Optimizers voor personeelsplanning: 10 mythen

In dit artikel bespreken we 10 mythen over het gebruik van optimizers in de personeelsplanning. Uit deze mythen blijkt dat optimizers veel potentieel hebben. Onze klantcases tonen aan dat deze optimizers zowel de betrokkenheid van medewerkers als de efficiëntie een boost kunnen geven.

Mythe 1: Een optimizer heeft een definitie van een 'goed' rooster nodig. Maar dit is onmogelijk om te definiëren

Een optimizer heeft inderdaad een definitie van een 'goed' rooster nodig om roosters hieraan te kunnen toetsen en onderling te vergelijken. Verschillende stakeholders hebben verschillende visies over hoe een goede planning eruit moet zien. De HR-manager wil dat roosters voldoen aan arbeidswetten en wil overtredingen hiervan voorkomen. De teamleider vindt het belangrijk dat alle taken en diensten zijn opgevuld. Medewerkers willen graag dat er rekening wordt gehouden met hun voorkeuren. De financieel manager wil de kosten voor tijdelijke arbeidskrachten zoveel mogelijk beperken.

Het goede nieuws is dat er met alle bovenstaande voorbeelden rekening kan worden gehouden in een rooster. Organisaties die gebruik willen maken van een optimizer, brengen stakeholders vaak bij elkaar tijdens een workshop. Hier worden de belangrijkste prioriteiten vastgesteld voor de optimalisatie van de planning. Ze evalueren de kwaliteit van de huidige roosters. Ze kunnen ook machine learning toepassen op bestaande roosters om de kwaliteit en nauwkeurigheid ervan te beoordelen.

Door gebruik te maken van de optimizer voor personeelsplanning kan het bedrijf de kwaliteit van ieder gemeten scenario ten opzichte van het huidige rooster beoordelen op basis van verschillende criteria. Dit biedt direct transparantie en inzichten. De optimizer is misschien niet perfect en misschien ook niet in staat om een perfect rooster te maken voor iedere stakeholder, maar de kwaliteit is veel beter vergeleken met zelfgemaakte roosters. De vraag is: ben je klaar voor de mate van transparantie die de optimizer biedt en ben je er klaar voor om te meten en verbeteren?

Mythe 2: Het duurt maar een paar uur om ons rooster te maken, dus een optimizer heeft weinig voordelen

Het doel van een optimizer is niet om de planningswerkzaamheden te verminderen, maar om betere roosters te maken. Stel: je hebt een centraal planningsproces met 5 planners die het rooster voor 250 FTE's maken. Als je je planningswerkzaamheden met 50% vermindert, heb je dus slechts 2,5 FTE's nodig om het rooster te maken. De overgebleven tijd kan worden besteed aan andere werkzaamheden. Maar als je het rooster slechts 2% meer effectief maakt (dit is een voorzichtige schatting), bespaar je 5 FTE's. Dat is twee keer zoveel! Het doel is het rooster te optimaliseren in plaats van het planningsproces te automatiseren. Er is over het algemeen minder tijd nodig om een rooster te maken, maar dit is slechts een bijkomend voordeel.

Mythe 3: Onze planners zijn op de hoogte van alle wensen en omstandigheden van onze medewerkers. De optimizer is hier niet van op de hoogte en ze worden niet gedocumenteerd.

Planners weten inderdaad precies wat de wensen en omstandigheden van je medewerkers zijn. Maar bij grote organisaties wordt het al een stuk lastiger om de wensen van alle medewerkers bij te houden. Misschien durven ook niet alle medewerkers hun voorkeuren te uiten. En wie maakt het rooster als de planners op vakantie zijn? Als medewerkers hun voorkeuren zelf kunnen invoeren in een systeem, zijn de wensen van alle medewerkers gelijkwaardig.

