5 Tipps für den Einsatz der Selbstplanung: Dienstpläne effizient und effektiv planen
Immer häufiger entscheiden sich Unternehmen für den Einsatz der Selbstplanung, bei der die Mitarbeitenden eine aktive Rolle innerhalb der Dienstplanung übernehmen. Zu den Vorteilen der Selbstplanung zählen unter anderem mehr Flexibilität, ein höhere Zufriedenheit der Mitarbeitenden und hieraus resultieren eine effizientere Nutzung verfügbarer Ressourcen. Tatsächlich halten viele die Selbstplanung für die Zukunft der Dienstplanung. Die Selbstplanung ist jedoch auch mit verschiedenen Herausforderungen verbunden.
In diesem Artikel erörtern wir 5 Fragen und geben Tipps für den effizienten Einsatz der Selbstplanung, wobei wir uns auf unterschiedliche Aspekte des Prozesses konzentrieren. Außerdem gehen wir auf eine der aus unserer Sicht wichtigsten Fragen ein: "Ist die Selbstplanung das Modell der Zukunft?"
Was genau bedeutet Selbstplanung?
Bevor wir uns damit beschäftigen, ob die Selbstplanung das Model der Zukunft ist, sollten wir das Konzept der Selbstplanung einmal genauer betrachten. Grundsätzlich gibt es verschiedene Ausprägungen der Selbstplanung. Die gängigste Form jedoch ist das schwedische Modell (siehe Abbildung), bei dem die Mitarbeitenden in mehreren Runden gemeinsam daran arbeiten Personalüberdeckungen und -unterdeckungen zu beheben.
Sollte es den Mitarbeitenden gelungen sein, bereits in der Runde 2 alle Unter- und Überbesetzungsprobleme gemeinsam zu lösen, ist in der Regel keine Runde 3 erforderlich. Bleiben hingegen nach Runde 2 Planungskonflikte bestehen, liegt es in der Verantwortung der Dienstplanenden diese in Runde 3 zu beheben. In Runde 3 werden die Planenden durch den Dienstplanoptimierer unterstützt, der mithilfe von künstlicher Intelligenz die verbleibenden Planungsprobleme automatisch löst.
Durch verschiedene Möglichkeiten der Variation und Erweiterungen erlangt das schwedische Modell seine Flexibilität. Joker, die es den Mitarbeitenden ermöglichen, bestimmte Teile des Dienstplans für Runde 3 festzulegen, und ein Punktesystem in Runde 2 zur Belohnung bei "aktiver Beteiligung", das dann in Runde 3 berücksichtigt wird gehören hierzu. Eine weitere Variation besteht darin verschiedene Mitarbeitenden-Gruppen zeitlich versetzt planen zu lassen (z. B. eine erste Runde für das Stammpersonal, gefolgt von einer Runde für alle anderen Arbeitnehmenden oder bestimmte Abteilungen).
In wieder anderen Varianten werden unterschiedliche Methoden in verschiedenen Monaten des Jahres oder für bestimmte Arten von Schichten, wie z. B. Nachtschichten, verwendet.
Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Ihre Softwarelösung über die notwendige Flexibilität verfügt, um mit all diesen hybriden Runden und Variationen umgehen zu können. Genauso wichtig ist es, den Personalbedarf genau zu prognostizieren, damit Sie sicher sein können, dass Sie die richtige Anzahl von Mitarbeitenden mit den erforderlichen Fähigkeiten einsetzen.
1. Ist die Selbstplanung das Modell der Zukunft?
Die Zeit wird es zeigen! Auch wenn sie meist als Selbstplanung bezeichnet wird, wäre Teamplanung vielleicht ein treffenderer Name. Schließlich müssen Sie als Team den Dienstplan gemeinsam gestalten, was ein gewisses "Geben und Nehmen" erfordert. Selbst wenn in Runde 3 90 % der Mitarbeitenden ihre Wünsche erfüllt bekommen, kann bei den restlichen 10 % ein ungutes Gefühl zurückbleiben.
Die Selbstplanung kann auch so gestaltet werden, dass 80 % der Schichten in einem Team und 20 % der Schichten auf einer höheren Ebene (Standort, Bezirk, Cluster usw.) abgedeckt werden.
Die Umstellung der Dienstplanung auf die Selbstplanung geht mit großen Veränderungen einher. Jüngere Generationen neigen eher dazu, sich selbst planen zu wollen. Ein häufig größeres Bedürfnis nach Kontrolle als bei ältere Generationen, die stattdessen häufiger Vorhersehbarkeit bevorzugen, ist Erfahrungsgemäß einer der Gründe. Daher ist es sehr wichtig, den Change-Management-Prozess gut zu planen und ehrlich über die Vor- und Nachteile miteinander zu sprechen.
