'"Ich vertraue fest auf Partnerschaften, in denen man gemeinsam die Messlatte höher legt."

John Adegeest, IT-Direktor des Reinigungsunternehmens CSU, über die Vorteile von ORTEC Workforce Scheduling (ORTEC WS)

'"Ich vertraue fest auf Partnerschaften, in denen man gemeinsam die Messlatte höher legt."

John Adegeest ist seit August 2017 IT-Direktor beim Reinigungsunternehmen CSU (und der Schwesterorganisation Tzorg). Bei seinem Eintritt in das Unternehmen wurde er mit dem Aufbau einer neuen IT-Strategie beauftragt. Wir starteten Ende des Jahres und änderten bzw. modernisierten alles, was möglich war, angefangen auf der untersten Ebene der Infrastruktur bis hin zu den Anwendungen, einschließlich unseres Planungs- und Zeiterfassungssystems. Zunächst war unser Ansatz 'Cloud, unless'. Jetzt sind wir ausschließlich auf die Cloud umgestiegen. Das war eine bewusste Entscheidung, denn ich war davon überzeugt, dass mein Team mehr kann, als nur die IT-Abteilung am Laufen zu halten. Ich wollte ihr Wissen und ihre Fähigkeiten nutzen, um einen Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen. In diesem Jahr werden wir die letzten Teile des Transformationsprozesses finalisieren."

Das ist eine beeindruckende Leistung, vor allem in einem Markt, der die Digitalisierung noch nicht angenommen hat. "Unser Markt modernisiert sich", räumt Adegeest ein, "aber die Reinigung wird noch lange Zeit von Hand erledigt werden müssen. Dennoch kann man verschiedene periphere Prozesse mit technologischen Lösungen einerseits und mit fortschrittlichen Reinigungsmitteln andererseits sehr viel effizienter gestalten. Zunehmend werden wir auch mit angrenzenden Dienstleistungen beauftragt, da wir ohnehin vor Ort sind. So haben wir vor kurzem den Auftrag erhalten, in 2.300 Filialen die Kaffeemaschinen von Jacobs Douwe Egberts zu reinigen und nachzufüllen. Ein ähnlicher Fall: Drucker. Und für das Verkehrsunternehmen RET füllen wir Betriebsmittel in ihren Straßenbahnen und Bussen nach, einfach weil wir die Fahrzeuge ohnehin reinigen und eine zusätzliche Kontrolle leicht durchzuführen ist. Solange unsere Mitarbeiter die Geräte nicht selbst warten müssen, können sie diese Aufgaben gut erledigen."

"Die Reinigung wird noch lange Zeit manuelle Arbeit erfordern, aber man kann verschiedene periphere Prozesse sehr viel effizienter gestalten."

Exzellente Leistung

Die CSU, ursprünglich ein Familienunternehmen, ist vollständig niederländisch. Es beschäftigt rund 16.500 Reinigungskräfte sowie etwa 700 Büroangestellte. Das Unternehmen betreibt 14 Niederlassungen landesweit und bedient einen äußerst vielfältigen Kundenstamm: von Hotels und Ferienparks über Veranstaltungsorte und Fußballstadien bis hin zu Verkehrsbetrieben, der Polizei und Militäreinrichtungen. Adegeest: "Wir arbeiten an Orten, an denen Sicherheit und Kontrolle sehr wichtig sind und ganz andere Anforderungen gestellt werden als beispielsweise in einem Bürogebäude. Außerdem reinigen wir auch fleischverarbeitende Betriebe. Man kann nicht jeden Mitarbeiter überall unterbringen, und nicht jeder will überall arbeiten. Einige hundert Wohnungen in Ferienparks an Wechseltagen zwischen 9.30 Uhr morgens und 15 Uhr nachmittags zu reinigen, das ist wirklich eine große Leistung. Genauso herausfordernd ist die Erstellung eines Dienstplans für ein Unternehmen, in dem 90 % der Mitarbeiter fast nie ins Büro kommen, sondern bei unseren Kunden vor Ort arbeiten."

