Betrokken en dichtbij

Careander is een kleinschalige organisatie (850 medewerkers) voor mensen met een verstandelijke beperking of een ontwikkelingsachterstand. Het werkgebied is de regio West-Veluwe met 31 locaties. Vanuit hun christelijke achtergrond zien zij ieder mens als waardevol en uniek. Dit uit zich in hun oprechte betrokkenheid naar hun cliënten, maar ook naar hun medewerkers, zowel in dienst als extern.

Succesvolle inzet flexpool

Annemieke van der Meer, intercedent en planner, vertelt dat zij binnen de flexpool van Careander opgezet in 2018 - is gestart met het doorvoeren van roosterwijzigingen en het oplossen van diensten op locatie. Al snel kwam de vraag vanuit de organisatie hoe het oplossen van de openstaande diensten centraal in plaats van decentraal geregeld kon worden. Wat begon binnen 1 regio met drie flexwerkers, is inmiddels uitgegroeid tot een flexpool met 250 mensen. “Omdat wij vooraf met ORTEC alle randvoorwaarden hebben doorgesproken voor de software, was duidelijk wat nodig was om de flexpool goed te laten draaien. Ook hebben we vooraf de regels opgesteld, die we hebben gecommuniceerd met de locaties. Dit bleek een zeer succesvolle manier, waardoor de flexpool in sneltreinvaart is gegroeid en ontwikkeld” legt Annemieke uit.

Grote stappen dankzij ORTEC Workforce Scheduling

“Dankzij het gebruik van de ORTEC’s personeelsplanningsoftware hebben we grote stappen kunnen zetten en staan we op het punt om verder door te ontwikkelen. Komend jaar wordt een planbureau opgezet. Op dit moment maken we niet eens gebruik van alle mogelijkheden die ORTEC biedt, maar wat we nodig hebben en gebruiken gaat heel goed, ” vult Gerjanne van Ommen, één van de drie intercedenten, aan.

“Je bent bij ons geen nummer; dat is de kracht van onze flexpool”

Wekelijks overleg is gouden greep

Het wekelijks overleg van de drie intercedenten en de teammanager noemt Marie-José van der Veen, teammanager, een gouden greep. “Dit lijkt misschien niet efficiënt vanwege de tijdsinvestering, maar het betaalt zich terug doordat we hierdoor snel kunnen schakelen, weten wat er speelt en daarmee diensten snel kunnen invullen. Ook onderstreept dit de persoonlijke aanpak; bij Careander zijn mensen geen nummer. De cliënten niet, en de medewerkers (intern en extern) niet. Dit is de kracht van onze flexpool. Er is een goede samenwerking tussen de roosteraars van de locaties en de intercedenten. Drie intercedenten zorgen er samen met een team van 250 professionele medewerkers uit de flexpool voor dat er een goede bezetting op de werkvloer is.”

Doorontwikkeling flexpool

Bij de start van de flexpool zijn afspraken gemaakt en richtlijnen opgesteld. Zo werden slaapdiensten niet uitbesteed naar de flexpool i.v.m. met het alleen werken op een locatie. Inmiddels kan dat wel dankzij nieuw opgedane inzichten. Langdurige ziekteopvang werd een paar jaar geleden niet opgelost door de flexpool. Hierin wordt nu ook per locatie maatwerk geleverd. Careander laat hiermee zien continu te blijven ontwikkelen en te acteren op actuele vragen en wensen.

Binden en boeien vergroot betrokkenheid en werkplezier

Flexwerkers kunnen bieden op diensten en zelf hun rooster invullen. Dankzij deze flexibiliteit wordt het werkplezier en de betrokkenheid bij de organisatie vergroot. Werk en privé sluiten veel beter op elkaar aan, waardoor mensen graag voor Careander blijven werken, maar ook binnen de zorg. Deze opzet zorgt voor een positieve bijdrage aan de arbeidskrapte in de zorg en is een voorbeeld voor andere zorgorganisaties. Een goede personeelsbezetting is namelijk een belangrijke voorwaarde voor een goede continuïteit en de kwaliteit van zorg.

“Careander liet mensen op verschillende locaties werken; een revolutionaire stap”

“Daar is wel lef voor nodig,” zegt Jan Hendrik Kieft, business consultant ORTEC. “Toen we in 2018 begonnen, hebben we echt moeten investeren in omdenken. Het systeem moest veranderen: van decentraal naar centraal. Daarom zijn we klein, regionaal begonnen. Inmiddels staat een groot en volwassen geworden flexpool op de kaart. Careander liet mensen op verschillende locaties werken; een revolutionaire stap. Die op dit moment ervoor zorgt dat ze onderscheidend bezig zijn binnen de zorg. Het hele personeelsbeleid is gericht op zorgen voor en met elkaar.”

“De inzet van een uitzendbureau is dankzij de goed georganiseerde flexpool aanzienlijk afgenomen”

Iedere flexpoolmedewerker komt in een warm bad terecht en voelt zich onderdeel van de organisatie. Zelfs op locaties waar veel van de mensen wordt gevraagd en waar de zorg zwaar is, is de uitval en uitstap van mensen klein. Voor deze diensten, wordt nog steeds een uitzendbureau ingezet om de diensten volledig gevuld te krijgen. Op alle andere zorglocaties is de inzet van een uitzendbureau dankzij de goed georganiseerde flexpool aanzienlijk afgenomen.

Positieve bijdrage aan arbeidskrapte zorg

Hoe draagt Careander bij aan het terugdringen van de tekorten op de arbeidsmarkt binnen de zorg? “Flexwerkers hebben zelf de regie en dat zorgt voor een hoge mate van werkplezier. Ze kunnen kiezen uit de locaties en alles verkennen. Ze hebben zelf de keuze uit het aantal uren dat ze willen werken. Zeker voor oudere flexwerkers is deze grote flexibiliteit een groot voordeel. Het bieden op diensten, de vrijheid en de persoonlijke aanpak zijn drie elementen die ons bijzonder maken en die ervoor zorgen dat we mensen aan ons binden. En behouden,” legt Marie-José uit. En hiermee levert Careander een mooie bijdrage aan het tekort aan zorgmedewerkers. “Mensen die bij ons werken stappen niet zomaar op en zeker niet uit de zorg.”

93% van de diensten in 2022 ingevuld en opgelost

Binnen de flexpool, de flexibele schil rondom een team, zijn legio mogelijkheden, maar ook voor mensen in loondienst zijn binnen Careander voldoende opties om naast hun basiscontract ook op andere locaties of functies ingezet te worden. Dit is oprecht binden en boeien van mensen. De flexpool is er niet alleen om diensten op te lossen, wat in 93% van de gevallen in 2022 is gelukt, maar ook om mensen de kans te geven op een andere plek te werken en te ontdekken wat andere locaties te bieden hebben.

Advies aan andere soortgelijke zorgorganisaties

“Laat het team de eerste 48 uur zelf oplossen en zet daarna pas de flexpool in. Los van het gebruik van ORTEC Workforce Scheduling, die ons veel tijd en energie, en dus kosten bespaart, adviseren wij tijd te investeren in wekelijks overleg en menselijk contact. Ook het maken van richtlijnen, voordat de flexpool van start gaat, is succesvol gebleken. Maar je moet ook het lef hebben om deze richtlijnen op basis van nieuwe inzichten en ervaringen bij te stellen en aan te passen” adviseert Marie-José.