Im Rahmen der Workforce Planning Experience 2026 sprach Vincent Lemmens, Bereichsleiter Personalmanagement bei ORTEC, über den raschen Wandel in der Personalplanung. Vor dem Hintergrund von künstlicher Intelligenz, Arbeitskräftemangel und zunehmender operativer Komplexität entwickelt sich das Personalmanagement von einer administrativen Disziplin zu einem strategischen Steuerungsinstrument. Die Kernfrage verschiebt sich dabei deutlich. Sie lautet nicht mehr: Wie viel Personal benötigen wir? Sondern: Wie können wir Einsatzfähigkeit, Präferenzen, gesetzliche Vorschriften, Qualifikationen und Kontinuität in einem einzigen integrierten Planungsprozess zusammenführen, wobei die Beschäftigten über eine App aktiv einbezogen werden?
ORTEC vereinfacht die Personalplanung mithilfe von KI
„ORTEC entwickelt Software, die Betriebsabläufe vereinfacht“, erklärt Lemmens. „Mit KI-gestützter Technologie beseitigen wir Störfaktoren und überflüssige Entscheidungen, damit sich die Menschen auf das konzentrieren können, was wirklich wichtig ist.“
Seiner Ansicht nach geht es beim modernen Personalmanagement nicht um mehr Technologie, sondern um deren intelligenteren Einsatz. „Wir sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft. Die KI spielt dabei eine wichtige Rolle, doch der Mensch bleibt stets verantwortlich.“
Bei ORTEC umfasst das Personalmanagement das gesamte Spektrum: von der Bedarfsprognose und der Dienstplanerstellung bis hin zur Außendienstplanung. „Durch die Verknüpfung von Planung und Umsetzung können Unternehmen schneller Kurskorrekturen vornehmen, unabhängig davon, wo die Arbeit stattfindet.“
Die zunehmende Aufmerksamkeit für das Personalmanagement sei logisch, sagt er und fährt fort: „Der Arbeitskräftemangel macht eine gute Personalplanung dringender denn je.“ Die Übernahme von Klages & Partner in Deutschland fügt sich in diese Strategie ein und stärkt die Kompetenzgrundlage von ORTEC in Europa.
KI im Personalmanagement: praktisch, zuverlässig und kontrollierbar
Künstliche Intelligenz weckt sowohl Erwartungen als auch Skepsis. Lemmens äußert sich dazu ganz klar: „KI ist für ORTEC unverzichtbar, jedoch stets unter Einbeziehung des Menschen.“
Der Unterschied liegt in der Anwendung. „Wir setzen KI nicht als eigenständigen Chatbot ein, sondern integrieren sie tief in unsere Planungssoftware. Die Anwender kommunizieren in ihrer eigenen Sprache mit ihrem Planungsprozess, während die KI bewährte Funktionen steuert. Dadurch bleiben die Ergebnisse zuverlässig und nachvollziehbar.“
Die Kombination aus KI, mathematischer Optimierung, Selbstplanung, einer intuitiven App und LLM-Unterstützung gibt den Beschäftigten mehr Eigenverantwortung innerhalb klarer Rahmenbedingungen. Gleichzeitig ermöglicht sie Unternehmen eine bessere Steuerung der Personalausstattung und der Qualität.
Vom Chatbot zum KI-Agenten
Die für die Kunden spürbaren Auswirkungen zeigen sich im Aufkommen von KI-Agenten. „Kein Chatbot, der Ratschläge erteilt, sondern Agenten, die tatsächlich handeln“, sagt Lemmens. Diese Agenten unterstützen unter anderem:
Beschäftigte bei der Beantragung oder dem Tausch von Diensten
Planer bei der Optimierung von Dienstplänen
Führungskräfte bei der Prüfung und Genehmigung von Änderungen
„Ein Tauschwunsch, der alle Vorschriften erfüllt, kann automatisch genehmigt werden. Das spart Zeit und verringert die Arbeitsbelastung.“ Gleichzeitig wird KI eingesetzt, um Dienstpläne intelligenter zu gestalten, wobei den Präferenzen mehr Aufmerksamkeit geschenkt wird und bei der Selbstplanung nur minimale Änderungen erforderlich sind.
Optimierung: die stille Kraft hinter der KI
Obwohl generative KI viel Aufmerksamkeit auf sich zieht, verweist Lemmens auf eine entscheidende Grundlage: die mathematische Optimierung. „KI ist mehr als nur Sprachmodelle. Unsere Stärke liegt in der Optimierung und in diesen Bereich investieren wir weiterhin in großem Umfang.“
Er verweist auf einen amerikanischen Kunden aus dem Außendienstbereich, bei dem ORTEC bessere Planungsergebnisse erzielte als Lösungen führender Universitäten und großer Technologieunternehmen. „Dies führt zu einer effizienteren Kapazitätsauslastung und erheblichen Kosteneinsparungen.“
Fazit: KI als Ergänzung, nicht als Ersatz
Das Personalmanagement hat sich in rasantem Tempo zu einem strategischen Handlungsfeld entwickelt, in dem KI und Optimierung, Mensch und Technologie sowie Planung und Umsetzung zusammenkommen. Unternehmen, die in diesem Bereich erfolgreich sein wollen, investieren nicht nur in neue Technologien, sondern vor allem in Lösungen, die die Komplexität verringern und die Entscheidungsfindung verbessern. Vincent Lemmens fasst es wie folgt zusammen: „KI übernimmt die Arbeit nicht, sondern hilft den Menschen dabei, bessere Entscheidungen zu treffen – schneller, konsequenter und wirkungsvoller.“