Der Weg hin zu einer optimalen Personaleinsatzplanung für Albron und die Mitarbeitenden

Ob in der Universität, in Schulen oder auf der Arbeit. Ob Unterwegs beim Einkaufen, Feiern oder in der Pflege: Albron lebt die eigene Leidenschaft für Essen und Trinken und schafft so besondere Momente. Bis 2025 plant Albron täglich mehr als 250.000 Gäste mit köstlichen Speisen und Getränken zu verwöhnen. Um dieses Ziel zu erreichen, stellte Albron zuletzt die Dienstplanungsprozesse um und schafft durch den Einsatz der Personaleinsatzplanungslösung ORTEC Workforce Scheduling, mehr Transparenz und Zufriedenheit. Der integrierte ORTEC Optimierungsalgorithmus erstellt die Dienstplanung unter Berücksichtigung verschiedener Planungskriterien automatisch und berücksichtigt hierbei u.a. auch Arbeitspräferenzen, die Mitarbeitende vorab über die „Mein Albron App“ digital kommunizieren. Auch interessant: Nicht nur Arbeitspräferenzen werden über die Mitarbeiterapp kommuniziert, sondern auch relevante Top-Down-Unternehmensnachrichten.

"In der Vergangenheit erstellte jeder Standort seine eigene Planung und berücksichtigte hierfür lediglich die Informationslage des eigenen Standorts. Dies führte regelmäßig zu Unterbesetzungen an der einen sowie zum Einsatz teurer Zeitarbeitskräfte an anderer Stelle."

Verbesserung der Dienstplanung und Zeitwirtschaft

Albron erbringt Catering-Dienstleistungen an zahlreichen Standorten im gesamten Land. In der Vergangenheit setzte Albron unterschiedliche Planungssysteme ein. Einen einheitlichen Prozess für die Dienstplanung und Zeiterfassung gab es bisher noch nicht. Das Gefühl, dass die vorhandenen Kapazitäten nicht optimal genutzt wurden, entstand. Desirée Knook, Planning Manager bei Albron, erklärt: "Jeder Standort machte seine eigene Planung und nutzte dabei nur das Wissen des jeweiligen Standorts. Es existierte keine Transparenz bezüglich der Verfügbarkeit von Personal an anderen Standorten. Dies führte regelmäßig zu Unterbesetzungen und dem Einsatz von teuren Zeitarbeitskräften. Auch kam es vor, dass KollegInnen angaben, es gäbe nicht genügend Arbeit."

Eine weitere Herausforderung bestand für Albron darin, die Bindung der Mitarbeitenden zum Unternehmen zu verbessern. Durch den dezentralen Einsatz der Angestellten kein einfaches Unterfangen.

"Wir verfügen jetzt über Einblicke in die Gesamtkapazität und die Qualität unserer Dienstpläne hat sich enorm verbessert.“

Optimale Dienstpläne mit dem ORTEC Optimierer

Mit diesen Hauptanforderungen machte sich Albron auf die Suche nach einer geeigneten Lösung. "Wir haben eine umfangreiche Lieferantenauswahl auf der Grundlage eines RFI-RFP-Dokuments durchgeführt", erklärt Desirée Knook. "Wir waren auf der Suche nach einem System, das mehr Transparenz und zugleich Steuerungsmöglichkeiten in die Prozesse der Disposition, der Planung und der Zeiterfassung schafft und das zugleich benutzerfreundlich ist. So kam auch ORTEC ins Spiel, und während der Vorstellungen sahen wir, dass der ORTEC Optimierer einen wichtigen Beitrag bei der Erreichung der gesetzten Ziele leisten konnte."

Die Implementierung des ORTEC Optimierers bei Albron resultierte in einem zentralen Planungssystem, das durch intelligente und leistungsfähige Planungsalgorithmen unterstützt wird. Desirée Knook: "Wir haben jetzt Einblick in die Gesamtkapazität und die Qualität unserer Dienstpläne hat sich enorm verbessert. Die jeweilige Standortleitung ist beim Kunden mittlerweile deutlich präsenter, da sie weniger Zeit für die Planung aufwenden müssen. Hiervon profitieren sowohl die Kunden als auch das Personal“.

Verbesserung der Personalbindung

Im Zuge der Implementierung der zentralen Dienstplansoftwarelösung ORTEC Workforce Scheduling führte Albron zugleich die „Mein Albron App“ ein. Der erweiterte Employee Self Service (im Albron Corporate Design) durch den Mitarbeitende neben der Einsicht in Dienstpläne auch relevante Unternehmensnachrichten lesen.

Die Personalleiterin von Albron, Christiane de Jong, war intensiv an der Umsetzung beteiligt und erklärt: "Die Mitarbeitenden fühlen sich dank der App stärker mit dem Unternehmen verbunden. Sie werden nicht nur sofort über Entwicklungen und Neuigkeiten aus dem Unternehmen informiert, sondern nehmen auch aktiv an der Dienstplanung teil. So können sie beispielsweise angeben, wann sie verfügbar sind und wann nicht. Außerdem können sie ihre geleisteten Arbeitsstunden selbst in die App eingeben, woraufhin - nach einer einfachen Überprüfung durch die jeweiligen Vorgesetzten - die verschiedenen Lohn- und Gehaltskomponenten korrekt berechnet werden."

Mehr Effizienz und Verbesserung der Work-Life-Balance

Dank des ORTEC Optimierers werden die Mitarbeitenden effizienter eingesetzt und haben einen stärkeren Einfluss auf ihre Arbeitszeiten. Dies führt zu einer Verbesserung der Work-Life-Balance. Mitarbeitende, die mehr arbeiten möchten, können dies signalisieren und selbstständig initiieren. Die Prozesskette von der Planung über die Zeiterfassung bis hin zur Gehaltsauszahlung ist nun vollständig automatisiert, wodurch das Fehlerrisiko minimiert wurde. Desirée Knook: "Der ORTEC Optimierer ist eine wirkungsvolle Unterstützung bei der Dienstplanerstellung. Die „Mein Albron App“ bringt Dienstplanung und Kommunikation an einen Ort und ermöglicht es den Mitarbeitende, an ihrem eigenen Dienstplan mitzuwirken."

"Halten Sie sich an den Prozess, den Sie gemeinsam erarbeitet haben, und beginnen Sie rechtzeitig mit der Kommunikation und der Einbeziehung der gesamten Organisation."

Lessons Learned

Während der Einführungsphase traten einige Herausforderungen auf. Desirée Knook sagt: "Die Einführung des Optimierers und der App bedeuteten große Veränderungen in unserer Organisation. Unsere „Lessons Learned“: Halten Sie sich an den Prozess, den Sie gemeinsam erarbeitet haben, und beginnen Sie rechtzeitig mit der Kommunikation und der Einbeziehung der gesamten Organisation. Nehmen Sie sich dabei die Zeit, weitere Verbesserungen Schritt für Schritt umzusetzen. So werden wir in den kommenden Monaten die internen Prozesse weiter verfeinern und abstimmen." Christiane de Jong ergänzt: "Wir empfinden die Zusammenarbeit mit ORTEC als sehr professionell. Die ORTEC-Berater denken inhaltlich mit und verstehen es, die Engpässe in praktikable Lösungen für unsere Organisation zu übersetzen."