Autonomisation des individus grâce à la planification des effectifs ORTEC Workforce Scheduling
La meilleure façon d’évaluer l’état de santé d'un pays est de voir de quelle façon il prend soin de sa population âgée et handicapée. Les pays nordiques peuvent se vanter d'une longue tradition concernant la satisfaction des besoins de ces deux groupes de personnes. Dans cette région, Attendo est à la pointe en matière de soins depuis les années 1980. Chaque jour, les 24 000 employés d'Attendo offrent des soins de haute qualité aux personnes âgées et aux personnes en situation de handicap, ainsi que des soins médicaux et dentaires dans plus de 700 établissements différents, en Suède, en Finlande, en Norvège et au Danemark. Attendo s'efforce de responsabiliser chaque individu avec compétence, engagement et soin. Que promet l'entreprise ? Elle s'engage à assurer aux clients les soins dont ils ont besoin, au moment où ils en ont besoin, et de la manière souhaitée.
Un engagement à l'égard de la qualité
Pour tenir sa promesse, Attendo doit s’assurer de la qualité et de la disponibilité de ses employés. Cependant, dans une organisation comptant des milliers d'employés répartis dans des centaines d'unités il n'est pas facile de planifier le travail du personnel soignant approprié de façon à répondre aux besoins des clients. Les planificateurs doivent s'assurer que, lors de chaque quart, suffisamment de temps est consacré aux clients. Ajoutez à cette équation les préférences du personnel et les coûts, et la tâche devient encore plus difficile. Sans parler des questions importantes ayant trait au droit du travail, qui doivent être prises en compte dans le planning.
Après un examen minutieux de son processus de planification, Attendo est arrivée à la conclusion que le planning devrait se trouver sous la responsabilité partagée des responsables et du personnel. Cela augmenterait non seulement l'efficacité, mais garantirait également le respect du droit du travail et des préférences des employés. L'entreprise a trouvé sa technologie habilitante sous la forme de la planification des effectifs ORTEC Workforce Scheduling, qui est équipée d'un module de planification autoprogrammé.
Faire correspondre les besoins des clients et des employés
«Les employés économisent désormais leur temps et leur énergie pour des choses importantes, en travaillant à une solution pour tous, et pas seulement pour eux-mêmes», déclare Christina Varsamäki, directrice régionale d’Attendo.
En se servant de la planification des effectifs ORTEC Workforce Scheduling, et des modules disponibles, tels que la planification autoprogrammée (Self-scheduling), le contrôle budgétaire (Budget & Control) et le self-service employé (Employee Self-Service), Attendo a pu retravailler son planning de façon à permettre une concentration totale sur les clients, tout en responsabilisant les employés. Les membres du personnel peuvent désormais planifier leurs propres horaires, sous la supervision de la direction. Les responsables des foyers de soin peuvent réserver des dates spéciales pour la formation et les quarts de travail fixes. Les employés peuvent ensuite accéder à un aperçu du planning du service, dans lequel ils peuvent planifier leurs propres quarts de travail. Les employés choisissent généralement les quarts de travail qui s'harmonisent le mieux avec leurs jours de congé, et peuvent s'arranger entre eux quant à savoir qui travaille pendant quel quart. Les responsables peuvent suivre l'évolution et modifier ce planning principal en temps réel.
Avec une visibilité et une analyse des données accrues et fiables, l'équipe d'Attendo peut prendre de meilleures décisions plus rapidement et livrer un planning plus soucieux des coûts. Dans l'ancien système, les responsables passaient jusqu'à deux jours à créer le planning mensuel. La planification conjointe et la présentation de rapports exigeaient un travail manuel intensif, avec une documentation papier inefficace, coûteuse et non durable. Désormais, il leur suffit en tout et pour tout de deux heures pour établir le planning. Le gaspillage de papier et les coûts opérationnels ont été réduits grâce à la numérisation. Cela libère du temps pour d'autres choses dans l'ordre du jour des employés, ce qui facilite l'amélioration des services pour les clients.
Assurer de meilleurs soins
«Le travail manuel a été réduit et les demandes sont mieux satisfaites», ajoute Christina Varsamäki. «En conclusion, les employés économisent désormais du temps et de l'énergie, pour les consacrer aux questions urgentes».
Grâce à la planification des effectifs ORTEC Workforce Scheduling, les clients d'Attendo ont connu moins de perturbations dues à des modifications du planning de dernière minute. L'engagement des employés a augmenté et le personnel de la société a plus de contrôle sur l'équilibre entre sa vie professionnelle et sa vie privée, et sur le programme de soins. Le temps consacré à la planification a été réduit, passant de deux jours à deux heures. Le droit du travail est examiné de façon proactive et les coûts peuvent être gérés en temps réel.
La mise en place de la solution de planification d'ORTEC a également influé sur l'empreinte environnementale de l'organisation, une quantité de papier moins importante étant utilisée à des fins administratives. Mais le gain le plus important réside sans doute dans le fait d'assurer des soins de meilleure qualité, en alignant les besoins des clients sur ceux des employés, ce qui est un pas en avant dans la réalisation de la vision d'Attendo, qui vise à responsabiliser l'individu.
