VU University Medical Center

VU University Medical Center (VUmc) reprezentuje sobą poziom szczególnej opieki nad pacjentem, najwyższy poziom edukacji oraz przełomowe badania. W oparciu o tradycję chrześcijańską, VUmc łączy wiarę w indywidualne leczenie, integralność i szacunek, ze zdrowymi ambicjami i fundamentalną ciekawością. VUmc stara się sprawiać, żeby ludzie stawali się lepszymi, a w tym samym czasie doskonalić samych siebie i wnosić wkład w wiedzę medyczną jutra.
Dochody operacyjne VUmc wzrosły z 666 milionów euro w 2012 roku, do 710 milionów euro w 2013. Wydatki operacyjne wzrosły z 641 milionów euro w 2012 do 707 milionów euro w 2013. Analiza budżetu w perspektywie kilku lat wskazuje, że finansowanie VU University Medical Center na lata 2014 i 2015 znajduje się pod presją. Wprowadzenie finansowania uwarunkowanego wynikami i związane z tym zawężanie profilu ryzyka sektora opieki zdrowotnej, na przykład przez instytucje finansujące, oznacza, że ważnym jest utrzymanie wystarczającego poziomu płynności finansowej przy jednoczesnym utrzymaniu standardów mających zastosowanie w sektorze.

Wyzwania

Automatyzacja harmonogramowania pracowników będąca odpowiedzią na:
  • złożone zasady zatrudnienia i wynagrodzenia z uwzględnieniem wszystkich mających zastosowanie zasad (przepisy prawne, reguły branżowe i układy zbiorowe pracy)
  • różne godziny pracy, stanowiska i osobiste preferencje pracowników
  • uzyskiwanie z oprogramowania harmonogramującego informacji wartościowych dla kadry zarządzającej
  • interfejs z PeopleSoft, naszym systemem HR

Rozwiązanie

ORTEC Workforce Scheduling spełniło powyższe wymagania. Ponadto, zwiększyło wydajność, ograniczyło występowanie błędów i zapewniło więcej elastyczności w harmonogramach. VUmc wdrożyło ORTEC Workforce Scheduling i w zależności od rodzaju oddziału i rodzaju planowania, planiści pracują z następującymi modułami wspierającymi ich specyficzne planowanie:

  • Workstation Planning
  • Schedule Optimizer
  • Employee Self Sefvice, który pozwala pracownikom sprawdzać własne grafiki zarówno z domu, jak i z oddziału. Mogą składać prośby, zamieniać się zmianami i nieobecnościami oraz sprawdzać swój bilans dni urlopowych.

VUmc wdrożyło interfejs pomiędzy ORTEC Workforce Scheduling a HR PeopleSoft, aby umożliwić bieżące aktualizacje danych pracowników oraz importować zwolnienia chorobowe. Co miesiąc VUmc eksportuje zrealizowane i uzgodnione plany/zmiany dla działu wypłat.

Wyniki:

  • Korzyści procesowe: zredukowane czasy harmonogramowania, mniej błędów i skarg, mniej administracji, szybszy wgląd w harmonogram
  • Korzyści zdrowotne: zdrowe harmonogramy przełożyły się na zdrowszych pracowników, a mniej zmian z ostatniej chwili w harmonogramach na mniejszy nakład pracy
  • Korzyści organizacyjne: szybszy wgląd w godziny na przestrzeni roku, szybszy wgląd w zmiany, lepsze zrozumienie zapotrzebowania i dostępności, lepsza kontrola ze strony kadry zarządzającej, szybsze przetwarzanie i wgląd w wypłaty, zwiększona satysfakcja użytkownika i większa transparentność procesu harmonogramowania
  • Korzyści finansowe: mniej pracowników potrzebnych do wykonywania pracy administracyjnej, mniej potrzebnych planistów, mniej kar Inspekcji Pracy, realokacja kosztów gdy pracownicy są wypożyczani do innych oddziałów na jeden lub więcej dni, mniej błędów dzięki automatyzacji procesu wypłaty wynagrodzeń
Jesteśmy zadowoleni ze współpracy z firmą ORTEC nie tylko ze względu na rozwiązanie ORTEC Workforce Scheduling, ale również ze względu na doskonałą obsługę, którą nam zapewnili.
VU University Medical Center