Kennis verhogen met ORTEC WS e-learning

St. Antonius, een groot ziekenhuis met meerdere vestigingen in de regio Utrecht, maakt gebruik van ORTEC Workforce Scheduling (ORTEC WS) om haar medewerkers optimaal in te plannen. Het ziekenhuis telt circa 600 gebruikers van het systeem, wat maakt dat het goed monitoren en bewaken van de kennis en kunde rondom het roosterproces essentieel is. Zo bood het ziekenhuis regelmatig klassikale scholing aan, maar door onder andere de toegenomen drukte bij applicatiebeheer en daaropvolgend de coronacrisis, kwam men niet meer toe aan het aanbieden van klassikale trainingen. Door frequente wisselingen in gebruikers en wijzigingen in de CAO werd duidelijk dat de kennis met betrekking tot het roosteren niet optimaal was.
Daarom besloot het ziekenhuis op zoek te gaan naar een passende oplossing.

Online leeromgeving

Na contact met ORTEC werd de oplossing gevonden in ORTEC WS e-learning, een online leeromgeving waarin medewerkers waar en wanneer zij willen, in hun eigen tempo, het aangeboden leerprogramma kunnen doorlopen. Zo wordt iedereen op uniforme wijze opgeleid en kan worden bijgehouden wanneer een medewerker de training heeft afgerond. Henny Takens en Sonja Kooijman, applicatiebeheerders van St. Antonius, waren nauw betrokken bij dit proces. Sonja: “De kennis van de planners, team- en afdelingshoofden kon beter, doordat er langere tijd geen scholing had plaatsgevonden en het maken van de personeelsplanning bovendien complex is. Het vraagt niet alleen technische kennis, maar ook kennis van de toepassing van de CAO, Arbeidstijdenwet en regelingen. En dat alles naast je andere werkzaamheden. In ORTEC WS e-learning vonden we de oplossing om de kennis bij te spijkeren en een grote groep te bereiken.” Inmiddels hebben zo’n 300 collega’s de e-learning afgerond.

“Medewerkers die de e-learning hebben gevolgd, begrijpen veel beter hoe het systeem werkt en wat er mogelijk is. Dat scheelt ons veel extra uitleg en afhandeling van tickets.”

Effectiever en sneller

Gebruikers van ORTEC WS die het e-learningprogramma volgden, waren enthousiast. Zo kwamen medewerkers erachter dat ze dingen vaak op hun eigen manier deden, en leerden ze dat het eigenlijk veel effectiever en sneller kan. Henny: “Medewerkers die de e-learning hebben gevolgd, denken goed na als ze een ticket aanmaken. Je merkt dat ze veel beter begrijpen hoe het systeem werkt en wat er mogelijk is. Dat scheelt ons veel extra uitleg en afhandeling van tickets.”

Henny en Sonja zijn ook blij met de vrijheid die je hebt binnen het systeem van de e-learning: “Het is heel mooi dat je zelf aanpassingen kunt doen, zowel de vragen, afbeeldingen en structuur van de training, als het al dan niet verplicht maken van onderdelen.”

Sonja: “Om er meer grip op te krijgen, hebben we voor nieuwe gebruikers de e-learning verplicht gesteld. Medewerkers kiezen zelf het moment waarop ze de e-learning volgen. Pas na succesvolle afronding van de training, krijgen zij toegang tot ORTEC WS. Daarmee weten zij precies hoe alles werkt en we merken dat dit een positief effect heeft.”

“De e-learning is een belangrijk hulpmiddel om te zorgen dat de roosteraars, team- en afdelingshoofden een goede basis hebben om te werken in ORTEC WS.”

Alexandra Kramer, Hoofd HR Services & Ondersteuning, vult daarop aan: “ORTEC WS is een belangrijke applicatie binnen ons ziekenhuis. De kwaliteit van de roosters en betaling van toeslagen en vergoedingen valt of staat met de kennis van onze collega’s die hier mee werken. Dat is een grote verantwoordelijkheid. De e-learning is dan ook een belangrijk hulpmiddel om te zorgen dat de roosteraars, team- en afdelingshoofden een goede basis hebben om te werken in ORTEC WS.”

Toekomst

Het liefst zien Henny en Sonja dat komende tijd nog meer ORTEC WS-gebruikers de e-learning volgen. Daarnaast hebben beiden nog veel ideeën voor de inrichting en het succes van de leeromgeving. Zo willen ze graag nog gepersonaliseerde video’s toevoegen. Ook zien ze potentie in het jaarlijks aanbieden van een opfriscursus via een e-learning en de mogelijkheid om te gaan starten met klassikale kennissessies waarin specifieke voorbeeldcases aan bod komen.