News ORTEC

11 mei 2018 | Zoetermeer (NL)

De winst van zelfroosteren

Zelfroosteren heeft in het bedrijfsleven de laatste jaren een enorme vlucht genomen. Medewerkers zelf verantwoordelijk maken voor hun roosters kent immers veel voordelen. Hier worden de kansen en mogelijkheden van zelfroosteren voor organisaties met onregelmatige werktijden besproken.

Waar komt de toenemende interesse voor zelfroosteren vandaan?
‘Al in de jaren 90 heeft professor Andris Kreichberg zelfroosteren (het 3-rondenmodel) succesvol geïntroduceerd in zijn thuisland Zweden, waarna het is overgewaaid naar Nederland en België. De toenemende populariteit past binnen de steeds verdergaande individualisering van onze maatschappij. Medewerkers willen invloed hebben op hun werk- en privésituatie en werken op tijden die passen bij hun ritme en levensfase.’

‘Als je zelf kunt bepalen wanneer en waar je werkt, ben je gemotiveerder en zit je beter in je vel’


Waarom kiezen organisaties voor zelfroosteren?
‘Uit onderzoek van professor Hylco Nijp blijkt dat je als je zelf kunt bepalen wanneer en waar je werkt, je gemotiveerder bent en beter in je vel zit. De voornaamste reden is dus vaak het vergroten van de medewerkerstevredenheid en ook wel ‘goed werkgeverschap’. Tevreden medewerkers vergroten immers de kans op tevreden klanten. Nevendoelstellingen zijn bijvoorbeeld: productiviteitsverhoging, een lager ziekteverzuim, bewustwording rondom werktijden en – ook niet onbelangrijk – fors minder planningsuren voor de organisatie.’

Voor welke organisaties kan zelfroosteren van toegevoegde waarde zijn?
‘Elke organisatie met ruime en onregelmatige werktijden kan profijt hebben van zelfroosteren. Denk aan: zorginstellingen en veiligheidsdiensten, maar ook horeca, hospitality, supermarkten, havenbedrijven, fabrieken en de spoorwegen. Eigenlijk overal waar 24 uur per dag – en met teams van ten minste acht man/vrouw – gewerkt wordt.’

‘Medewerkers verdienen punten als ze bereid zijn het rooster te verbeteren’


Hoe gaat zelfroosteren in zijn werk?
‘Zelfroosteren volgens het bekende 3-rondenmodel gaat met de software van ORTEC als volgt: in onze nieuwe Employee Self Service-app geven medewerkers op basis van vooraf gedefinieerde dienstenpatronen aan wanneer ze willen werken (ronde 1). Het is niet ‘wie het eerst komt, wie het eerst maalt’, nee, iedereen mag zijn of haar voorkeuren aangeven. Onze software zorgt ervoor dat medewerkers alleen die diensten krijgen aangeboden waarvoor zij gekwalificeerd zijn en voorkomt automatisch schending van de arbeidstijdenwet.’

Uniek puntensysteem
‘Op basis van de verkregen informatie maakt de software een eerste roosterindeling (ronde 2). Wat goed is, wordt direct vastgelegd en waar nog over- of onderbezetting voorkomt, dagen we medewerkers uit om zelf een oplossing te vinden. We gebruiken hiervoor een uniek puntensysteem, ontwikkeld op basis van slimme wiskundige formules. Medewerkers krijgen punten als ze zich inspannen om het rooster te verbeteren. Binnen het team maakt degene met de meeste punten de meeste kans op zijn of haar gewenste werktijden.’

‘Mocht het rooster nog niet helemaal sluitend zijn, dan maakt de planner of manager het in de derde ronde af, natuurlijk ondersteund door de software die ook hier weer de beste oplossingen voor specifieke situaties genereert.’

‘Welke vorm van zelfroosteren een organisatie kiest, hangt af van de organisatiebehoeften, -doelen en de volwassenheid van teams’


Is dit 3-rondenmodel geschikt voor alle bedrijven?
‘Er zijn heel veel verschillende zelfroosterscenario’s mogelijk. Welke vorm (één, twee of drie ronden) een organisatie kiest, hangt af van de organisatiebehoeften, -doelen en de volwassenheid van teams. Hierin adviseren we onze klanten natuurlijk graag. Een voorbeeld? Zet een bedrijf zelfroosteren in om de work-life balance van individuele medewerkers te verbeteren of juist om samenwerking binnen teams te bevorderen? In het eerste geval kun je er dan voor kiezen medewerkers in ronde één nog niet te confronteren met de acties van collega’s; terwijl je dat juist wel doet als je wilt dat teamleden al vroeg in het proces samen tot oplossingen komen.’

‘Om de slagingskans te vergroten, is draagvlak voor de nieuwe werkwijze cruciaal’


Hoe implementeert ORTEC zelfroosteren bij de bedrijven?
‘Na een intakegesprek bepalen we samen met de organisatie de doelstellingen. Waarom willen zij zelfroosteren, wat willen ze ermee bereiken, wat vragen zij eigenlijk van de medewerkers, etc.? De volgende belangrijke stap is medewerkers op de hoogte brengen van de plannen. Om de slagingskans van het zelfroosteren te vergroten, is draagvlak creëren voor de nieuwe werkwijze cruciaal. Elke verandering stuit nu eenmaal op weerstand en de crux zit hem in de communicatie; deel de organisatievisie, het waarom van de verandering en benadruk vooral de voordelen voor de medewerker.’