2. Welche Rolle spielen Daten und Planungsregeln?
Damit die Selbstplanung ihr maximales Potential entfalten kann, ist es entscheidend, von vornherein eindeutige Regeln festzulegen, einschließlich der Anforderungen an Personal und Qualifikation. Diese Regeln können je nach Arbeitsplatz und Schicht unterschiedlich sein, müssen aber genau und vollständig definiert werden. Darüber hinaus sollte die Software für die Personaleinsatzplanung in der Lage sein, die Kombination von Selbstplanung und Arbeitsplatzplanung zu unterstützen, sofern dies möglich ist.
Die Mitarbeitenden sollten außerdem darüber informiert werden, ob bei der Erstellung ihres eigenen Dienstplans Einschränkungen existieren (z.B. Mindestanzahl von Spät-, Nacht- und/oder Wochenendschichten). Kurz gesagt, die Mitarbeitenden müssen die genauen Regeln kennen.
Wir empfehlen, mit vergleichsweise wenigen Regeln zu starten und nach und nach weitere festzulegen, wenn die Situation es erlaubt. Vermeiden Sie es, Vermutungen darüber anzustellen, was die Mitarbeitenden gerne möchten, und lassen Sie sie selbst entscheiden. Planer versuchen häufig Unterbrechungen von Dienstfolgen zu vermeiden (freier Tag – Arbeit – freier Tag) , während die Mitarbeitenden sich regelmäßig für eben diese entscheiden, wenn sie die Wahl haben.
Geben Sie bei der Bekanntmachung der Regeln an, ob Mitarbeitende Joker verwenden können, um ihre Arbeitspräferenzen zu untermauern. In einer anderen Version der Selbstplanung wird "gutes Verhalten" in Runde 2 mit Punkten belohnt, die in Runde 3 berücksichtigt werden. Das Punktesystem, möglicherweise in Kombination mit einem Optimierer in Runde 3, trägt dazu bei, einen möglichst fairen Dienstplan zu erstellen. Im Idealfall können Angebot und Nachfrage in den ersten beiden Runden aufeinander abgestimmt werden, so dass den Bedürfnissen und Wünschen aller Beteiligten Rechnung getragen wird, ohne dass es in Runde 3 zu weitreichenden Änderungen kommt, die letztlich gar nicht notwendig wären.
3. Kann ich intelligente Planung mit Selbstplanung kombinieren?
Es wird nicht allzu lange dauern, bis die Mitarbeitenden herausfinden, welche Dienste besonders beliebt und welche eher weniger beliebt sind. Die Mitarbeitenden können diese Informationen nutzen, um in Runde 1 und 2 die Dienste auszuwählen, die sie stärker bevorzugen als andere. Wenn Sie ein Team mit komplementären Interessen haben, können sie sich gegenseitig helfen, einen verlässlichen Team-Dienstplan zu erstellen. Die Behebung aller offenen Personalüberdeckungen bzw. -unterdeckungen in der Runde 2 führt in der Regel zum besten Ergebnis, da in Runde 3 in der der Regel nicht alle Wünsche berücksichtigt werden können.
Sollte es sich als schwierig erweisen, den Dienstplan innerhalb des Teams in Runde 2 fertig zu stellen, können die Planenden in Runde 3 einen Optimierer einsetzen, um verbleibende Dienstplanprobleme zu lösen. Ein Optimierer ist ehrlich und objektiv, findet aber auch Lösungen, die menschliche Planende nicht finden würden, da das Puzzle sehr komplex sein kann. Darüber hinaus ist es ratsam, historische Daten zu speichern und auszuwerten. Aus ihnen kann man (mit Hilfe von Techniken des maschinellen Lernens) eine Menge lernen. Sie können dabei helfen, bessere Vorschläge für Runde 1 zu machen oder Änderungen zwischen Runde 1 und dem endgültigen Dienstplan zu analysieren und aus den Unterschieden verwertbare Erkenntnisse abzuleiten. KI/ML-gestützte Tools können den Mitarbeitenden helfen, effizientere und ausgewogenere Dienstpläne auf der Grundlage von Mustern und Trends zu erstellen, so dass deutlich weniger Planungsänderungen erforderlich sind, was zu einer höheren Zufriedenheit der Mitarbeitenden führt.
4. Ist die Selbstplanung mit zyklischen Dienstplänen und festen Zuschlägen für weniger attraktive Dienstzeiten vereinbar?
