Garantindo um Atendimento de Qualidade através do melhor agendamento de Workforce

Com mais de 1,000 leitos, uma ampla gama de serviços médicos e quatro locais diferentes, Albert Schweitzer é um dos maiores hospitais da Holanda. A visão da organização é oferecer um atendimento de qualidade com inteligência, coração e alma. Para alcançar esse objetivo, Albert Schweitzer emprega mais de 4,000 funcionários em tempo integral e outros 400 flexíveis. Dentre seus colaboradores, o hospital engloba 250 planejadores em 250 departamentos diferentes. Garantir que a quantidade ideal de médicos esteja disponível para atender à demanda é um desafio fundamental em uma operação tão grande.

Adaptando-se aos novos avanços na área da saúde

Albert Schweitzer não é estranho à novas tecnologias. Pelo contrário, a organização tem uma plataforma inteira (ideasz.nl) dedicada à inovação. Há anos, a empresa trabalha em parceria com a ORTEC para otimizar os processos administrativos, usando o ORTEC Workforce Scheduling para dados e análises. A ferramenta ajuda a criar um cronograma usando horas anuais; Automatiza o pagamento de subsídios; Torna os pagamentos mais precisos e economiza o tempo das equipes médica e administrativa, que já não precisam mais gastar horas processando as folhas de horário.

Uma interface criada entre o ORTEC Workforce Scheduling e o sistema de folha de pagamento da organização permite o fluxo direto de informações e a eficiência do agendamento. O hospital queria ir mais além e levar esses benefícios um passo adiante, a partir da recuperação dos dados do aplicativo com o objetivo de melhorar os resultados do negócio.

Para enfrentar esse novo desafio, o Albert Schweitzer escolheu o ORTEC BI Support.

Menos tempo gasto em questões operacionais, equivale a mais tempo para se concentrar em melhores resultados

“O ORTEC BI Support é indispensável para quem deseja utilizar o ORTEC Workforce Scheduling em toda a organização e realmente otimizar o agendamento dos funcionários”, diz Matijs Dekker chefe do Centro de Serviços de RH do hospital.

“O ORTEC BI Support ajuda a gerar relatórios com informações importantes sobre a qualidade do cronograma e o andamento do processo de agendamento. Nós agora podemos controlar facilmente as horas e criar previsões financeiras para obrigações futuras e horas acumuladas que deverão ser pagas”.

Graças ao ORTEC BI Support, o hospital Albert Schweitzer conseguiu coletar ainda mais informações do ORTEC Workforce Scheduling. Um dos principais objetivos era comparar as taxas de ocupação com os níveis de funcionários, para obter informações sobre a eficácia com que eles agendavam as equipes e como isso poderia ser otimizado no futuro.

A nossa equipe ajudou a implementar módulos adicionais ao nosso aplicativo de agendamento da workforce, tais como o ORTEC Budget & Control. Este módulo somado ao ORTEC BI Support, permitiu que o Albert Schweitzer conseguisse informações extremamente importantes sobre gerenciamento em um único clique. O ORTEC BI Support transforma os dados do cronograma em visões globais de gerenciamento e business intelligence. Os gerentes podem, por exemplo, elaborar relatórios para determinar o total de horas anuais e os saldos de férias para cada colaborador.

O ORTEC Employee Self-Service e o ORTEC Flex Pool foram incluídos para gerenciar a flexibilidade do hospital e permitir que os funcionários revisem e solicitem alterações nos seus cronogramas. Um ótimo exemplo de como a matemática aplicada pode contribuir para alcançar melhores resultados na área da saúde, considerando os interesses de vários stakeholders.

Melhor para os negócios e para os pacientes

“A ORTEC é uma empresa que pensa junto com você”, acrescenta Matijs Dekker. “Partindo de um aspecto financeiro, o ORTEC BI Support fornece as informações corretas de gerenciamento, especialmente no que diz respeito às taxas de ocupação e níveis de funcionários”.

A soma do ORTEC Workforce Scheduling com o ORTEC BI Support resultou em maiores retornos para o Hospital Albert Schweitzer. Compilar relatórios de negócios se tornou muito mais fácil, acarretando uma maior economia de tempo.

O aprimoramento da percepção das taxas de ocupação e dos níveis de funcionários melhorou a qualidade dos cronogramas e a capacidade da organização de atender à oferta e à demanda. Essa otimização, permitiu que a equipe da organização se concentrasse em oferecer os cuidados necessários com a qualidade pela qual são conhecidos.