursauto heeft. Door de koppeling van gewenste capaciteit en beschikbare contracturen, is precies bekend hoeveel extra personeel moet worden ingehuurd. Diensten worden automatisch en optimaal gevuld, inclusief uitzendkrachten en charters. Deze diensten worden vervolgens automatisch ingelezen in het rit- en routeplanningsysteem.

Een grote logistiek dienstverlener in België gebruikt slimme workforce scheduling voor de planning van personeel bij onvoorspelbare werkvolumes. Planningen zijn nu overzichtelijk en inzichtelijk voor alle betrokken partijen. Het fungeert als een communicatieplatform voor afdelingsplanners, HR-medewerkers en on-site uitzendbureaus. Met een bijbehorende app kunnen medewerkers, net als bij Van Zaal Transport, zelf op hun mobiele telefoon of tablet de planning inzien en ook bijvoorbeeld verlofaanvragen doen. Deze kunnen vervolgens digitaal worden goedgekeurd en teruggekoppeld.

De voordelen op een rijtje
Wat levert een geoptimaliseerde personeelsplanning nu eigenlijk op?

  1. Meer inzicht en meer controle: Betere afstemming, zowel intern als met externe partijen zoals uitzendbureaus. Het juiste aantal mensen, met de juiste vaardigheden op de juiste plaats. Real-time controle op arbeidstijden en kwalificaties. Makkelijk bijsturen en ingrijpen in verschillende operaties door volledig overzicht.
  2. Minder kosten: geen onnodige inhuur van uitzendkrachten. Hogere productiviteit door inzet van de juiste mensen op de juiste plaats. En tijdsbesparing op planning- en communicatieprocessen.
  3. Blije medewerkers: wanneer je medewerkers kunnen doen waar ze goed in zijn, hebben ze meer plezier in hun werk. En meer inzicht betekent ook dat je ze makkelijker op een andere activiteit kunt inzetten als ze verandering juist op prijs stellen.