Personaleinsatzplanung im Voraus

"Personaleinsatzplanung: Wenn wir die nicht hinbekommen würden, verdienen wir bei der CSU kein Geld", sagt Adegeest. In den ersten Tagen der Umstellung ersetzten wir unter anderem das HR-System, einschließlich der Personalverwaltung und der Gehaltsabrechnung. Bald darauf erkannten wir, dass die Ablösung des Zeiterfassungssystems ein kluger Schachzug sein würde. Damals haben wir unsere Stunden rückwirkend erfasst, was eine Optimierung der Einsatzplanung und eine effizientere Gestaltung des Unternehmens unmöglich machte. Außerdem hatten wir keine Möglichkeit, mit ein- und demselben System einen Dienstplan für das gesamte Unternehmen zu erstellen. Darüber hinaus fiel es uns schwer, die Einhaltung der Vorschriften in verschiedenen Bereichen, wie z. B. bei den Arbeitszeiten, nachzuweisen. Wenn man erst im Nachhinein feststellt, dass jemand zu viel gearbeitet hat, ist es zu spät. Um diese Probleme zu lösen, machten wir uns auf die Suche nach dem richtigen System. An einem Punkt konnte ich zwischen zwei Alternativen wählen, aber ich vertraute auf ORTEC. ORTEC WS (ORTEC Workforce Scheduling) bietet einfach die umfangreichsten Funktionen, und Funktionalität ist das, was zählt: Ich bin froh, dass wir uns für diesen Weg entschieden haben."

Planungszeit verkürzen

Bei der CSU ist die Dienstplanung jetzt ein Kinderspiel. "Unsere Regionalleiter sind für etwa 100 Mitarbeiter verantwortlich. In der Vergangenheit erstellte jeder von ihnen eine Einsatzplanung auf seine eigene Weise, entweder in Excel oder auswendig. Wir hatten keinen Einblick in die zentrale Ebene. Jetzt erstellen die Regionalleiter bereits im Voraus einen Dienstplan in ORTEC WS. Zu Beginn mussten sie sich an die neue Arbeitsweise gewöhnen, aber mit diesem Ansatz können wir ihnen helfen, die Pläne von der Zentrale aus zu optimieren. Das System hat es auch viel einfacher gemacht, freie Kapazitäten von anderen Stellen zu beschaffen, wenn man Schwierigkeiten hat, die Arbeitslast gerecht zu verteilen. Die Zeiterfassung und -verarbeitung hat uns früher etwa 4 bis 6 Stunden pro Woche gekostet. Da wir jetzt unsere Pläne im Voraus erstellen und alle Ausnahmen, die während der Woche auftreten, sorgfältig aufzeichnen, können wir ORTEC WS am Freitagnachmittag praktisch am Küchentisch öffnen, einige letzte Ausnahmen eingeben und den Planungsprozess anstoßen.
Das ist zu einer 15-minütigen Aufgabe geworden, so dass wir viel mehr Zeit für Kunden oder Mitarbeiter haben."

"ORTEC WS automatisiert eine ganze Reihe von Dingen und spart so Zeit und Geld."

Strafzahlungen vermeiden

„CSU setzt nicht auf Automatisierung, um Geld zu sparen“, erklärt der IT-Direktor, „sondern um die Qualität zu verbessern und das Wachstum zu fördern. Die Einsparungen, die das Reinigungsunternehmen mit seiner digitalen Transformation erzielen konnte, sind jedoch unbestreitbar." Für Mitarbeiter in der Abteilung Lebensmittel gibt es bestimmte Regeln für Überstunden und für die Vergütung, die man nach einer bestimmten Anzahl von Überstunden zahlen muss. Am Anfang mussten wir alles manuell erfassen, wobei es zu zahlreichen Fehleingaben kam. ORTEC WS erledigt dies automatisch und spart so Zeit und Geld. Früher stellten wir uns im Zweifelsfall auf die Seite des Mitarbeiters. Dies war zwar richtig, kostete dem Unternehmen aber auch 60.000 Euro pro Jahr für zwei Food-Units, was eine Menge Geld ist, die man einsparen kann. Wir mussten nichts weiter tun, als ORTEC WS so zu konfigurieren, dass es nach unseren Regeln und Vorschriften funktioniert. Darüber hinaus trägt das System dazu bei, Verstöße zu vermeiden und damit das Risiko von Bußgeldern zu verringern.

