HERAUSFORDERUNGEN
Die Realität der Dienstplanerstellung
Wenn Sie die Dienstplanerstellung manuell durchführen – oder mit Tools, die nicht dafür konzipiert sind –, wissen Sie bereits, wo die Probleme liegen. Dies sind die Herausforderungen, von denen uns Personalplaner, Betriebsleiter und Teamleiter am häufigsten berichten:
Umgang mit komplexen Dienstplanbeschränkungen
Ihre Personalplaner müssen gleichzeitig Nachfrage, Qualifikationen, Verträge, gesetzliche Vorschriften und interne Richtlinien im Blick behalten – und jeder dieser Faktoren kann sich von einem Tag auf den anderen ändern. Einen Dienstplan zu erstellen, der alle Beteiligten stets zufriedenstellt – und zwar in jedem Team und in jedem Planungszeitraum –, übersteigt die Möglichkeiten manueller Prozesse.
Abstimmung zwischen den Anforderungen des Unternehmens und den Präferenzen der Beschäftigten
Sie benötigen Dienstpläne, die die Servicequalität aufrechterhalten und die Kosten unter Kontrolle halten. Ihre Beschäftigten benötigen Dienstpläne, die ihre Verfügbarkeit, Präferenzen und ihr Privatleben berücksichtigen. Das wirkt wie ein Konflikt zwischen verschiedenen Prioritäten – und bei der manuellen Terminplanung ist dies oft tatsächlich der Fall. Das Ergebnis sind Kompromisse, bei denen jemand unzufrieden bleibt und die Planer zwischen den Fronten stehen.
Der gestern erstellte Plan ist heute schon wieder überholt
Jemand meldet sich krank. Die Nachfrage steigt. Es gibt eine Änderung in letzter Minute. Jede Störung löst eine ganze Reihe von Änderungen aus – und jede einzelne davon kostet Zeit, die Ihren Planern fehlt. Gerade wenn es darum geht, Dienstpläne unter ständigen Veränderungen realisierbar, vorschriftsmäßig und fair zu gestalten, versagen manuelle Prozesse am schnellsten.
VORTEILE
Der Vorteil einer intelligenten Dienstplanerstellung
Planer gewinnen Zeit – jede Woche
ORTEC Workforce automatisiert die Berechnungen, die Ihrem Planungsteam viel Zeit rauben. Was früher Stunden dauerte, ist nun in wenigen Minuten erledigt. Ihre Planer konzentrieren sich nun weniger auf die Erstellung von Dienstplänen als vielmehr auf die Bewältigung von Ausnahmesituationen – und genau hier kommt ihr Fachwissen erst wirklich zum Tragen.
Apps und Dienste
ORTEC Workforce
ORTEC Workforce basiert auf sechs Kompetenzbereichen. Nutzen Sie nur das, was Sie benötigen – oder setzen Sie die gesamte Suite für eine durchgängige Personalplanung ein.
Planen und optimieren
Erstellen Sie Dienstpläne, die der Nachfrage und den Unternehmenszielen entsprechen, und berücksichtigen Sie dabei automatisch gesetzliche Vorschriften und Vereinbarungen. Sie behalten die Kontrolle über die Ergebnisse – die Software übernimmt die komplexen Aufgaben. Optimieren Sie Ihre Planungsentscheidungen und behalten Sie dabei die Kontrolle über die Ergebnisse.
Mitarbeitererfahrung
Geben Sie Ihren Beschäftigten Einblick in ihre Dienstpläne und ermöglichen Sie ihnen, sich in den Planungsprozess einzubringen. Präferenzen, Verfügbarkeit und Kommunikation – alles an einem Ort.
Kapazität und Verfügbarkeit
Machen Sie sich vor Beginn der Dienstplanerstellung ein Bild davon, wie viel Kapazität Ihnen zur Verfügung steht. Setzen Sie den Bedarf in Personalbedarf um und stimmen Sie diesen auf Urlaub, Abwesenheiten und die flexible Verfügbarkeit der Belegschaft ab.
