Field Service Management optimieren

Veld Koeltechniek has been a provider of refrigeration solutions and services for more than 60 years, importing, modifying, producing and supplying refrigeration and freezing solutions for the hospitality, (food) retail and cold stores. With a team of 80 sales representatives, the company installs, inspects and maintains professional cooling systems. In order to optimize its field service processes, the company from Groenlo started looking for a suitable field service software solution for their service processes.

Komplettlösung, die ersetzt werden muss

Die Außendienst-Disposition von Veld Koeltechniek arbeitete bisher mit einer Komplettlösung für die Planung und mobile Bearbeitung von Arbeitsaufträgen. Kees Kuiperije, ICT & Business Applications Manager, erklärt: "In der Vergangenheit mussten unsere Techniker auf ihren Laptops verschiedene Standardprozesse durchlaufen, unabhängig davon, ob sie zu einer Störung oder einer Routinewartung gerufen wurden. Das hatte zur Folge, dass sie oft mehr Zeit mit der Verwaltung als mit der eigentlichen Problemlösung verbrachten. Darüber hinaus waren die Planungsfunktionen des Systems alles andere als ideal. "Das System war langsam und erforderte einen hohen Pflegeaufwand. Außerdem musste der leitende Disponent die Aufträge auf Basis von Erfahrungen und des guten Bauchgefühls planen, was schwierig sein kann, wenn plötzlich auftretende Probleme die Planung beeinflussen", erinnert sich Kuiperije.

Nutzergruppen

Um die Planung und die mobile Abwicklung von Aufträgen zu optimieren, startete Veld Koeltechniek einen Versuch mit der Optimierungssoftware von ORTEC und der mobilen Anwendung von Sigmax. Kuiperije berichtet: "Während des Versuchs haben wir zwei Benutzergruppen für die Terminplanung und für die mobile Anwendung eingerichtet, was uns zeigte, wie nahtlos die beiden Systeme aufeinander abgestimmt sind und wie sie unsere Serviceprozesse verbessern und beschleunigen."

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"Mit ORTEC for Field Service können wir präzise Einsatzpläne erstellen, mehr Sicherheit gewinnen und die Kommunikation mit unseren Kunden verbessern."

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Optimale Auslastung des Außendienstes

Dank ORTEC for Field Service konnten wir unsere Einsatzplanung optimieren, indem die Software automatisch die effizientesten Touren und Fahrtzeiten für unsere Techniker berechnet und dabei die vereinbarten Servicelevel, Fähigkeiten und Arbeitszeiten berücksichtigt. Kuiperije: "Unterm Strich bedeutet dies, dass wir mit der gleichen Anzahl von Außendienstmitarbeitern mehr Kunden bedienen können. Nicht zuletzt aufgrund unserer optimierten mobilen Abwicklungsprozesse können unsere Techniker jetzt sechs statt früher vier Aufträge pro Tag bearbeiten, so dass wir ihr Fachwissen bestmöglich nutzen können. Wenn wir über einen Ausfall informiert werden, kann unser Disponent auf einen Blick den nächstgelegenen Techniker finden, was unsere Reaktionszeiten drastisch verkürzt. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass wir jetzt präzisere Einsatzpläne und mehr Sicherheit haben, was unsere Kommunikation mit den Kunden verbessert hat."

Spezifische Arbeitsabläufe

"Connect, die mobile Außendienstsoftware von Sigmax, trägt ebenfalls dazu bei, den Verwaltungsaufwand für die Techniker erheblich zu reduzieren. Kuiperije: "Der Hauptnutzen liegt in der Zeit, die wir eingespart haben, weil die Arbeitsabläufe jetzt auf bestimmte Auftragsarten zugeschnitten sind. Jetzt müssen unsere Techniker nur noch einen speziell konzipierten Workflow durchlaufen, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Daten erfasst und gespeichert werden. Die Flexibilität dieser Arbeitsabläufe ist für uns von großem Wert."

Zusätzlich zu den spezifischen Arbeitsabläufen unterstützt Connect auch die Verarbeitung mehrerer Anlagen. "Mit der alten Lösung hätte einer unserer Techniker bei der Inspektion von Kühlgeräten in einem Krankenhaus für jedes Gerät den gleichen Prozess durchlaufen müssen, der dann vom Kunden freigegeben werden musste. Mit Connect können die Techniker nun alle Geräte auf einmal bearbeiten, was bedeutet, dass der Kunde nur einmal unterschreiben muss. Das spart eine Menge Zeit", bestätigt Kuiperije. "

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"Durch die Kombination von Sigmax und ORTEC ist es uns gelungen, die Unternehmensprozesse optimal zu unterstützen."

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Best-of-Breed Lösung

Sowohl Sigmax als auch ORTEC sind stolz darauf, Veld Koeltechniek als neuen Kunden begrüßen zu dürfen. Mit ORTEC for Field Service und Connect von Sigmax hat sich der Kältetechnik-Hersteller und -Lieferant für eine "'Best-of-Breed'-Lösung" in den Bereichen Planungsoptimierung und mobile Außendienstsoftware entschieden. Das Unternehmen verfügt nun über eine Komplettlösung, die aus zwei unterschiedlichen, aber nahtlos integrierten Systemen besteht. Darüber hinaus sind die Systeme in Echtzeit mit Microsoft Dynamics integriert, was die Effizienz der Back-Office-Verarbeitung erheblich steigert. Kuiperije fährt fort: "Durch die Kombination von Sigmax und ORTEC ist es uns gelungen, die Arbeitsvorgänge in unserer Organisation optimal zu unterstützen. Außerdem erleichtern uns diese technischen Fortschritte die Rekrutierung neuer Mitarbeiter."

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Ihre Organisation von unseren Best-of-Breed-Lösungen profitieren kann, nehmen Sie Kontakt mit uns auf.