S Group

SOK optimiert mit ORTEC die Personaleinsatzplanung bei S Group

Die S Group ist Finnlands Marktführer im Einzelhandel. Die Gruppe besteht aus 19 unabhängigen regionalen Genossenschaften und der SOK Corporation, die den Genossenschaften fachliche Unterstützung und Dienstleistungen bietet.

Personaleinsatzplanung bei Finnlands größter Einzelhandelsgenossenschaft

Die S Group ist mit über 40.000 Mitarbeitern Finnlands größter privater Arbeitgeber. SOK erbringt Dienstleistungen für eine Vielzahl von Unternehmen der S Group in den Bereichen Einzelhandel und Gastronomie. Mit der ORTEC Personaleinsatzplanung Software nutzt der langjährige ORTEC-Kunde SOK eine vollständig integrierte Lösung. Durch die Zusammenführung aller Unternehmen in einer Lösung profitiert das Unternehmen von einer zentralen Steuerung, Kalkulation und Reporting und nutzt gleichzeitig die Flexibilität, sich an individuelle Geschäftsanforderungen anzupassen.

Erweiterte Funktionalitäten mit Ad-hoc-Planung

In der Vergangenheit verwendete SOK eine spezielle (selbstentwickelte) Lösung für Führungskräfte, um Schichten anzubieten. Per SMS-Funktion wurden Benachrichtigungen verschickt, die viel manuelle Arbeit erforderten. Da ihr Portal veraltet war und SOK einen vollständig integrierten Prozess anstrebte, entschied sich das Unternehmen für ORTEC, um die Personaleinsatzplanung mit Funktionen für Schichtangebote und Ad-hoc-Planung zu erweitern.

Aus diesem Grund wurde der Zentralverband der finnischen Genossenschaften damit beauftragt, den Ad-hoc-Personalbedarf der Gruppe zu bedienen und dabei die strengen arbeitsrechtlichen Vorschriften einzuhalten. Nach geltendem Arbeitsrecht sollten Mitarbeiter, die für eine bestimmte Schicht in Frage kommen, die Möglichkeit haben, sich hierauf zu bewerben. Das erforderte eine Lösung, mit der das Unternehmen Schichtangebote kommunizieren, verwalten und den Mitarbeitern zuweisen konnte.

Eine umfassende Softwarelösung für die Personaleinsatzplanung

SOK arbeitete intensiv mit ORTEC zusammen, um die gewünschten Funktionalitäten zu implementieren. ORTECs Ad Hoc Planung ermöglicht es, die Planung trotz kurzfristigen Änderungen wie Krankheitsausfällen und anderen Beeinträchtigungen zu unterstützen. Zudem können die Planer unbesetzten Schichten schnell Ersatzpersonal zuweisen. Die ORTEC Softwarelösung zur Personaleinsatzplanung ist als mobile App verfügbar, so dass die Planer jederzeit und überall agieren können.

SOK hat auch ORTECs Softwarelösung zur Selbstplanung implementiert, mit der die Mitarbeiter Benachrichtigungen auf ihrem Handy erhalten, wenn eine Schicht frei wird und sie einfach freie Schichten anfordern können. Dank einer benutzerfreundlichen mobilen Webanwendung können über 2.000 SOK-Teamleiter problemlos Abwesenheiten registrieren, Schichten abstimmen und Angebote an zulässige Mitarbeiter senden, während sie die Details überwachen, und das alles ganz bequem von ihrem Mobiltelefon aus.

Integriertes Reporting für die Personaleinsatzplanung

Neben der Unterstützung der Planungsanforderungen der Gruppe arbeitete SOK mit ORTEC zusammen, um ein BI-Modul (BI – Business Intelligence; Verfahren zur systematischen Analyse des eigenen Unternehmens) für das Reporting zu implementieren. Dieses Modul erfasst Daten aus separaten Personaldatenbanken und zentralisiert somit das Personalmanagement-Reporting. Es ermöglicht die Erstellung von Reports für das gesamte Unternehmen durch den einfachen Export von Daten. Mit diesen Informationen für mehr als 40.000 Mitarbeiter ist SOK bestens vorbereitet, um strategische und operative Entscheidungen im Personalmanagement zu treffen.

Personaleinsatzplanung für ein verstärktes Mitarbeiter-Engagement

SOK entschied sich für ORTECs Softwarelösungen zur Personaleinsatzplanung, weil sie einen hohen Grad an Flexibilität aufweisen. Zudem werden Über- und Unterbesetzungen vermieden und somit ein optimaler Personalplan erstellt. Das Besondere an den Softwarelösungen ORTEC Selbstplanung und dem Ad-hoc-Planungsmodul ist, dass die Präferenzen der Mitarbeiter einfacher berücksichtigt und auf Änderungen in letzter Minute reagiert werden kann. Dies bedeutet weniger Planungszeit für das Team und fördert außerdem das Engagement der Mitarbeiter. Die Reporting-Funktionen sind auf eine hohe Akzeptanz im Management gestoßen.

Mit dieser erfolgreichen Integration kann SOK, seine Planungsherausforderungen annehmen und seine Personalplanung mit ORTEC weiter optimieren.