Een optimizer kan met meer voorkeuren rekening houden bij het maken van een rooster dan een planner. Een optimizer kan namelijk met veel complexere zaken rekening houden en binnen enkele seconden miljoenen opties valideren. We hebben gevallen gezien waarin de medewerkertevredenheid, op basis van de werk-privébalans, is gestegen van 4 naar 6,7 (op een schaal van 1 tot 10) na het implementeren van de optimizer en waarin het verzuimpercentage is gedaald met 2 procentpunten.

Mythe 4: Onze planning is gebaseerd op cyclische roosters, dus een optimizer heeft voor ons geen meerwaarde.

Dat kan zo zijn. Maar door arbeidsregels, vergrijzing onder het personeel en veranderende voorkeuren van medewerkers, geven steeds meer medewerkers de voorkeur aan een rooster op maat. De vraag naar personeel wisselt ook, zelfs in fabrieken en de logistieke sector. Dit betekent dat verlofaanvragen ver van tevoren moeten worden ingediend en niet altijd worden gehonoreerd. We hebben ervaren dat er voldoende mogelijkheden zijn om betere roosters te maken met behulp van optimizers, zelfs bij gebruik van cyclische roosters. Optimizers kunnen ook voor balans zorgen in regelmaat en andere factoren, zoals de kosten of de voorkeuren van medewerkers. Als medewerkers voor een bepaalde dag zijn ingeroosterd (bijv. morgen), is de volgende vraag welke medewerker op welke plek wordt ingedeeld. Diploma's en vaardigheden spelen hierin een belangrijke rol, evenals persoonlijke wensen, ervaring, etc. Een werkplek-optimizer kan veel betere en snellere besluiten nemen om dit proces te ondersteunen.

Onzekerheid is een veelvoorkomende uitdaging in verschillende sectoren, zoals de logistiek en e-commerce. Het is bijna onmogelijk om het rooster een maand vooruit te maken als zelfs de volgende dag onzeker is.

De logische eerste stap is het maken van een goede voorspelling op basis van historische informatie, interactie met de afdelingen verkoop en capaciteitsmanagement. Op basis van de werkverwachting kun je een indicatief rooster maken. Je kunt ook een aantal stand-by-diensten aanvragen bij een uitzendbureau. Met deze inzichten voorkom je stress en onzekerheid in het planningsproces. Je kunt betere afspraken maken met jouw eigen medewerkers en uitzendbureaus. Ad-hocplanners en optimizers om roosters aan te passen zijn zeer geschikt voor lastminute-aanpassingen.

Mythe 6: We hebben de optimizer getest, maar de roosters lijken niet op de roosters die we zelf maken.

Dit is een veelgehoorde klacht. Sommige organisaties gebruiken het verschil tussen de zelfgemaakte roosters en de geoptimaliseerde roosters zelfs als een maatstaf voor kwaliteit. De vraag is of geoptimaliseerde roosters wel overeen zouden moeten komen met zelfgemaakte roosters. Het doel is om betere roosters te maken, niet om de fouten uit het verleden te kopiëren en dezelfde kwaliteit te behouden. Vanuit het perspectief van change management bekeken, wil je een naadloze overgang hebben en het liefst zo min mogelijk veranderingen. Dit begrijpen we. Maar je kunt beter nadenken over hoe je de verandering en de overgang het beste kunt managen, in plaats van te streven naar dezelfde roosters.

Mythe 7: We hebben de optimizer getest, maar niet al onze problemen zijn opgelost.

Een optimizer is een handige tool om het rooster te verbeteren, maar vergeet niet dat:

- er nog steeds een planner nodig is om de puntjes op de i te zetten;

- gegevens van groot belang zijn en kloppend moeten zijn, evenals de regels en de instellingen van het rooster;

- verandermanagement van cruciaal belang is, omdat een optimizer andere beslissingen neemt dan de planner.

Daarom raden we aan om jouw definitie van een goed rooster nog eens goed te bekijken, de gegevens en de regels te controleren, een uitgangspunt vast te stellen voor de huidige situatie en langzaam maar zeker proberen te wennen aan het geoptimaliseerde rooster. Laat de puntjes op de i maar aan de planner over.

