Optimierte Personaleinsatzplanung bei einem der weltweit größten Caterer

Mit mehr als 427.000 Mitarbeitenden in 80 Ländern für täglich über 100 Millionen Endkunden ist Sodexo weltweit führender Anbieter von Dienstleistungen in den Bereichen Gemeinschaftsverpflegung und Facility Management. Zu Sodexos Kunden gehören unter anderem Unternehmen, Behörden, Schulen, Krankenhäuser sowie Justizvollzugsanstalten. Das Unternehmen ist weltweit als die Nummer 1 unter den französischen Arbeitgebern bekannt. Eine Mitarbeiterzufriedenheit von ca. 68 % trägt wesentlich zu den Jahresumsätzen des Unternehmens von über 20,7 Milliarden Euro bei.

Benutzerfreundliche Softwarelösung zur Personaleinsatzplanung gesucht

Um weiterhin erfolgreich agieren zu können, suchte Sodexo nach Möglichkeiten die bisherigen Personaleinsatzplanungsprozesse zu optimieren. Der niederländische Geschäftsbereich der Sodexo wollte insbesondere administrative Abläufe effizienter gestalten und gleichwohl den Dispositionsprozess für seine 1.000 Niederlassungen optimieren. Man suchte nach einer benutzerfreundlichen Anwendung für die Objektleiter, mit der sowohl Dienstpläne als auch die Gehaltsabrechnung unkompliziert verwaltet und bearbeitet werden konnte. Die Voraussetzung dabei war, dass die neue Personaleinsatzplanungs- lösung mit dem vorhandenen System SAP-HR als auch mit SAP BI interagierte. Sodexo beauftragte ORTEC mit diesem Projekt.

Vom “Quick Scan” zum Projekt

Für ein besseres Verständnis der derzeitigen Planungsprozesse der einzelnen Geschäftsbereiche, beauftragte Sodexo ORTEC mit der Durchführung eines „Quick Scans“. Die Ergebnisse dieser Analyse zeigten, dass die effiziente Bearbeitung verwaltungsbezogener Aufgaben sowie eine nachhaltigere Kontrolle von Arbeitszeiten der Mitarbeitenden zu einer Umsatzsteigerung von 1 % führen könnte. Der Business Case sprach für sich.

Ein weiterer wichtiger Faktor war die funktionale Anforderungsanalyse, die bewies, dass ORTEC Workforce Scheduling (ORTEC WS) den Planungsanforderungen von Sodexo gerecht werden würde.

Der Implementierungsprozess erfolgte in drei Schritten.

Schritt I:
Einsatz ORTEC WS für Verwaltungsaufgaben sowie zur Unterstützung der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Schritt II:
Generierung zyklischer Dienstpläne sowie Nutzung grundlegender Planungsmöglichkeiten

Schritt III:
Zentralisierung der Einsatzplanung

Durch diesen schrittweisen Change-Management-Prozess erlangte Sodexo schnell die notwendige unternehmensinterne Akzeptanz der Umstrukturierung und die Einführung von ORTEC WS.

Die Endnutzer, die für gewöhnlich wenig Erfahrung mit IT-Systemen dieser Art mitbrachten, wurden bereits zu Beginn des Implementierungsprozesses eng mit eingebunden, um häufiges Feedback und einen kontinuierlichen Wissenstransfer zu ermöglichen. Dies erhöhte nicht nur die Erfolgschancen für das Projekt, sondern führte auch zu einer kontinuierlichen Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit von ORTEC WS. Bereits nach kurzer Zeit bestätigten die überzeugenden Ergebnisse an den niederländischen Standorten deren Erfolg, sodass auch der schwedische Geschäftsbereich des Unternehmens Interesse an der Einführung der ORTEC Lösung zeigte.

Zentrale Planung mit Integration eines Personaldienstleisters

ORTEC WS ermöglichte Sodexo den Wechsel zu einer zentralen Planung. Schrittweise weitete man die Nutzung der ORTEC Lösung bei Sodexo sowohl standortbezogen als auch funktional aus. So gelang es dem Projektteam, neben der abteilungsübergreifenden Planung auch Zeitarbeitskräfte des Personaldienstleisters Randstad in ORTEC WS einzubeziehen, um schneller und effizienter auf kurzfristige Personalengpässe reagieren zu können.