Individualisierte Pflege dank effizienter Personaleinsatzplanung und Schichtplanung

Personaleinsatzplanung und Schichtplanung optimieren mit ORTEC - Die Gesundheit einer Gesellschaft ist daran zu erkennen, wie sie mit ihren älteren Menschen und Menschen mit Behinderung umgeht. Die nordischen Länder haben eine lange und stolze Tradition darin, auf die Bedürfnisse beider Gruppen einzugehen.

Attendo ist seit 1980 ein Vorreiter in der Versorgung in diesem Bereich. Jeden Tag bieten Attendos 24.000 Angestellte eine qualitativ gute Pflege für ältere Menschen, Menschen mit Behinderung, sowie medizinische und zahnmedizinische Versorgung in mehr als 700 verschiedenen Einrichtungen in Schweden, Finnland, Norwegen und Dänemark an.

Mit Kompetenz, Engagement und liebevoller Pflege möchte Attendo den einzelnen Menschen unterstützen. Das Versprechen des Unternehmens ist es, seine Kunden mit dem, was sie brauchen, zu versorgen, zum richtigen Zeitpunkt und auf die richtige Art und Weise.

Ein Qualitätsversprechen umsetzen mit Personaleinsatzplanung Software

Um diesem Versprechen nachzukommen, muss Attendo die Qualität und Verfügbarkeit seines Personals sicherstellen. Das richtige Pflegepersonal an die Bedürfnisse eines Kunden anzupassen, ist eine Herausforderung in einer Organisation mit tausenden Angestellten, die auf hunderte von Einrichtungen verteilt arbeiten.

Personalplaner müssen außerdem sicherstellen, dass jedem Kunden genug Zeit zugewiesen wird. Dazu kommen noch Wünsche der Angestellten, betreffend der Personaleinsatzplanung und Selbsteinplanung, Kostenaspekte, sowie die Einhaltung von Arbeitsbestimmungen, die das Planen zusätzlich beeinflussen.

Nachdem Attendo seinen Planungsprozess evaluiert hatte, kamen sie zu dem Ergebnis, dass die Planung als geteilte Verantwortung zwischen Managern und Angestellten getragen werden sollte.

Das sollte nicht nur die Effizienz erhöhen, sondern auch dafür sorgen, dass die Arbeitsbestimmungen eingehalten und die Wünsche der Angestellten berücksichtigt werden. Die Lösung dafür fanden sie in ORTECs Peronaleinsatzplanung Software und Schichtplanung Workforce Scheduling, welche auch einen Selbstplaner-Modus beinhaltet.

Bedürfnisse des Personals mit der Selbsteinplanung abstimmen

“Angestellte können jetzt ihre Zeit und Energie für die wichtigen Dinge sparen, indem sie an einer Lösung für alle arbeiten und nicht nur für sich selbst”, sagt Christina Varsamäki, Regionalleiterin bei Attendo.

Der Einsatz von ORTEC Workforce Scheduling und Zusatzmodulen, wie Self-Scheduling, Budget & Control und Employee Self-Services ermöglichten es Attendo, die Personaleinsatzplanung so zu gestalten, dass der komplette Fokus auf der Kundenbetreuung lag, während die Angestellten selbst in ihrer Arbeit bestärkt wurden.

Die Angestellten können nun ihre Planung selbst gestalten bei zeitgleicher Prozesseinsicht durch die Manager

• So haben z. B. Manager in Pflegeheimen die Möglichkeit, spezielle Termine für Weiterbildungen oder feste Schichten zu reservieren.
• Angestellte erhalten Einsicht in die Planung ihrer Abteilung und planen darin ihre eigenen Schichten.
• Die Mitarbeiter entscheiden sich oft für Schichten, die sie am besten mit ihren freien Tagen kombinieren können und treffen untereinander Absprachen.
• Manager können diesen Prozess einsehen und die Personaleinsatzplanung in Echtzeit anpassen.

Durch die erhöhte und verlässliche Transparenz von Daten und Analytik kann Attendos Team schnellere und bessere Entscheidungen treffen und eine kosteneffizientere Planung aufstellen.

Im alten System benötigten Manager zwei Tage, um eine monatliche Planung aufzustellen. Die ehemalige Personaleinsatzplanung und die Auswertung wurden manuell durchgeführt und waren ineffizient, kostenintensiv und nicht anpassbar.

Dank der Digitalisierung wurden der Papierverbrauch minimiert und operative Kosten reduziert. Mitarbeiter haben jetzt mehr Zeit für ihre Kunden und deren Pflege.

Bessere Pflege mit Software für Personaleinsatzplanung

“Der Verwaltungsaufwand wurde reduziert und Wünsche werden besser berücksichtigt”, fügt Christina Varsamäki hinzu. “Abschließend haben die Angestellten mehr Zeit und Energie für die wirklich wichtigen Dinge.”

• Attendos Kunden haben weniger Unannehmlichkeiten durch kurzfristige Veränderungen der Schichtplanung dank ORTECs Workforce Scheduling.
• Die Mitarbeitermotivation ist gestiegen, da die Angestellten durch die Einführung des Selbsteinplanungmoduls mehr Kontrolle über ihren Pflegeplan haben.
• Steigerung der Work-Life Balance.
• Die Zeit, die für das Planen notwendig war, wurde von zwei Tagen auf zwei Stunden reduziert und Kosten können in Echtzeit verwaltet und reduziert werden.

Dank ORTECs Software für Personaleinsatzplanung und Schichtplanung konnte auch die Nachhaltigkeit des Unternehmens verbessert werden. Der größte Gewinn ist aber die qualitativ bessere Pflege, die durch das Zusammenführen der Bedürfnisse der Kunden und der Angestellten erzielt wurde.