Mythe 8: Gecentraliseerde roosteroptimalisatie is ouderwets. We werken met zelfroosteren: een moderne manier van plannen waarbij de wensen van onze medewerkers als uitgangspunt worden gebruikt.

Zelfroosteren is een handige manier om medewerkers te betrekken bij het planningsproces. Je hoeft niet veel voorkeursregels op te stellen, omdat de medewerkers hun eigen roosters maken. We gaan ervan uit dat je rekening houdt met de benodigde bezetting en arbeidsregels. Na de eerste ronde van zelfroosteren is er nog een tweede ronde nodig om alle over- en onderbezettingsproblemen op te lossen. Als dit niet tot een gewenste uitkomst leidt, moet er in de derde ronde nog steeds een optimizer aan te pas komen om de resterende knelpunten op te lossen.

Als de teams relatief klein zijn, kan zelfroosteren een handige manier zijn om je roosters te maken, omdat het de teamspirit en samenwerking bevordert. Maar als het team heel groot is en weinig ervaring heeft met geavanceerde planningstechnieken, kan de stap naar zelfroosteren te groot zijn. We hebben gemerkt dat de introductie van zelfroosteren in traditionele sectoren een te grote stap is vanuit het perspectief van verandermanagement. Vaak gaan deze organisaties terug naar gecentraliseerde planning en roosters.

Mythe 9: Het opstellen en bijhouden van optimizers neemt veel tijd in beslag.

Ongeacht of je gebruik wilt maken van een optimizer of niet: een goede planning begint met inzicht in de kenmerken van jouw planningsproces, het doel van de organisatie en hoe je bepaalde parameters kunt beïnvloeden. Deze stappen zijn belangrijk voor de implementatie van ieder personeelsplanningssysteem. Afhankelijk van de omstandigheden, de analyse van de huidige situatie en de bedrijfsregels kan dit tijd in beslag nemen. Hier gaat waarschijnlijk de meeste tijd in zitten, vergeleken met de tijd die nodig is om de optimizer te configureren, valideren en finetunen. Hoe beter jij jouw organisatie kent en hoe vaker je een dergelijk proces doorloopt, hoe sneller je wordt. Vergeet niet om de administratiemedewerker te trainen, zodat de juiste ondersteuning intern geboden kan worden om de oplossing op verschillende afdelingen te implementeren.

Dit is een interessant argument, maar het kan geen kwaad om de kwaliteit van het huidige rooster te controleren. Zijn er geen overtredingen van de arbeidswet? Worden de afspraken met de ondernemingsraad, de bond en andere partijen nagekomen, zoals de tijd van publicatie? Het is ook raadzaam om na te gaan of het werkelijke werkaanbod overeenkomt met het aantal ingeroosterde medewerkers. En hoeveel extra medewerkers (bijv. via uitzendbureaus) er worden ingezet vergeleken met de beschikbare medewerkers die in dienst zijn van de organisatie. Tot slot: zijn je medewerkers echt tevreden met hun rooster, hun werk-privébalans, de mogelijkheid om roosters uit te wisselen, persoonlijke communicatie, etc.?

Ervaring leert ons dat grote verbeteringen alleen mogelijk zijn als je optimalisatie toepast. Combineer optimizers met forecasts, ad-hocplanning op de dag zelf en persoonlijke communicatie voor een ideale personeelsplanning. Er is veel ruimte voor verbetering (afhankelijk van de fase waarin het planningsproces verkeert). We hebben stijgingen gezien in de efficiëntie en kostenbesparingen van 2 tot 5%. Er is dus voldoende reden om in professionele software voor personeelsplanning te investeren. De voordelen voor medewerkers zijn ook duidelijk: geoptimaliseerde roosters zorgen voor meer betrokkenheid en behoud.