Onderweg naar de optimale planning voor Albron en haar medewerkers

Albron voegt met passie voor eten en drinken sfeer toe aan diverse levensmomenten, van studeren en werken tot onderweg zijn, winkelen, vrije tijd vieren of zorg ontvangen. Albron streeft ernaar om in 2025 dagelijks 250.000 gasten laten genieten van heerlijk eten en drinken.
Om dat te kunnen bereiken, heeft Albron haar personeelsplanning ondergebracht in ORTEC Workforce Scheduling in combinatie met de ORTEC Team Scheduler en Management Self Service. Ook ging de organisatie gebruikmaken van de ORTEC Optimizer. Hiermee wordt de beschikbare capaciteit zo goed mogelijk verdeeld over de verschillende horecalocaties, en wordt de betrokkenheid van medewerkers vergroot dankzij de ‘Mijn Albron app’ met roosterinformatie en bedrijfsnieuws.

“Elke locatie maakte zelf de planning met alleen de kennis van die locatie. Dit leidde regelmatig tot onderbezetting of tot de inzet van duurdere uitzendkrachten.”

Verbeteren van roosteren en urenverwerkingsproces

Bij Albron worden alle allround foodservice-activiteiten uitgevoerd op vele locaties in het land. Albron had geen centraal systeem en eenduidig proces van plannen, roosteren en urenrealisatie en men had het gevoel dat er niet optimaal gebruik werd gemaakt van de beschikbare capaciteit. Desirée Knook, Manager Planning van Albron legt uit: “Elke locatie maakte zelf de planning met alleen de kennis van die locatie. Ze hadden geen inzicht in de beschikbaarheid van collega’s op andere locaties. Dit leidde regelmatig tot onderbezetting of tot de inzet van duurdere uitzendkrachten. Of het kwam voor dat collega’s aangaven dat er niet voldoende werk was.”

Een andere uitdaging voor Albron was om haar medewerkers betrokken te houden bij de organisatie omdat ze relatief ver van het servicekantoor werken. Bovendien was het urenregistratieproces onvoldoende geautomatiseerd en waren diverse controleslagen nodig om de salarissen elke salarisperiode correct uit te betalen.

“We hebben nu inzicht in de totale capaciteit en de kwaliteit van onze roosters is enorm verbeterd”

Optimale roosters met de ORTEC Optimizer

Albron startte een zoektocht voor een oplossing voor al deze uitdagingen. “We hebben een uitgebreide leveranciersselectie gedaan op basis van een RFI-RFP document”, vertelt Desirée Knook. “We zochten een systeem dat meer inzicht en sturingsmogelijkheden kon geven op de rooster-, plan- en urenprocessen en dat gebruiksvriendelijk is. Zo kwam ook ORTEC in beeld en tijdens hun demo’s zagen we dat de ORTEC Optimizer hier een belangrijke bijdrage aan kon leveren."

De implementatie van de ORTEC Optimizer bij Albron heeft geleid tot een centrale planning die wordt ondersteund door slimme algoritmen. Desirée Knook: “We hebben nu inzicht in de totale capaciteit en de kwaliteit van onze roosters is enorm verbeterd. Locatiemanagers zijn zichtbaarder op de klantlocaties, doordat ze minder tijd kwijt zijn aan het roosterproces. Dat komt zowel voor de klant als voor hun medewerkers ten goede.”

Meer betrokken medewerkers

Ook introduceerde Albron de ‘Mijn Albron app’. Hierin hebben de medewerkers toegang tot hun rooster en ontvangen zij het laatste nieuws vanuit de organisatie. De app is ontwikkeld op het ORTEC Relevance platform en volledig gepersonaliseerd en in de eigen huisstijl ingericht. Albron’s HR Directeur Christiane de Jong had een intensieve rol bij de implementatie en licht hierover toe: “Medewerkers voelen zich dankzij de app meer betrokken bij de organisatie. Naast dat ze nu direct op de hoogte zijn van de ontwikkelingen en nieuws vanuit de organisatie, nemen ook actief deel aan het roosterproces. Zo kunnen medewerkers zelf aangeven wanneer ze wel en niet beschikbaar zijn om te werken. Ook kunnen zij hun gewerkte uren zelf in de app invoeren, waarna - na een eenvoudige controle-stap door de manager - de verschillende salariscomponenten correct worden berekend.”

Grotere efficiëntie en verbetering van werk/privé balans

Dankzij de ORTEC Optimizer worden de medewerkers efficiënter ingezet en hebben zij meer invloed op de tijden waarop ze worden ingepland. Dit leidt tot een betere werk/privé balans. Medewerkers die graag meer willen werken, kunnen dit zelf aangeven en initiëren. De keten van plannen, urenregistratie tot salarisbetaling is nu volledig geautomatiseerd waardoor de kans op fouten is geminimaliseerd. Desirée Knook: “De ORTEC Optimizer is een krachtige ondersteuning in het voorbereiden van de roosters. De Mijn Albron app brengt roosteren en communicatie op één plek en biedt medewerkers de mogelijkheid om grip te hebben op hun eigen rooster."

“Houd vast aan het proces wat je met elkaar hebt bedacht en start op tijd met het communiceren en betrekken van de gehele organisatie.”

Lessons learned

Tijdens de implementatiefase zijn er ook uitdagingen voorbij gekomen. Desirée Knook zegt hierover: “De introductie van de Optimizer en de app zijn grote veranderingen geweest binnen onze organisatie. Onze ‘lessons learned’: houd vast aan het proces wat je met elkaar hebt bedacht en start op tijd met het communiceren en betrekken van de gehele organisatie. Neem daarbij de tijd om stap voor stap verdere verbeteringen door te voeren. Zo zullen we de komende maanden de interne processen nog verder afstemmen en finetunen."
Christiane de Jong vult aan: "We zien de samenwerking met ORTEC als zeer professioneel. De ORTEC-consultants denken inhoudelijk heel goed mee en weten de knelpunten te vertalen naar werkbare oplossingen voor onze organisatie.”