Aufgaben- und Ressourcenplanung
Gehen Sie über Schichten hinaus. Weisen Sie Ihren Beschäftigten bestimmte Aufgaben, Standorte und Ressourcen zu – und koordinieren Sie die Arbeit so detailliert, wie es Ihr Unternehmen erfordert.
Arbeitszeit und Lohnabrechnung
Erfassen Sie Arbeitszeiten und Abwesenheiten präzise und erstellen Sie die Abrechnungsdaten einheitlich unter Berücksichtigung von Verträgen, Korrekturen und Vergütungsregeln.
Einblicke und Kontrolle
Verwandeln Sie Personaldaten in aussagekräftige Berichte. Verknüpfen Sie Planungs-, Ausführungs- und Lohnabrechnungsdaten mit Ihrer BI-Umgebung, um die Analysen zu erstellen, die Ihre Führungskräfte tatsächlich benötigen.
NACHWEISBARE ERGEBNISSE
Unsere Effekte in Zahlen
weniger Zeitaufwand für die Dienstplanerstellung
Der Planungsaufwand wurde von Stunden auf Minuten reduziert. Die Aufmerksamkeit Ihres Teams richtet sich auf die Bereiche, in denen dies einen Mehrwert schafft.
weniger geplante Arbeitsstunden
Effizientere Personalplanung durch eine verbesserte Qualität der Dienstpläne. Intelligentere Dienstpläne bedeuten weniger Leerlauf – ohne Abstriche bei der Servicequalität.
weniger Überstundenkosten
Durch eine bessere Kapazitätsabstimmung werden Überstunden zur Ausnahme und sind nicht mehr die Regel.
NÄCHSTE SCHRITTE
Der Weg zur Implementierung
Mit unserem Einstiegsprogramm können Sie schnell und sicher durchstarten. Unsere erfahrenen ORTEC-Berater begleiten Ihre Teams durch einen strukturierten Einrichtungsprozess, bei dem Daten, Prozesse und Umfang von Anfang an abgestimmt werden. Ein zielgerichtetes Pilotprojekt validiert wichtige Szenarien bereits in einer frühen Phase, verdeutlicht den Nutzen und bereitet Ihre Teams auf einen reibungslosen Übergang zum täglichen Einsatz vor.
Im Mittelpunkt der Befähigungsphase steht die Einbindung der Software in die alltäglichen Planungs- und Terminierungsprozesse. Durch eine angeleitete Konfiguration, Datenvalidierung und schrittweise Einführung lernen Ihre Teams, wie sie Modelle optimieren, die Entscheidungsfindung verbessern und die Software an ihre spezifischen Anforderungen anpassen können. Dies ermöglicht es Planern, Führungskräften und anderen Mitarbeitern, konsequent auf der Grundlage präziser, datengestützter Erkenntnisse zu arbeiten.
Wenn Unternehmen wachsen und sich ihr Bedarf weiterentwickelt, ändern sich auch die Anforderungen. Kontinuierliche Verbesserung hilft Ihren Teams dabei, Prozesse zu optimieren, Fähigkeiten zu erweitern und Konfigurationen im Laufe der Zeit anzupassen. Dadurch wird sichergestellt, dass wir auch weiterhin sich wandelnde Geschäftsprioritäten und zunehmende operative Komplexität unterstützen.
Mit unserer Unterstützung sorgen wir für Stabilität während des Go-live und langfristige Wertschöpfung im Anschluss. Unser Customer-Experience-Team bietet Ihnen zuverlässige Unterstützung bei Tests, Implementierung und Nutzung und dient Ihnen als zentraler Ansprechpartner für Fragen zu Funktion und Anwendung. Durch kontinuierliche Begleitung können Sie Kontinuität gewährleisten, die Einführung unterstützen und einen dauerhaften geschäftlichen Nutzen erzielen.
