Een leven met kleur

Argos Zorggroep biedt deskundige zorg en behandeling aan ouderen. De liefdevolle aanpak maakt hen uniek. Elke dag zetten de medewerkers zich in voor deze groep met lichamelijke en/of geestelijke problemen bij hen thuis of in één van de huizen voor verpleging of revalidatie. Dit doen zij vanuit de missie dat iedereen liefde en aandacht verdient.

Deze vindingrijke organisatie is altijd op zoek naar manieren om de zorg te verbeteren en toekomstbestendig(er) te maken. Zo levert Argos Zorggroep een bijdrage aan diverse zorginnovatieprojecten en werken zij actief samen met opleidingscentra en andere zorginstellingen. Hierbij verliezen zij hun doel niet uit het oog: liefdevolle en deskundige zorg voor de mensen waar zij voor zorgen.

Van papierwerk naar centraal plannen via ORTEC WS

Jeroen van Zanten, manager centraal planbureau, vertelt dat toen hij begon bij Argos Zorggroep de stap van decentraal (en via papier) naar centraal plannen al was gemaakt. Het werken met de modules van ORTEC maakte direct een groot verschil én bood concreet voordeel: “Iedereen had op elk moment toegang tot zijn of haar rooster. Maar dat niet alleen; ook verlofuren en plus- en minuren waren direct inzichtelijk.”

Het inrichten van een nieuw planproces realiseerde een grotere mate van voorspelbaarheid in de roosters, voor zo’n groot mogelijke groep mensen binnen Argos. “Binnen de drie jaar die ik nu werkzaam ben voor Argos Zorggroep hebben we veel veranderd: de invoering van centraal plannen, werken met ORTEC-modules en een nieuw roosterproces.” Afgelopen jaar was het tijd voor de volgende stap richting professionalisering van capaciteitsmanagement en het centraliseren van de flexpool. Hier kwam Elanza in beeld.

“Voordat we met ORTEC werkten, planden we via Excel bestanden; wat meer leek op een registratiesysteem dan een plansysteem.”

- Wendy Schoo, functioneel applicatiebeheer HRM systemen

Optimalisatie dankzij koppeling Elanza

Als functioneel applicatiebeheer HRM systemen, was Wendy Schoo van Argos Zorggroep betrokken bij de implementatie van de interfaces tussen ORTEC WS en Elanza. “De huidige koppeling met Elanza is een optimalisatie van wat er tot nu toe al was gerealiseerd. ORTEC had bewerkstelligd dat de roosters goed en inzichtelijk waren. Voordat we met ORTEC werkten, planden we via Excel bestanden; wat meer leek op een registratiesysteem dan een plansysteem.”

Het systeem draait nu zes maanden en begon vanuit de behoefte om het werken met drie verschillende uitzendbureaus met 10 tot 15.000 uur losse inzet efficiënter in te richten. Er was geen overzicht voor de uitzendbureaus en Argos Zorggroep. Er waren te veel menselijke handelingen; naam, telefoonnummer en e-mailadres werden bijvoorbeeld handmatig ingetypt. Heel arbeidsintensief en foutgevoelig. Facturen waren hierdoor ook oncontroleerbaar. Met hoge (extra) kosten als gevolg.

De behoefte tot efficiëntieslag was evident. “Via LinkedIn werden we geattendeerd op het bestaan van Elanza en haar aanbod” voegt Jeroen toe. “Elanza richtte zich tot dan toe voornamelijk op zzp-inzet, niet op uitzendbureaus. Maar ze gaven aan dat wel te kunnen en dus besloten we samen van start te gaan.”

“Er werden grote stappen gezet: minder planfouten van externe losse inzet.”

- Jeroen van Zanten, manager centraal planbureau

Grote stappen gezet: veel voordelen

De samenwerking tussen Elanza en Argos Zorggroep ging van start op basis van een implementatieplan met de volgende twee kernvragen: wat is het doel en wat willen we bereiken? Een efficiënte planning en facturatie en eventueel voor de toekomst de interne flex-inzet mee te pakken. “Maar voor nu was het doel om het plan- en facturatieproces te optimaliseren. Met als concreet voordeel dat vanaf het startmoment dubbel roosteren verleden tijd was” vertelt Jeroen trots. “Er werden grote stappen gezet: minder planfouten van externe losse inzet.”

