Gerando autonomia através do agendamento da workforce

A melhor forma de avaliar a saúde de uma sociedade é observando como ela se preocupa com a sua população idosa e/ou deficiente. Os países nórdicos têm uma tradição antiga e são muito orgulhosos por se dedicarem a atender às necessidades desses grupos. A Attendo está na vanguarda do setor nesta região desde os anos 80. Todos os dias, 24 mil funcionários da Attendo oferecem cuidados de alta qualidade para pessoas idosas e/ou com deficiências, além de assistência médica e odontológica em mais de 700 instalações diferentes por toda a Suécia, Finlândia, Noruega e Dinamarca. Com competência, comprometimento e cuidado, a Attendo se esforça para empoderar cada indivíduo. Qual é a promessa da empresa? Oferecer aos seus clientes o atendimento que eles precisam, quando eles precisam e da maneira adequada.

Comprometidos com a qualidade

Para cumprir com a sua promessa, a Attendo precisa garantir a qualidade do serviço e a disponibilidade dos funcionários. Entretanto, em uma organização com milhares de funcionários espalhados por centenas de unidades, agendar os profissionais da saúde certos para atender às necessidades dos clientes não é uma tarefa fácil. Os planejadores precisam garantir que haja tempo suficiente dedicado aos clientes em cada turno. Some as preferências e os custos da equipe à equação e a missão se torna ainda mais difícil. Sem mencionar as importantes leis trabalhistas que precisam ser consideradas na hora de armar o cronograma.

Depois de examinar atentamente o seu processo de agendamento, a Attendo concluiu que o cronograma deveria ser uma responsabilidade conjunta de gerentes e funcionários. Essa decisão não aumentaria apenas a eficiência, como também garantiria que as leis trabalhistas e as preferências dos funcionários fossem respeitadas. Eles encontraram no ORTEC Workforce Scheduling, equipado com um módulo de Self-scheduling, a tecnologia ideal.

Atendendo às necessidades dos clientes e dos funcionários

"Os funcionários passaram a dedicar o seu tempo e energia ao que realmente importa, trabalhando em soluções para o todo e não apenas para si mesmos", diz Christina Varsamäki, diretora regional da Attendo.

Usando o ORTEC Workforce Scheduling e os módulos disponíveis, como Self-scheduling, Budget & Control e Employee Self-Service, a Attendo conseguiu rearmar o seu cronograma com o objetivo de garantir o foco total nos seus clientes, ao mesmo tempo que gerava autonomia e controle para os seus colaboradores. Os membros da equipe agora podem planejar o seu próprio cronograma com a supervisão da equipe de gestão. Por exemplo, os gerentes das casas de repouso podem reservar datas especiais para treinamentos, além de turnos fixos. Os funcionários podem acessar o agendamento geral do departamento e planejar seus próprios turnos. Desta forma, os colaboradores podem escolher os turnos que melhor combinam com seus dias de folga, e fazer acordos com outros companheiros de equipe sobre quem trabalha em que turnos. Os gerentes podem acompanhar o progresso e editar o cronograma principal em tempo real.

Maior visibilidade e confiança sobre a análise de dados, permitiu que a equipe da Attendo tomasse melhores decisões com mais rapidez e entregasse um cronograma mais econômico. No sistema antigo, os gerentes gastavam até dois dias criando o cronograma mensal. O Planejamento e os relatórios conjuntos costumavam exigir trabalho manual intensivo com uma documentação em papel que acabava sendo ineficiente, cara e insustentável. Agora, eles criam todo o cronograma em apenas duas horas. O desperdício de papel e os custos operacionais foram reduzidos graças à digitalização, liberando tempo nas agendas dos funcionários para outras atividades e facilitando melhorias no serviço oferecido aos clientes.

Entregando o melhor atendimento

“O trabalho manual foi reduzido e as aspirações são mais bem atendidas”, acrescenta Christina Varsamäki. "Finalmente, os funcionários podem dedicar tempo e energia para os assuntos mais pertinentes".

Os clientes da Attendo sofreram menos interrupções em função dos turnos agendados na última hora, graças ao ORTEC Workforce Scheduling. O engajamento dos funcionários aumentou, já que os colaboradores da empresa passaram a ter mais controle sobre o seu tempo, equilibrando de forma adequada o trabalho e a vida pessoal. O tempo gasto para criar o agendamento passou de dois dias para duas horas. As leis trabalhistas são consideradas e os custos podem ser gerenciados em tempo real.

A implementação da solução de agendamento da ORTEC também contribuiu para o impacto ambiental da organização, já que eles passaram a usar menos papel para fins administrativos. Mas talvez a conquista mais importante tenha sido garantir um atendimento de melhor qualidade, alinhando as necessidades dos clientes com as dos funcionários - um avanço para alcançar o objetivo o principal da Attendo: Empoderar indivíduos.