Wat zijn de uitdagingen vandaag op het gebied van personeelsbeheer of ‘Workforce Management’ binnen de productiesector?

Erwin, key accountmanager bij Protime, ziet een duidelijke trend naar meer flexibiliteit. Werknemers willen een goede work-life balans en inspraak in hun agenda. Dit betekent dat werkgevers creatief moeten omgaan met roosters en verlofregelingen. Efficiënte workforce management tools kunnen hierbij helpen.
Wessel, industry leader bij ORTEC, pikt hierop in. Hij ziet dat net die toenemende vraag naar flexibiliteit voor uitdagingen zorgt in de planning. De vraag naar arbeid fluctueert, en de wensen van medewerkers zijn diverser dan vroeger. Dit maakt het moeilijker om de juiste mensen op de juiste momenten op de juiste posities te krijgen.
Tom Sabbe, die met zijn beide voeten in de realiteit staat als productiemanager bij Vandemoortele, ziet eveneens de vraag naar meer flexibiliteit toenemen. Veel werknemers hechten meer en meer belang aan de work-life balance en dat maakt het maken van roosters steeds complexer. Met alleen het bieden van meer loon dan de concurrentie red je het niet in tijden van arbeidskrapte. Flexibiliteit is een must.

Op welke manier kan je meer flexibiliteit creëren voor je medewerkers?

Bij Vandemoortele streeft men naar een cultuur van zelfsturing. Medewerkers beheren hun eigen verlof via My Protime, binnen het kader van een vast verlofproces. Dat proces houdt in dat iedereen zelf zijn verlof kan kiezen, maar daarvoor wel binnen kleinere teams moet afstemmen met de collega’s. Er zijn ook snipperdagen die men zelf kan vastleggen en ook met ploegwissels wordt er flexibel omgegaan, aldus Tom van Vandemoortele. De nadruk ligt op het vinden van oplossingen in overleg met collega's.

Als we ons oor te luisteren leggen bij planningsexpert Wessel van ORTEC dan benadrukt hij dat een optimale planning cruciaal is om flexibiliteit te kunnen aanbieden. Een planningstool zoals ORTEC Workfoce Scheduling, kan helpen bij het maken van dienstroosters met fluctuerende bezetting.
Hij onderscheidt twee fases in het planproces. In een eerste fase wordt er gekeken naar wie er aanwezig is: wie werkt op een bepaalde shift? Op de dag zelf, of kort van tevoren, wordt dan besloten wie wat gaat doen: wie doet welke taak? Rekening houdend ook met de competentie van de medewerker.
De ORTEC-tool maakt gebruik van wiskunde met algoritmes en heuristieken om tot een optimale planning te komen: eerst een dienstrooster en later de dag- en taakplanning. En doordat je die taakplanning zo snel kunt maken, kan je ook beter omgaan met verstoringen: bijv. ziekte of defecte machines. De software kan betrekkelijk eenvoudig een nieuwe planning maken.

Erwin van Protime voegt er nog aan toe dat ook goede employee self-service tool essentieel is. Een optimale planning moet immers rekening houden met zowel voorziene als onvoorziene omstandigheden. Met een goeie ESS-tool beheren medewerkers zelf hun verlof, afwezigheid en tellers. Teamleiders keuren verlofaanvragen goed of af, met oog op de productiecapaciteit. Realtime zicht op beschikbaarheid van medewerkers helpt planners en productiemanagers om tijdig te anticiperen op tekorten door bijv. uitzendkrachten in te schakelen.

Welke mogelijkheden zijn er om medewerkers te betrekken in het planproces?

Wessel (ORTEC) ziet verschillende vormen van inspraak.

• Ruilen van diensten: eenvoudig via een softwaresysteem met controle op arbeidstijdenwet en competenties.
• Shift bidding: medewerkers kunnen extra diensten opnemen via een app.
• Zweeds drie ronde zelfrooster model: de planning wordt opgemaakt in 3 rondes. In een eerste ronde kiest iedereen zijn voorkeur dienstrooster zonder daarbij zicht te hebben op wat de collega’s doen en wat de bezettingseis is. In een tweede ronde krijgt men dan zicht op die planning en kan men gaan bijsturen. In een derde ronde wordt de definitieve planning opgemaakt, ook hier weer in functie van de arbeidstijdenwet en de kwalificatievereistes.

In de praktijk ziet Wessel in vooral de eerste twee vormen terug in de productiesector. De ervaring leerde ORTEC dat het minder goed werkt als je bij het kiezen van de dienst ook nog moet aangeven welke positie op de productielijn je wilt doen. Het volledig zelfroosteren blijkt vaak tot keuzestress te leiden.