Na zes maanden kan Argos Zorggroep de volgende voordelen benoemen:

• Dankzij de koppeling met Elanza is de interne communicatiestroom geautomatiseerd. Wordt een dienst bijvoorbeeld geannuleerd? Mailen of bellen is niet meer nodig.
• Snellere invulling van openstaande diensten. Uitzendbureaus kregen geen automatische melding in geval van een openstaande dienst. Nu ontvangen ze direct een melding bij een openstaande dienst.
• Openstaande diensten voor dezelfde dag worden direct bij meerdere uitzendbureaus uitgezet. Diensten op langere termijn kun je geautomatiseerd per bureau uitbesteden en zo ben je zelf in control voor de verdeling van diensten, als dat wenselijk is.
• Rapportagemogelijkheden op externe inzet. Op basis van feiten kan worden bepaald of een uitzendbureau voldoet aan de gestelde KPI’s.
• Facturatieproces is sterk verbeterd. De urenspecificatie vanuit ORTEC is leidend hiervoor en wordt meegestuurd met facturen van uitzendbureaus. Argos Zorggroep bepaalt wat het uitzendbureau factureert en niet meer andersom. Tot nu toe moesten veel verschillende partijen de facturatie controleren; deze menselijke handelingen vallen weg en besparen veel tijd en geld.

“De controlemogelijkheden op de planning is vele malen groter dan hij was. Hierdoor is het ontstaan op fouten veel kleiner”

- Jeroen van Zanten

Positieve reacties van uitzendbureaus en uitzendkrachten

De feedback vanuit de uitzendbureaus is positief. “De controlemogelijkheden op de planning is vele malen groter dan hij was. Hierdoor is het ontstaan op fouten veel kleiner” zegt Jeroen. “Ze vonden het in het begin spannend” voegt Wendy toe “nu de verdeling van diensten automatisch ging, waren de uitzendbureaus benieuwd of de verdeling eerlijk zou gaan. In de praktijk blijkt dat de invulling in percentages gelijk is.” Uiteraard zijn er ook voordelen voor de uitzendbureaus:

• Werken in één systeem in plaats van in meerdere dankzij de koppeling tussen Elanza en het eigen plansysteem.
• Minder foutgevoelig door werken met één systeem.
• CSV-bestanden vanuit Excel downloaden vanuit Elanza naar eigen systeem.

Voor uitzendkrachten heeft het werken bij Argos Zorggroep ook een voordeel: alles is goed geregeld met de modules van ORTEC en de koppeling met Elanza. Het uitzendbureau kan de beste match inplannen voor een dienst. Dat betekent meer vaste gezichten op de afdeling. Fijn voor de cliënten en voor de uitzendkrachten; je weet waar je aan de slag gaat.

Persoonlijk overleg bleek succesvolle toevoeging

Bij zo’n ambitieus project als dit, is het een utopie om te verwachten dat alles vlekkeloos verloopt. Er zijn twee aandachtpunten te benoemen. Wendy vertelt dat de koppeling met de diensten van ORTEC naar Elanza en andersom, in geval van wijzigingen, niet altijd goed werkte. Wat bleek: de planner was sneller dan de koppeling. Het werkt inmiddels goed, ook als diensten bijvoorbeeld worden geannuleerd. “Dit soort kinderziektes zijn niet altijd tijdens het testen te ondervangen, omdat je niet met alle specifieke situaties rekening kunt houden” legt Wendy uit.

Jeroen benadrukt vervolgens nog dat persoonlijk overleg tussen ORTEC, Elanza en Argos Zorggroep heel belangrijk is. Dit was niet vanaf de start ingepland en was geen vast onderdeel van de unieke samenwerking. Na twee maanden zat men wel regelmatig fysiek met elkaar om de tafel en dit bleek succesvol. “Een nieuwe samenwerking vraagt korte lijntjes. Per mail of telefoon is het tackelen van bepaalde issues een stuk lastiger” voegt Wendy toe. “Als je samen aan tafel zit kun je direct op elkaar reageren vanuit de eigen expertise en leg je snel de vinger op de zere plek.”

Stip op de horizon

Ondanks dat ze ‘pas’ een half jaar onderweg zijn, is er zeker al een stip op de horizon. En eigenlijk zijn er drie wensen. Het facturatiegedeelte moet op het financiële gedeelte aan gaan sluiten. De urenspecificatie neemt nu alleen de uren mee. Dit moet worden uitgebreid naar ook uurtarieven en onregelmatigheidsberekeningen.

Jeroen voegt toe: “Niet alleen de externe inzet, maar ook interne flex willen we slim en geautomatiseerd gaan benaderen. Werkt iemand bijvoorbeeld vaak op afdeling x, staan daar openstaande diensten en wil je daar werken? Deze zaken koppelen is ingewikkeld om te realiseren, maar willen we wel bereiken.”

Als laatste wens benoemt Jeroen: “Iets bedenken voor het ad-hoc proces. Een dienst voor diezelfde dag valt weg door ziekte. Hoe zet je dit door naar interne en externe medewerkers? Nu loopt het in het proces nog na elkaar in plaats van tegelijk. Juist in ad-hoc situaties heb je maar weinig tijd om de dienst in te plannen en de zorg kunnen bieden. Intern is kostentechnisch aantrekkelijker dan extern, maar niet altijd wenselijk als snelle invulling van de dienst noodzakelijk is.”