RESSOURCEN
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Machen Sie den nächsten Schritt
Erleben Sie unsere Software im Einsatz
Ganz gleich, ob Sie verschiedene Optionen prüfen, vor einer konkreten Herausforderung stehen oder einfach nur die Software im Einsatz erleben möchten – wir helfen Ihnen gerne dabei, die nächsten Schritte zu erkunden.
HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN
ORTEC Workforce erklärt
ORTEC Workforce ist eine KI-gestützte Software zur Personalplanung, die Unternehmen dabei unterstützt, Dienstpläne für ihre Beschäftigten in großem Umfang zu erstellen, zu optimieren und zu verwalten. Sie deckt den gesamten Dienstplanerstellungsprozess ab – von der Bedarfsprognose und Kapazitätsplanung bis hin zur Erstellung und Umsetzung von Dienstplänen, Zeiterfassung und Vorbereitung der Lohnabrechnung. Sie wird von Unternehmen im Einzelhandel, im Gesundheitswesen, in der Fertigungsindustrie, in der Logistik und im Gebäudemanagement eingesetzt, um den Planungsaufwand zu reduzieren, die Personalkosten zu kontrollieren und die Fairness gegenüber den Beschäftigten zu verbessern.
Die meisten Dienstplanerstellungs-Tools helfen Ihnen dabei, einen Dienstplan zu erstellen. ORTEC Workforce optimiert alles – und berücksichtigt dabei automatisch Bedarf, Arbeitsverträge, Qualifikationen, Verfügbarkeit, arbeitsrechtliche Vorschriften und organisatorische Regeln. Im Gegensatz zu herkömmlichen Dienstplanerstellungs-Tools behalten Ihre Planer die Kontrolle – die KI unterbreitet Vorschläge, Ihr Team trifft die Entscheidung. Der Unterschied zeigt sich in den Ergebnissen: weniger Überstunden, weniger Fehler, gerechtere Dienstpläne und ein deutlich geringerer Zeitaufwand für manuelle Änderungen seitens der Planer. Die Software wurde speziell für komplexe Einsatzumgebungen entwickelt, in denen Standardwerkzeuge an ihre Grenzen stoßen.
ORTEC Workforce wird von mittelständischen bis großen Unternehmen aus verschiedenen Branchen eingesetzt, in denen die Personalplanung komplex ist – darunter Einzel- und Großhandel, Gesundheitswesen, Produktion und Fertigung, Transport und Logistik, Gebäudemanagement sowie Fachdienstleistungen. Die Lösung lässt sich von der Dienstplanerstellung innerhalb eines einzelnen Teams bis hin zur Verwaltung von Tausenden von Beschäftigten an mehreren Standorten und in verschiedenen Ländern skalieren.
Die Dauer der Implementierung hängt von der Komplexität Ihres Unternehmens, der Anzahl der Standorte und den erforderlichen Integrationen ab. ORTEC arbeitet während des gesamten Prozesses eng mit Ihrem Team zusammen – von der Konfiguration und den Tests bis hin zur Inbetriebnahme und zum Support nach dem Start. Die meisten Unternehmen verzeichnen bereits in den ersten Planungszyklen nach der Inbetriebnahme messbare Ergebnisse.
Arbeitsrechtliche Vorschriften, Tarifverträge, Arbeitszeitgesetze und interne Richtlinien sind als harte und weiche Einschränkungen in die Dienstplanungs-Engine integriert. Innerhalb dieser Grenzen werden die Dienstpläne automatisch erstellt – das bedeutet, dass die Planer die Einhaltung der Vorgaben nicht manuell überprüfen müssen und das Risiko von Fehlern oder Verstößen erheblich verringert wird.
Ja. Die Funktion „Employee Experience“ ermöglicht es den Beschäftigten, Einblick in ihre Dienstpläne zu erhalten und Präferenzen anzugeben, ihre Verfügbarkeit zu kennzeichnen sowie Änderungen zu beantragen. Diese Transparenz verringert Reibungsverluste zwischen Beschäftigten und Planungsteams, steigert die Zufriedenheit und reduziert die Anzahl der Last-Minute-Anfragen, die die Planer manuell bearbeiten müssen.