"Mit einem umfassenden, gut organisierten System analysieren Sie Informationen, setzen Ihre Mitarbeiter optimal ein, erkennen Strukturen und treffen Prognosen."

Welcome Home

„Letztendlich will die CSU den Reinigungskräften einen Echtzeit-Einblick in ihre eigenen Dienstpläne geben“, sagt Adegeest. "Wir planen auch die Nutzung anderer Funktionen. So sollen Manager in der Lage sein, den Gruppen von Mitarbeitern, die bestimmte Anforderungen erfüllen, Schichten anzubieten, die dann jeder, der zusätzliche Arbeit sucht, annehmen kann. Im Moment müssen wir noch eine Liste von Reinigungskräften zusammenstellen, und diese Mitarbeiter so lange anrufen, bis wir eine Zusage erhalten. Mit unserem neuen Ansatz werden die Mitarbeiter mehr Kontrolle über ihre Schichten gewinnen. Ich glaube nicht, dass unser Unternehmen in absehbarer Zeit zur Selbstplanung übergehen wird, denn einige unserer Mitarbeiter sind digital nicht so versiert wie andere. Wir arbeiten jedoch seit einiger Zeit am Aufbau eines Unternehmens, in dem wir die Selbstplanung nutzen möchten, um den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, ihren Urlaub digital zu planen." Die Einführung von ORTEC WS bei der CSU ist nun zu etwa 80 % abgeschlossen, wobei die letzten beiden Geschäftsbereiche bis Dezember 2021 final sein werden. Auch "Welcome Home" wird noch in diesem Jahr mit ORTEC WS beginnen. Einer der ORTEC-Mitarbeiter schrieb seine Abschlussarbeit über die Disposition der CSU in Hotels. "Diese Studie bezog sich auf die Situation vor dem Einsatz von ORTEC WS, und obwohl die Daten unvollständig waren, konnte er dennoch einige Schlussfolgerungen ziehen. Mit einem viel umfassenderen, gut organisierten System können wir nun: Informationen analysieren, unsere Arbeitskräfte einsetzen, Muster erkennen und Vorhersagen treffen."

"Ich habe die Erfahrung gemacht, dass ORTEC gerne nach neuen Wegen sucht, um die Dienstleistungen, die wir gemeinsam erbringen, zu verbessern und zu erneuern. Das ist eine sehr wertvolle Situation."

Partnerschaft

ORTEC unterstützt die CSU bei verschiedenen Vorhaben, z. B. bei der Harmonisierung des Personaleinsatzes und der Erstellung eines Dashboards, das den CO2-Fußabdruck der für jeden Kunden erbrachten Dienstleistungen aufzeigt. Darüber hinaus stehen die beiden Partner in ständigem Dialog über Plattforminnovationen, die sowohl für die Kunden als auch für das Unternhmen insgesamt einen Mehrwert schaffen werden. "Ich glaube fest an Partnerschaften, in denen man gemeinsam die Messlatte höher legt", so Adegeest. "In unserer Zusammenarbeit mit ORTEC schätzen wir immer die offene Kommunikation, auch mit den Entwicklungsteams. Was ist möglich, was ist nicht möglich und warum hat dies einen Mehrwert für Sie? Mir ist klar, dass Entwicklungen Zeit brauchen, aber wir sind langfristig dabei, solange wir in Kontakt bleiben und uns über den weiteren Weg verständigen sowie ehrlich über die Erwartungen des jeweils anderen sprechen. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass ORTEC gerne nach neuen Wegen sucht, um die Dienstleistungen, die wir gemeinsam erbringen, zu verbessern und zu erneuern. Das ist eine sehr wertvolle Situation. Besonders jetzt, mit unserer Initiative „Welcome Home“. Diese Plattform hat eine ganz neue Dynamik, aber ich bin zuversichtlich, dass wir auf Basis dieser guten Beziehung erfolgreich sein werden."