Hohe Priorität für Planungssicherheit und -dynamik
Als einer der weltweit führenden Dienstleister für Sicherheitslösungen suchte der Sicherheitsexperte G4S nach einer Möglichkeit, um die Qualität und Effizienz seiner angebotenen Dienstleistungen zu verbessern. Die Personaleinsatzplanung spielt hierbei eine wichtige Rolle, wobei die Dienstplanung für die ca. 4.500 Mitarbeitenden eine Reihe von Herausforderungen mit sich bringt:
Im Rahmen des sehr breiten Produktportfolios bietet G4S Sicherheitsdienstleistungen in den Bereichen Flughafensicherheit, Personen- und Objektschutz, Revierstreifendienste sowie Brandschutz an. Diese Vielfalt spiegelt sich auch in den Qualifikationen und Fähigkeiten der Mitarbeitenden wider und erfordert, darüber hinaus eine intelligente und effiziente Dienstplanung. Um der, volatilen, Kundennachfrage gerecht zu werden und Dienstleistungen verlässlich zu liefern, erstellt G4S Dienstpläne für vier Wochen im Voraus.
ORTEC nahm diese Herausforderung an und unterstützt G4S mit ORTEC Workforce Scheduling (ORTEC WS). Das Ergebnis zeigt eine deutliche Verbesserung der Planung und trägt zur Zufriedenheit von Mitarbeitenden und KundInnen bei.
Dynamische Dienstplanung für ein dynamisches Business
Durch mehr Planungssicherheit und Flexibilität unterstützt ORTEC WS die Planungsprozesse von G4S nachhaltig. Ein dezentrales 40-köpfiges Planungsteam nutzt die intelligente Planungssoftware in ihrer täglichen Arbeit und bearbeitet Dienstpläne, die sowohl die Präferenzen und Wünsche der Mitarbeitenden als auch Qualifikationen sowie betriebliche, tarifliche und gesetzliche Regularien in der Planung berücksichtigt.
Transparenz ist für G4S ein elementarer Bestandteil des Erfolgs. „Wir arbeiten deutlich effizienter“, sagt Fokke de Vries. „Sowohl die DisponentInnen, die Mitarbeitenden im Außendienst als auch das Management profitieren hiervon. ORTEC WS unterstützt uns dabei besonders, gesetzliche Regularien zuverlässig in der Planung zu berücksichtigen und einzuhalten. Auf Regelverstöße, wie u.a. das Überschreiten der maximal zulässigen Arbeitszeit, weist ORTEC WS durch besondere Kennzeichnung hin und schafft so den notwendigen Überblick. Dies hilft uns, betroffene Mitarbeitende umgehend zu entlasten.“ Durch die zusätzliche Transparenz reagiert G4S schneller auf Kundenanfragen. Auch die Mitarbeitenden profitieren, indem Einsätze und zu leistende Arbeiten klar kommuniziert werden.
"Gelbe Haftnotizen, die regelmäßig an den Monitoren der DisponentInnen klebten, gehören mittlerweile der Vergangenheit an. Die Integration zwischen der Dienstplanung und Verwaltungsprozessen, wie z.B. der Rechnungsstellung und Lohnabrechnung, reduziert sowohl den Aufwand als auch die Fehlerquote bei der Datenübertragung“, bemerkt der G4S Projektleiter. „Objekte, Einsatzorte sowie die ausführenden Mitarbeitenden werden gescannt und automatisch in ORTEC WS erfasst, so dass ein händisches Einpflegen der Daten durch die Disponierenden entfällt. Dies führt zu einer deutlichen Entlastung bei der Ausführung administrativer Aufgaben.“
Mehr Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit
„Durch ORTEC WS stimmen wir Angebot und Nachfrage effizienter aufeinander ab“, fügt der Projektleiter hinzu. "Das Stresslevel unserer Mitarbeitenden ist merklich gesunken. Sie sind nie untätig, leisten jedoch auch nicht zu viele Überstunden. Ein sichtbarer Vorteil, der sich auch auf die Servicequalität und die hiermit verbundene Zufriedenheit unserer KundInnen auswirkt“.
Durch die automatische Berücksichtigung von Arbeitszeitgesetzen und Kundenvereinbarungen in der Dienstplanung, agiert G4S sowohl schneller als auch mit einem höheren Grad an Planungssicherheit. Zuschläge, Zulagen sowie Reisekostenerstattungen werden selbsttätig bei der Lohnabrechnung berücksichtigt und via Schnittstelle fehlerfrei und aufwandslos an das führende ERP-System kommuniziert.
Über den ORTEC Employee Self Service sehen die Mitarbeitenden den aktuellen Dienstplan und weitere Informationen ein. Zugleich profitieren sie von Funktionalitäten wie dem Erstellen von Diensttauschanfragen oder dem Beantragen von Urlaub.
