Un besoin de précision et de rapidité

G4S est un leader du marché des solutions de sûreté et de sécurité dans le monde entier. Pour rester compétitive sur le marché, l'entreprise a cherché à améliorer la qualité et l'efficacité de ses services. La planification des effectifs joue un rôle clé, mais l'élaboration d'un planning pour 4 500 employés comporte son lot de difficultés. Avec ORTEC Workforce Scheduling, G4S a trouvé la solution qui améliore la flexibilité du planning et garantit une plus grande satisfaction des employés.

ORTEC Workforce Scheduling a déployé avec précision des milliers d'employés de manière intelligente et efficace. Les employés de la société, un mélange de personnel à temps partiel et à temps plein, sont spécialisés dans la sécurité aérienne, les services de soins et de justice, la surveillance sécurisée, les services de patrouille et d'intervention, et les services d'incendie et de sécurité. Leur aide est essentielle aux opérations des clients. Pour répondre à la demande, G4S utilise une période de planification de quatre semaines, qui est souvent sujette à des fluctuations importantes. L'entreprise conclut des accords avec ses clients pour un certain nombre d'heures par mois et réalise ses marges bénéficiaires grâce à ces contrats.

Des plannings dynamiques pour une entreprise dynamique

Avec ORTEC Workforce Scheduling. G4S rend son processus de planification plus précis et plus réactif. Une équipe de planification décentralisée de plus de 40 planificateurs utilise la solution d'ORTEC pour établir un planning clair qui tient compte des conditions contractuelles, ainsi que des qualifications et des préférences de tous les employés.

Pour G4S, il est également essentiel d'avoir une bonne vue d'ensemble du planning. "Nous avons désormais une meilleure vue d'ensemble de notre planification", déclare Fokke de Vries. "Les rapports de gestion sont également très importants pour nous. ORTEC Workforce Scheduling nous aide à mieux respecter la loi sur le temps de travail. Le tableau de planification nous donne des informations en temps réel pour soulager les employés qui ont déjà atteint leur durée maximale de travail." Grâce à cette meilleure compréhension du processus de planification, G4S peut répondre rapidement aux demandes de capacité des clients. Les employés savent également ce que l'on attend d'eux et où ils vont travailler. Lorsqu'un collègue est absent pour cause de maladie ou pour d'autres raisons, sa direction peut réagir immédiatement.

Avec ORTEC Workforce Scheduling, G4S peut scanner automatiquement les objets, les lieux de travail et les employés. Le planificateur n'a donc plus besoin de les saisir à la main. Le chef de projet de G4S déclare : "Les post-it jaunes collés sur l'écran du planificateur appartiennent désormais au passé. L'intégration entre ORTEC Workforce Scheduling et nos processus administratifs, tels que la facturation et le traitement des salaires, évite le travail supplémentaire et les erreurs."

Plus d'efficacité et de satisfaction des employés

"Grâce à ORTEC Workforce Scheduling, nous avons un meilleur équilibre entre l'offre et la demande", ajoute le chef de projet. ''Les employés ne sont jamais inactifs, mais ils ne font pas non plus trop d'heures supplémentaires. Cela les rend heureux, et les clients le sont aussi. Moins de stress dans le planning signifie que nous pouvons fournir un meilleur service à la clientèle."

Un meilleur aperçu des conditions de planification signifie que les planificateurs peuvent accomplir leurs tâches plus efficacement. Cela améliore les scores de satisfaction des employés de G4S et augmente la satisfaction des clients en raison de la rapidité accrue et de la fiabilité des horaires. La conformité à la loi locale sur les heures de travail et aux contrats des clients est automatiquement calculée dans le planning, ainsi que les remboursements des frais de déplacement, les indemnités pour les heures de travail irrégulières et les heures supplémentaires. ORTEC Workforce Scheduling est connecté à l'ERP de l'entreprise, ce qui rend le processus administratif plus rapide et plus fiable. G4S utilise également ORTEC Employee Self Service. Cela permet aux employés de demander des changements d'équipe et des congés en ligne. Il permet également de maintenir les plannings de nos employés à jour à tout moment."