Personaleinsatzplanung: Erfahrungsaustausch von Best Practices aus dem Gesundheitswesen und der Logistik

Das Gesundheitswesen weist erhebliche Unterschiede gegenüber der Logistikbranche auf. Im Gesundheitswesen ist es wesentlich schwieriger, Mitarbeitende über Zeitarbeitsfirmen zu beschäftigen, da in der Regel besonderes Fachwissen erforderlich ist. Auch der Zugang zu Arbeitskräften aus dem Ausland ist je nach den örtlichen Gepflogenheiten und der Sprache mitunter schwierig. Im Gesundheitswesen werden im Vergleich zum Logistiksektor tendenziell mehr Arbeitnehmende durch einen Teilzeitvertrag beschäftigt. Angesichts der unterschiedlichen Nachfrage im Tagesverlauf sind zyklische Dienstpläne für Unternehmen im Gesundheitswesen keine wirkliche Option. Interessanterweise spiegeln diese Merkmale auch den aktuellen und zukünftigen Zustand der Logistikbranche wider, in der wir mehr Teilzeitbeschäftigte, weniger zyklische Dienstpläne und eine geringere Abhängigkeit von Zeitarbeitsfirmen erwarten. Wie meistern Gesundheitsorganisationen diese Herausforderungen?

''Im Gesundheitswesen liegt der Fokus stärker auf der Motivation der Mitarbeitenden''

Das Gleichgewicht zwischen Motivation und Effizienz

Im Gesundheitswesen liegt der Fokus stärker auf dem Einbeziehen der Mitarbeitenden, zum Beispiel durch den Einsatz von spezifischen Apps für Mitarbeitende. Mitarbeitende können über diese Anwendungen problemlos ihre persönlichen Arbeitspräferenzen angeben, ihre favorisierten Dienste auswählen (Selbstplanung genannt) oder Dienste tauschen. Die Planenden konzentrieren sich auf teamrelevante Aspekte, wie das Mentoring oder den notwendigen Bedarf an bestimmten Qualifikationen. Die Berücksichtigung persönlicher Wünsche erhöht die Zufriedenheit des Personals. Außerdem sind die Mitarbeitenden motivierter, wenn ihre Wünsche beachtet werden, was zu einer höheren Produktivität und einer niedrigeren Fehlzeitenquote führt. Unternehmen können auch Optimierer für die Erstellung von Dienstplänen nutzen, um die Bedürfnisse und Vorlieben vieler Mitarbeitenden zu berücksichtigen - eine Aufgabe, die für einzelne Planende sehr mühsam und aufwendig wäre. Flex-Teams können auch abteilungsübergreifend eingesetzt werden, bevor Zeitarbeitsfirmen beauftragt werden.

Flexible, personalisierte Dienstpläne

In der Mehrheit der Länder gelten für ältere Arbeitnehmende besondere Regelungen; so sind sie beispielsweise von Nachtschichten generell ausgeschlossen. Dies gilt sowohl für die Logistik als auch für das Gesundheitswesen. In der Logistik hat dies in der Regel erhebliche Auswirkungen auf den Dienstplan. Einige Unternehmen müssen zum Beispiel personalisierte (statt zyklische) Dienstpläne erstellen. Die Zahl der älteren Mitarbeitenden wird in Zukunft zunehmen, so dass zyklische Dienstpläne eine größere Herausforderung darstellen werden. Ein zyklischer Dienstplan ermöglicht es ihnen, ihren Dienstplan im Voraus zu kennen, allerdings ist es viel schwieriger, konkrete Wünsche zu berücksichtigen (z. B. jeden Dienstagabend frei zu haben) und mit Teilzeitkräften umzugehen. Einige Teilzeitkräfte (z. B. Studierende) wissen vielleicht schon im Voraus, wann sie verfügbar sind, und wollen flexibel sein. Logistikunternehmen können von den Erfahrungen des Gesundheitswesens lernen, wo Unternehmen Apps einsetzen, um Diensttausche zu unterstützen und Flexibilität in letzter Minute zu ermöglichen.

Bislang haben wir einige der Erkenntnisse aus dem Gesundheitswesen betrachtet, die sich auf die Logistik übertragen lassen. Aber können Unternehmen des Gesundheitswesens auch von ihren Pendants in der Logistik lernen? Auf jeden Fall. Ein Bereich, in dem sich Logistikunternehmen auszeichnen, ist es den Planungsprozess zu formalisieren.

Eine zentrale und professionelle Planungsabteilung

Im Gesundheitswesen wird die Erstellung von Dienstplänen in der Regel von einer Führungskraft übernommen, die in der Regel ein Team von 10 bis 20 Mitarbeitenden leitet. Im Logistikbereich hingegen ist diese Aufgabe zentralisiert und umfasst die Erstellung von Dienstplänen für mehr als 100 Mitarbeitenden. Diese Spezialisten verfügen über analytische Fähigkeiten und nutzen Optimierungssysteme zur Erstellung von Dienstplänen. Darüber hinaus ist die Standortleitung für das Kapazitätsmanagement und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden verantwortlich, während diese Verantwortlichkeiten im Gesundheitswesen eher verstreut sind.

''Durch die Berechnung der entsprechenden Kapazitätsanforderungen vorab kann viel gewonnen werden.''

Prognose und Kapazitätsmanagement

Sowohl das Gesundheitswesen als auch die Logistikbranche haben die Chance erkannt, dass durch die Berechnung der entsprechenden Kapazitätsanforderungen vorab viel gewonnen werden kann: Vorhersage und Übersetzung des erwarteten Bedarfs in die richtige Menge an Ressourcen und Fähigkeiten und deren Überführung in Dienste. Durch die Verlagerung von Aufgaben, die weniger zeitkritisch sind, können Arbeitsspitzen abgeflacht und vermieden werden. Dieser Prozess des (integralen) Kapazitätsmanagements wird im Jahr 2024 in vielen Sektoren ein wichtiger Trend sein. Das Ziel ist dasselbe: die Berechnung der richtigen Anzahl von Diensten zur richtigen Zeit und am richtigen Ort, angesichts der Anforderungen an Nachfrage und Qualifikationen.

Zusammengefasst

Die Professionalisierung der Planungsprozesse sollte im Jahr 2024 für jedes Unternehmen oberste Priorität haben, das mit Ressourcenknappheit, Nachfrageschwankungen und Unsicherheiten zu kämpfen hat. Unpräzise Verfahren, Unsicherheit und Dienstplanänderungen in letzter Minute sind die Hauptgründe für die Fluktuation von Mitarbeitenden. In Branchen wie dem Gesundheitswesen und der Logistik, in denen der Fachkräftemangel zunehmen wird, ist ein guter, optimierter Dienstplan, der persönliche Wünsche und betriebliche Vorgaben berücksichtigt, wichtiger denn je, um die Mitarbeitenden zufriedenzustellen und die Unternehmensziele zu erreichen.