Für Catering-Unternehmen ist die Personalplanung längst nicht mehr nur eine administrative Aufgabe. Sie hat sich zu einem strategischen Instrument entwickelt, das sich unmittelbar auf die Servicequalität, die Kostenkontrolle und die Mitarbeitendenzufriedenheit auswirkt. Ganz gleich, ob Sie im Bereich der Betriebsverpflegung, in Gesundheitseinrichtungen, Bildungseinrichtungen, im Event-Catering oder in Unternehmen mit mehreren Standorten tätig sind – die grundlegende Frage bleibt dieselbe: „Wie stellt man sicher, dass die richtigen Leute zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind, ohne dabei unnötige Kosten zu verursachen oder die Teams zu überlasten?“
Warum die Personalplanung im Catering so komplex ist
Für Planer, Personalverantwortliche und Betriebsleiter stellt dies eine tägliche Herausforderung dar. Der Bedarf an Arbeitskräften unterliegt ständigen Veränderungen und unterscheidet sich oft erheblich je nach Standort.
Zu den häufigsten Herausforderungen zählen:
An einem Standort herrscht Personalmangel, während an einem anderen Standort Überkapazitäten bestehen
Abwesenheiten von Beschäftigten oder kurzfristige Serviceanfragen
Druck auf die Margen und steigende Lohnkosten
strenge Vorschriften in Bezug auf Tarifverträge, Arbeitsverträge und Arbeitszeiten
Zudem sind viele Beschäftigte an mehreren Standorten tätig, was es erschwert, den Überblick zu behalten und flexibel auf sich ändernde Umstände zu reagieren.
Diese Herausforderung ist vielen Catering-Unternehmen bekannt. Wenn Standorte unabhängig voneinander agieren und Personaldaten isoliert vorliegen, wird es schwierig, die Personalkapazitäten effektiv auf den tatsächlichen Bedarf abzustimmen. Infolgedessen verpassen Unternehmen häufig die Gelegenheit, ihre Belegschaft standortübergreifend effizienter einzusetzen.
Wessel Winkelhuijzen
In der Catering-Branche geht es bei der Personalplanung um weit mehr als nur darum, Schichten zu besetzen. Jeden Tag müssen Unternehmen schwankende Nachfrage, mehrere Standorte, die Verfügbarkeit von Beschäftigten und strenge Arbeitsvorschriften unter einen Hut bringen. Erfolgreich sind jene Unternehmen, denen es gelingt, diese Komplexität in Flexibilität umzuwandeln – indem sie die Personalplanung nicht nur zur Kostenkontrolle nutzen, sondern auch zur Gewährleistung der Servicequalität und zur Schaffung einer besseren Mitarbeitendenerfahrung.
Von der isolierten Planung zu einer intelligenten Personalstrategie
Viele Unternehmen erstellen Dienstpläne nach wie vor standortweise. Auch wenn dieser Ansatz aus historischer Sicht nachvollziehbar ist, erweist er sich in der Praxis oft als ineffizient. In einem Bereich bleibt die verfügbare Kapazität ungenutzt, während an anderer Stelle Personalengpässe auftreten. Ein effektiverer Ansatz besteht darin, die Personalplanung unternehmensweit zu managen. Durch die Verknüpfung von Nachfrage, Personalkapazität und Verfügbarkeit von Beschäftigten erhalten Unternehmen einen wesentlich klareren Überblick. Dadurch wird es möglich, Kapazitäten intelligenter auf die Standorte zu verteilen, schneller auf Veränderungen zu reagieren und fundiertere Personalentscheidungen zu treffen.
Kostensenkung bei gleichzeitiger Verbesserung der Servicequalität
Wenn die Personalplanung strategischer gestaltet wird, verzeichnen Unternehmen häufig Verbesserungen in mehreren Bereichen:
geringere Abhängigkeit von Zeitarbeitsfirmen
bessere Auslastung der eigenen Beschäftigten
bessere Kontrolle über Kosten und Produktivität
Durch den Überblick über die personellen Kapazitäten an allen Standorten können Catering-Unternehmen ihr vorhandenes Personal besser einsetzen und unnötige Personalkosten senken.
Steigerung der Agilität durch interne Flexibilität
Neben der Schaffung einer soliden Planungsgrundlage ist es unerlässlich, in den täglichen Abläufen flexibel zu bleiben.
Indem Unternehmen ihre Beschäftigten aktiv in die Besetzung offener Schichten einbeziehen, können sie die Flexibilität ihrer Belegschaft erheblich steigern. Beispiele hierfür sind:
unbesetzte Schichten für die Beschäftigten sichtbar machen
Beschäftigten die Möglichkeit geben, sich für zusätzliche Schichten einzutragen
Lücken im Dienstplan schnell und transparent schließen
Dadurch entsteht eine Win-win-Situation: Die Beschäftigten gewinnen an Flexibilität und Einfluss auf ihre Arbeitszeiten, während die Catering-Manager Personalengpässe schneller und effizienter beheben können.
Engagierte Beschäftigte machen den Unterschied
In einer Branche, in der Beschäftigte häufig direkt bei den Kunden vor Ort tätig sind, ist es nicht immer einfach, eine enge Bindung zum Unternehmen aufrechtzuerhalten. Aus diesem Grund ist das Engagement der Beschäftigten so wichtig.
Ein effektives Personalmanagement geht über die reine Optimierung hinaus. Wichtig sind auch eine klare Kommunikation, Transparenz bei der Dienstplanerstellung und ein starkes Zugehörigkeitsgefühl.
Wenn Beschäftigte einen besseren Einblick in ihre Dienstpläne haben und darauf vertrauen, dass die Planungsprozesse fair und präzise sind, steigt das Engagement ganz von selbst. Dies verbessert nicht nur die Mitarbeitendenerfahrung, sondern trägt auch zur Mitarbeiterbindung und zur operativen Stabilität bei.
Personalmanagement als integraler Bestandteil des Geschäftsbetriebs
Für Catering-Unternehmen besteht der wichtigste Schritt darin, das Personalmanagement nun aus einer anderen Perspektive zu betrachten – nicht als administrative Aufgabe, sondern als integralen Bestandteil des Geschäftsbetriebs.
Dies beginnt mit:
Verknüpfung von Nachfrage, Personalkapazität und Personaldaten
Nutzung intelligenter Optimierungstechnologie
aktive Einbeziehung der Beschäftigten in den Planungsprozess
Kombination von Dienstplanerstellung und Kommunikation in einem einheitlichen Ansatz
Von der operativen Herausforderung zum strategischen Vorteil
Unternehmen, die diesen Ansatz verfolgen, profitieren von erheblichen Vorteilen:
verbesserte Kostenkontrolle
geringere Abhängigkeit von externem Personal
höhere Mitarbeitendenzufriedenheit
konsistentere Servicequalität
In einer Branche, in der sich die Nachfrage täglich ändert und die Beschäftigten nach wie vor den entscheidenden Unterschied ausmachen, ergibt sich ein echter Wettbewerbsvorteil aus der Kombination von intelligenter Technologie und engagierten Beschäftigten.
Denn wenn die Personalplanung intelligent gesteuert wird, wird Komplexität zu einer Stärke.