Die Selbstplanung eignet sich besonders in Bereichen in denen unregelmäßige, wechselnde Schichten den Dienstplan bestimmen. Im Gesundheitswesen ist dies häufig der Fall. In verschiedenen anderen Branchen sind zyklische Arbeitszeiten üblich, bei denen alle Mitarbeitenden in einem bestimmten Zeitraum die gleiche Anzahl unregelmäßiger Schichten leisten und für das Arbeiten zu weniger attraktiven Arbeitszeiten einen festen Zuschlag erhalten. Flexible Zuschläge für solche Arbeitszeiten können unerwünschte Folgen haben, wenn Arbeitnehmende das zusätzlich resultierende Einkommen bei Beispielsweise der Beantragung eines Bankkredits möglicherweise nicht geltend machen können. Die einfachste Lösung besteht darin, allen Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, sich Schichten selbst auszusuchen, und gleichzeitig von allen Mitarbeitenden zu verlangen, dass sie die gleiche Anzahl unregelmäßiger Schichten leisten. Dies schränkt die Möglichkeiten ein, dass Mitarbeitende sich darin verlieren, in die Vergangenheit zurückzublicken, anstatt die Chancen zu sehen, die sich ihnen bieten. Mitarbeitende, insbesondere ältere, die an eine bevorzugte Einteilung gewöhnt sind, könnten die Selbstplanung als Rückschritt empfinden. Es ist daher sehr wichtig, auf die einzelnen Mitarbeitenden zu achten und so den Teamgeist zu fördern - wie kommen ihre „Opfer“ dem Team zugute? - ist daher sehr wichtig. Eine Möglichkeit besteht darin, die Mitarbeitenden zwischen einem zyklischen Dienstplan und der Selbstplanung wählen zu lassen, um sie allmählich an die Selbstplanung zu gewöhnen. Das funktioniert natürlich nur, wenn die Kombination von beidem zu zufriedenstellenden Ergebnissen führt.
5. Wie können Sie Ihre Mitarbeitenden einbinden und motivieren?
Im Laufe der Zeit haben wir einige Lektionen gelernt:
- Starten Sie klein mit einem Pilotprojekt in einer repräsentativen Abteilung. Erklären Sie, dass es sich um ein Pilotprojekt handelt und dass das tatsächliche System ganz anders aussehen kann, anstatt gleich zu versuchen, perfekt zu sein. Hören Sie sich das Feedback der Mitarbeitenden genau an, um festzustellen, ob weitere oder andere Grundregeln erforderlich sind.
- Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden (nicht die Planenden!) über Ihre Ziele und Methoden und erklären Sie ihnen, wie sie ihre persönlichen Präferenzen einbringen können, z. B. indem Sie Mitarbeitende in einem Video erklären lassen, wie das System funktioniert.
- Erklären Sie, dass der Zeitplan auch nach seiner Veröffentlichung noch geändert werden kann, und zwar mit Hilfe eines effektiven Schichttauschsystems (z. B. einer App). So haben die Mitarbeitenden mehr Kontrolle über den Dienstplan, auch wenn sie nicht alle Schichten bekommen, die sie wollten. Achten Sie darauf, dass die Softwarelösung mit einer benutzerfreundlichen App ausgestattet ist, damit die Mitarbeitenden einfach und effizient Schichten tauschen können.
Schlussfolgerung
Angesichts des wachsenden Wunsches jüngerer Generationen nach Autonomie wird die Selbstplanung in den kommenden Jahren weiter an Beliebtheit gewinnen. Sie wird bereits von etwa 50 % aller Organisationen des Gesundheitswesens angewandt, die sie für 50 % ihrer Mitarbeitenden nutzen. Wie wir bereits erwähnten, gibt es jedoch auch einige Hürden. Bei größeren und vielfältigeren Teams ist es oft einfacher, einen zweckmäßigen Dienstplan zu erstellen, aber das geht auf Kosten des Teamgeistes. Darüber hinaus trägt die Abstimmung von Angebot und Nachfrage in früheren Runden dazu bei, einschneidende Veränderungen in Runde 3 zu minimieren. Letztlich muss man zu dem Schluss kommen, dass es kein Patentrezept gibt und dass jede Lösung auf die Besonderheiten des Kunden zugeschnitten sein muss. Neben den richtigen Instrumenten kommt es vor allem darauf an, den Personalbedarf und die Qualifikationen im Vorfeld sorgfältig zu prüfen, um festzustellen, ob sie mit den derzeitigen Mitarbeitenden, ihren Verträgen und Anforderungen in Einklang stehen. Wenn dieses Gleichgewicht nicht stimmt, wird es immer schwierig sein, eine zufriedenstellende Lösung zu finden.