En welke stappen volgen daarna?
‘In nauwe samenwerking analyseren we vervolgens het bedrijfsproces en bepalen de zelfroostervorm die het beste bij de organisatie past. Hierna volgen de inrichtings- en testfasen. In een pilot van ten minste drie maanden onderzoeken we samen of de gemaakte keuzes voor de inrichting van de software daadwerkelijk aansluiten bij de verwachtingen. Het is erg belangrijk een pilotteam te kiezen dat openstaat voor de verandering. Tot slot volgt de technische implementatie en de verdere uitrol van zelfroosteren in de organisatie.’

‘De planner krijgt een adviserende rol; de manager een meer coachende’


Met welke hobbels moet een organisatie rekening houden?
‘Onthoud dat het meten van de effecten van zelfroosteren tijd nodig heeft. Er moet immers eerst een nulmeting zijn van de medewerkerstevredenheid. Complicerende factor is dat tevredenheid vaak in golfbewegingen gaat, variërend van “superhandig dat zelfroosteren” tot “bálen, ik krijg niet wat ik wil”. Ook de veranderende rollen van medewerkers verdienen de aandacht. Zo krijgt de professionele planner veel meer een adviserende rol richting de manager; terwijl de manager meer coachend moet optreden richting het team. Dat vraagt om een andere stijl van leidinggeven. Ook in dit proces staat ORTEC organisaties graag met raad en daad bij.’

Waarin onderscheidt de softwareoplossing van ORTEC zich ten opzichte van die van andere aanbieders?
‘We bieden een volledig geïntegreerde oplossing: zelfroosteren maakt deel uit van ORTEC Workforce Scheduling. Dat betekent dat niet de hele organisatie hoeft over te stappen op zelfroosteren; we maken het beschikbaar voor die bedrijfsonderdelen die er baat bij hebben. Daarnaast beschikt de software over heel sterke rekenkracht om alle verschillende processen te ondersteunen én moderne userinterfaces voor nog meer gebruikersgemak.’

Conclusie
Heeft jouw organisatie onregelmatige werktijden en vind je een goede werk-privébalans voor jouw medewerkers belangrijk? Onderzoek dan samen met ORTEC of zelfroosteren jouw personeelsplanning naar een hoger plan kan tillen.

De voordelen van zelfroosteren op rij:

  • Sluitende roosters
  • Planner is minder tijd kwijt aan het roosteren
  • Regie ligt bij individuele medewerker
  • Betere balans werk en privé
  • Medewerkerstevredenheid stijgt
  • Minder ziekteverzuim
  • Organisatieproductiviteit stijgt

Uitdagingen:

  • Wegnemen van weerstand bij medewerkers en manager
  • Medewerkers en leidinggevenden moeten wennen aan hun nieuwe rol

Voorwaarden voor succesvolle implementatie:

  • Een duidelijke visie op zelfroosteren
  • Een grote mate van teamvolwassenheid
  • Team moet niet te klein zijn (minimaal 8-10 mensen)
  • Manager moet kunnen optreden als coach
  • Medewerkers moeten kunnen worden aangesproken op hun gedrag
  • Goede in- en externe projectondersteuning
  • Vertrouwen binnen het team

Tips:

  • Communiceer de verandering duidelijk naar medewerkers. Leg uit waarom je als organisatie kiest voor zelfroosteren en benadruk de positieve effecten voor medewerkers.
  • Ondersteun leidinggevenden in het veranderproces: zij zijn een onmisbare schakel voor succes.
  • Verwacht op korte termijn geen heel grote resultaten. Je ontwikkelt een visie voor 3 tot 5 jaar.

Meer informatie?
Wil je weten hoe zelfroosteren voor jouw organisatie van toegevoegde waarde kan zijn? Kom naar de ORTEC Workforce Safari op 21 juni in Beekse Bergen. Of neem contact op met ORTEC.

Workshop ‘Hoe gezond is jouw rooster?’
Kom in november 2018 naar het congres Gezond zelfroosteren van het Landelijk Netwerk Zelfroosteren (LNZ) en bezoek de ORTEC-workshop ‘Hoe gezond is jouw rooster?’.

Er is steeds meer kennis beschikbaar over de invloed van werkroosters op de gezondheid. Zo weten we dat de kans op diabetes met 60 procent toeneemt bij het draaien van veel nachtdiensten. In samenwerking met het LNZ ontwikkelde ORTEC een nieuwe app die gebruikers direct inzicht geeft in de gevolgen van hun rooster op hun gezondheid.

Over ORTEC
ORTEC is een van de grootste aanbieders van optimalisatiesoftware en analyseoplossingen ter wereld. Wij maken je bedrijf efficiënter, voorspelbaarder en effectiever, en zetten complexe uitdagingen om in gebruiksvriendelijke oplossingen. Wij werken voor klanten in vrijwel iedere sector. En met kantoren op strategische locaties in vier continenten kunnen we onze oplossingen wereldwijd aanbieden. Altijd ondersteund door plaatselijke kennis en service.

$name