"Dieses Tool kann mehr, als man denkt"

Infrabel ist das aus der Privatisierung der Eisenbahn in Belgien hervorgegangene Infrastrukturunternehmen. Dank ORTEC Workforce Scheduling ist es Infrabel gelungen, das Arbeitsvolumen gleichmäßig auf seine 3.500 Mitarbeiter zu verteilen, die in den Stellwerken und in der Verkehrssteuerung in der Abteilung Traffic Management beschäftigt sind. Das Unternehmen entschied sich unter anderem deshalb für die Implementierung der Planungslösung von ORTEC, weil es mit Personalproblemen konfrontiert war: 60% seines Personals ging innerhalb absehbarer Zeit in Rente. Dies machte eine optimale Planung und einen optimalen Personaleinsatz erforderlich.

Herausforderungen in der Welt von Infrabel

• Die Planung für die ca. 3.500 Mitarbeiter in 340 Stellwerken wurde von 52 Planern an 13 Standorten manuell erstellt. Diese Situation war in Anbetracht der komplexen Regeln nicht haltbar.
• Außerdem gehen 60% des Personals innerhalb von 10 Jahren in den Ruhestand. Es mussten Teams zusammengestellt werden, um einen Wissenstransfer zu ermöglichen.
• Die ganze Erfahrung war in den Köpfen der Planer. Aufgrund des hohen Mitarbeiterwissens war es notwendig, ein Tool zu schaffen, mit dem die Planung für jeden einsehbar, übersichtlich und anwendbar bleiben würde.
• Es gibt diverse komplexe Regeln, die bei der Planung zu berücksichtigen sind. Die Sicherheits- und Gesundheitsvorschriften müssen zu jedem Zeitpunkt eingehalten werden.
• Eine soziale Anforderung ist, dass die Arbeitsleistung gleichmäßig auf alle Arbeitnehmer verteilt sein soll. Außerdem wünschte sich Infrabel die Umsetzung der Vorgaben des Programms „gesunde Schichtplanung – gesunde Mitarbeiter“.

Die Lösung

ORTEC Workforce Scheduling

Die Ergebnisse

• Optimale Verteilung des Arbeitsvolumens
• Weniger Planungsfehler
• Bessere Anwendung und Einhaltung komplexer Regeln im Personalbereich
• Effizienterer Planungsprozess
• Steigerung der Produktivität Steigerung der Kundenzufriedenheit
• Mehr Transparenz in der Planung
• Bessere Übersicht von Schulungsmaßnahmen
• Dank verbesserter Managementinformationen permanente Umsetzung der Unternehmenspolitik
• Ausgewogene Mitarbeiterteams

Wie Infrabel in seiner Welt Optimierungen erzielen wollte

• Mit ORTEC Workforce Scheduling entschied sich Infrabel bewusst für ein System, mit dem nicht nur anhand komplexer Regeln geplant wird, sondern auch die Wünsche des Personals berücksichtigt werden.
• Bei Infrabel bilden Planung, Zeiterfassung und Kostenstellenrechnung jetzt eine Einheit: Personaldaten werden – mit dazugehörigen Ausbildungs- und Schulungsdaten sowie Sicherheitsvorschriften – über eine Integration mit dem ERP-System von SAP automatisch in ORTEC Workforce Scheduling übermittelt und angewandt. Parallel berechnet ORTEC Workforce Scheduling die Kosten für die einzelnen Kostenstellen und überträgt diese automatisch ins SAP-System, u. a. für die Gehaltsabrechnung und zur Evaluation.
• Verwendete Module: Budget & Control und Employee Self Service für ORTEC Workforce Scheduling