Das Dialysezentrum Groningen (Dialyse Centrum Groningen, DCG) arbeitet mit einem komplexen Dienstplan über vier Standorte hinweg, in dem nicht aufeinanderfolgende Nachtschichten und ein schwankender Personalbedarf berücksichtigt werden müssen. Zwar war die Zufriedenheit hoch, doch die Dienstpläne stellten weiterhin eine Schwachstelle dar. Mit ORTEC Workforce führte das DCG Selbstplanung ein und verringerte den Planungsdruck.
Die Herausforderung: komplexe Dienstpläne über vier Standorte hinweg
Das DCG betreut etwa 175 Patientinnen und Patienten und beschäftigt etwa 160 Personen. Die meisten von ihnen sind medizinische Fachkräfte, die an sechs Tagen die Woche in unterschiedlichen Schichten in Groningen sowie in den Außenstellen in Assen, Stadskanaal und Scheemda tätig sind. Nachtdienste finden ausschließlich in Groningen statt; Aushilfskräfte können aus jeder Filiale kommen und der Personalbedarf der einzelnen Teams kann sich von einem Tag zum nächsten ändern. Die Dienstplanerstellung war komplex, und obwohl die allgemeine Zufriedenheit der Beschäftigten hoch war, wünschten sich die Beschäftigten mehr Einfluss auf ihre Arbeitszeiten. Das DCG wollte zudem eine nachhaltige Beschäftigungsfähigkeit fördern.
Geschaffener Mehrwert: partizipative Dienstplanung
Das DCG bietet den Beschäftigten die Möglichkeit, ihre Dienstpläne aktiv mitzugestalten, wodurch die Dienstplanerstellung von einer vom Planer gesteuerten Aufgabe zu einem partizipativen Prozess wurde. Die Beschäftigten schlagen nun ihre bevorzugten Schichten in zwei festgelegten Schritten vor, wobei dieselben Regeln und dieselben Anforderungen an die Personalausstattung gelten wie bisher. Nach diesen beiden Schritten ist der Dienstplan zu etwa 80 Prozent fertiggestellt, sodass die für die Dienstplanerstellung zuständigen Personen ihre Zeit darauf verwenden können, dringende Lücken zu schließen und Termine für Patientinnen und Patienten zu vereinbaren, anstatt jeden Dienstplan von Grund auf neu zu erstellen.
NACHWEISBARE ERGEBNISSE
Unsere Effekte für die Personalplanung in Zahlen
des Dienstplans fertig, bevor die Planer tätig werden
Die Beschäftigten stellen ihren Dienstplan in zwei Schritten selbst zusammen, sodass die für die Dienstplanerstellung zuständigen Personen erst in einem dritten Schritt ins Spiel kommen, wenn der Großteil der Arbeit bereits erledigt ist.
weniger geplante Arbeitsstunden
Effizientere Personalplanung durch eine verbesserte Qualität der Dienstpläne. Intelligentere Dienstpläne bedeuten weniger Leerlauf – ohne Abstriche bei der Servicequalität.
weniger Überstundenkosten
Durch eine bessere Kapazitätsabstimmung werden Überstunden zur Ausnahme und sind nicht mehr die Regel.
Wie die Einführung erfolgte
Das schrittweise Vorgehen war bewusst gewählt. Das DCG implementierte zunächst die Selbstplanung und führte anschließend ein Versions-Upgrade durch, um zu viele Änderungen auf einmal zu vermeiden. Das Projekt wurde von einer interdisziplinären Arbeitsgruppe geleitet, die sich aus Beschäftigten der Bereiche Personalwesen, IT, Dienstplanerstellung, Pflege, Finanzen und dem Pflegepersonal zusammensetzte, wobei Berater von ORTEC die technische Einrichtung und die Schulungen unterstützten. Ein Pilotprojekt aus dem Jahr 2019 in Assen und Groningen diente als Vergleichsgrundlage für frühere Mitarbeiterzufriedenheitswerte; nach einem einstimmigen Beschluss zur Fortführung wurde die Selbstplanung im Jahr 2020 unternehmensweit eingeführt, wobei einige Außenstellen bereits nachfragten, wann sie an der Reihe sein würden.
Was hat sich für die Beschäftigten geändert?
Für Beschäftigte, die am Wochenende und in wechselnden Schichten arbeiten, hat die Selbstplanung dazu geführt, dass sich die Arbeit nun besser mit dem Privatleben vereinbaren lässt. Anstatt einen festen Dienstplan zu erhalten, können die Beschäftigten ihre freien Tage selbst planen oder eine frühere Schicht wählen, wenn sie abends etwas vorhaben, und die meisten der von ihnen selbst festgelegten Schichten bleiben unverändert. Das Ergebnis ist ein größeres Mitspracherecht hinsichtlich des Zeitpunkts und des Ortes ihrer Arbeit, ohne dass der Dienstplan dabei die Struktur verliert, die das DCG standort- und schichtübergreifend benötigt.
Ein reibungsloserer Ablauf für die Planer
Durch die Selbstplanung hat sich auch die Rolle der für die Dienstpläne zuständigen Personen gewandelt: Anstatt Dienstpläne zu erstellen, konzentrieren sie sich nun auf deren Optimierung. Da die Beschäftigten ihren idealen Dienstplan in den ersten beiden Schritten weitgehend selbst zusammenstellen, sind danach nur noch wenige Änderungen erforderlich, wodurch mehr Spielraum für die Bewältigung von Personalengpässen und dringenden Angelegenheiten bleibt. Die wichtigste Umstellung war kultureller Natur: Die Planer mussten sich daran gewöhnen, in den ersten beiden Schritten nur zuschauen zu können.
Die Vorteile: mehr Kontrolle, reibungslosere Abläufe bei der Dienstplanerstellung
Durch die Selbstplanung erhielten die Beschäftigten des DCG mehr Kontrolle darüber, wann und wo sie arbeiten, während der Dienstplan über alle Standorte und Schichtarten hinweg weiterhin praktikabel blieb.
nachhaltigere Beschäftigungsfähigkeit und mehr Mitspracherecht für die Beschäftigten
effizientere Nutzung der Arbeitszeit der Planer
weniger Schichttausch
ein ruhigerer, besser planbarer Dienstplanerstellungsprozess
Machen Sie den nächsten Schritt
Erleben Sie unsere Software im Einsatz
Ganz gleich, ob Sie verschiedene Optionen prüfen, vor einer konkreten Herausforderung stehen oder einfach nur die Software im Einsatz erleben möchten – wir helfen Ihnen gerne dabei, die nächsten Schritte zu erkunden.