Het advies van ORTEC is dan ook: Denk groot, begin klein. Dus ga niet in één keer zelfroosteren. Maar begin eerst eens met het onderling ruilen van diensten. Doe dat via een softwaresysteem in plaats van via de teamleider of de manager.

Tom van Vandemoortele geeft aan dat zij nog niet zover geëvolueerd zijn. De betrokkenheid van medewerkers bij het planproces is niet zo groot. Het gaat hem er vooral over dat we als werkgever een juist overzicht hebben van aan- en afwezigheid. Daarom gebruiken we een systeem als dat van Protime. De data daaruit stroomt dan door naar ORTEC Workforce Scheduling om een planbord te maken op basis van bezettingseisen, aanwezigheden en competenties van medewerkers. Die puzzel is al heel complex.
Het ruilen van shiften gebeurt wel al bij Vandemoortele maar eerder op de old-fashion manier waarbij dit dus via de teamleader verloopt. Misschien moet dat op termijn veranderen maar tot op vandaag is het nog een redelijk rigide systeem waarbij medewerkers vooral op verlofzaken wat inspraak hebben, aldus nog Tom.

Hoe gebeurt een goede communicatie naar de medewerkers toe?

Communicatie is een sleutel tot succes. Alle drie de sprekers benadrukken het belang van heldere en transparante communicatie in de productiesector. Erwin ziet een employee self-service tool als een essentieel instrument om medewerkers te betrekken en te informeren. Medewerkers kunnen bij wijze van spreken vanuit hun zetel een aanvraag doen, maar minstens even belangrijk hun werkplanning nakijken, wat onontbeerlijk is in tijden van veel wisselende roosters en shifts. Erwin benadrukt dat het vertrouwen creëert, vooral bij de jongere generatie. Transparantie over roosters en uren is cruciaal, en tools zoals MyProTime bieden die transparantie.
Ook over wie geen computer of mobiele devices heeft is nagedacht. Zo biedt Protime bijv. een kiosk aan die vaak op de werkvloer in een kantine of in een kleedruimte wordt geplaatst, waar mensen met hun badge kunnen inloggen en dan tijdens pauzes of voor of na de uren op hun gemak hun verrichtingen kunnen doen.Net zoals dat is het geval vandaag voor bankzaken.

Tom beaamt het belang van een goede ESS-tool en voegt toe dat My Protime bij Vandemoortele zorgt voor een efficiënte verwerking van afwezigheden en verlofaanvragen. Sinds vorig jaar gaat Vandemoortele al een stapje verder: fietsvergoedingen worden via deze tool ingegeven, de ziektebriefjes zelf komen niet meer bij de teamleader terecht maar worden rechtstreeks opgeladen in My Protime, enz.
Het is een heel duidelijk en overzichtelijk systeem. “Wanneer werk ik, wanneer niet. Wat is de teller van mijn overuren?” Medewerkers verwachten dat als ze overuren presteren, dat ze dat heel snel zien in de teller, dus dat is allemaal heel transparant en heel duidelijk.
Zeker ook met het toevoegen van een systeem zoals dat van ORTEC, geeft het ook wel een bepaalde zekerheid naar ons toe dat de mensen op de juiste plaats staan met de juiste competentie, aldus Vandemoortele.

Bieden HR- en planningstools ook een meerwaarde voor analyse doeleinden?

“Meten is weten” is het credo bij ORTEC, aldus Wessel. Als er data verzameld wordt dan is het belangrijk om daar ook daadwerkelijk iets mee te doen. Bijvoorbeeld door te analyseren wie wat heeft gedaan (gegevens die uit Protime komen) en dit te koppelen aan de productiecijfers, kan de productiviteit per medewerker worden beoordeeld. Dit kan je dan gebruiken in de planning:op drukke dagen wil je dat iedereen op zijn meeste productieve positie staat. Op minder drukke dagen zou je dit mogelijks net andersom willen: dan kan je mensen meer skills aanleren. En ga zo maar verder…

Tot slot peilden we nog bij Vandemoortele naar de toekomstverwachtingen…

Tom ziet nog wel wat mogelijkheden naar de toekomst toe, zij het stap per stap. Zo zou het ruilen van ploegen op termijn ook digitaal kunnen. Ook inzake bijvoorbeeld opleidingen: wie leidt wie op, ook dat zou digitaal geregistreerd kunnen worden.
Hij denkt ook aan het sturen van pushberichten naar medewerkers toe. Kortom: Vandemoortele blijft in beweging.