Die S Group ist Finnlands größter privater Arbeitgeber mit über 40 000 Beschäftigten in 19 Genossenschaften. Die zentrale Dienstleistungsgesellschaft des Unternehmens, SOK, muss kurzfristigen Personalbedarf unter Einhaltung strenger arbeitsrechtlicher Vorschriften managen. Mit ORTEC Workforce Scheduling gelang der Übergang von manuellen Prozessen zu einem integrierten System.
Die Herausforderung: Ad-hoc-Dienstplanerstellung unter Einhaltung strenger arbeitsrechtlicher Vorschriften
Die Aufgabe von SOK ist, den kurzfristigen Personalbedarf innerhalb der Genossenschaftsgruppe zu decken und dabei strenge arbeitsrechtliche Vorschriften einzuhalten. Gemäß den örtlichen Vorschriften muss jeder berechtigte Beschäftigte die Möglichkeit haben, sich um eine offene Schicht zu bewerben. Das bedeutet, dass SOK eine zuverlässige Möglichkeit benötigte, um offene Schichten zu kommunizieren, zu überwachen und zuzuweisen. Das bisherige, selbst entwickelte Tool stützte sich auf SMS-Nachrichten und manuellen Aufwand, außerdem war das Portal des Unternehmens mittlerweile veraltet. SOK suchte daher nach einem vollständig integrierten, skalierbaren Prozess, der sowohl die regulatorischen Anforderungen als auch die täglichen Abläufe unterstützen sollte.
Geschaffener Mehrwert: integrierte Schichtvergabe und Ad-hoc-Planung
In Zusammenarbeit mit ORTEC hat SOK seinen Personalplanungsprozess um die Funktionen Shift Offering und Ad Hoc Planning in ORTEC Workforce Scheduling erweitert. Diese werden nun als einziges, integriertes System unternehmensübergreifend eingesetzt. Das System ermöglicht eine zentrale Steuerung, Berechnung und Berichterstattung, lässt aber dennoch Spielraum für lokale geschäftliche Anforderungen. Ad Hoc Planning unterstützt Planer dabei, kurzfristige Ausfälle, etwa krankheitsbedingte Abwesenheiten, zu überbrücken, indem über eine mobile App rasch Ersatzpersonal zugewiesen wird. Employee Self Service benachrichtigt die Beschäftigten auf ihrem Smartphone, sobald eine Schicht frei wird, sodass sie diese direkt beantragen können.
NACHWEISBARE ERGEBNISSE
Unsere Effekte für die Personalplanung in Zahlen
des Dienstplans fertig, bevor die Planer tätig werden
Die Beschäftigten stellen ihren Dienstplan in zwei Schritten selbst zusammen, sodass die für die Dienstplanerstellung zuständigen Personen erst in einem dritten Schritt ins Spiel kommen, wenn der Großteil der Arbeit bereits erledigt ist.
weniger geplante Arbeitsstunden
Effizientere Personalplanung durch eine verbesserte Qualität der Dienstpläne. Intelligentere Dienstpläne bedeuten weniger Leerlauf – ohne Abstriche bei der Servicequalität.
weniger Überstundenkosten
Durch eine bessere Kapazitätsabstimmung werden Überstunden zur Ausnahme und sind nicht mehr die Regel.
Integrierte Berichterstattung für fundiertere Entscheidungen
SOK arbeitete zudem mit ORTEC zusammen, um ein Business-Intelligence-Modul (BI) zu integrieren, das Daten aus verschiedenen Personaldatenbanken in einer einheitlichen Berichtsumgebung zusammenführt. Dadurch ist es möglich, unternehmensweit Berichte zu erstellen und Daten zu exportieren, ohne das operative System zu belasten. Da die zusammengefassten Erkenntnisse an einem Ort verfügbar sind, kann SOK fundiertere Personalentscheidungen für mehr als 40 000 Beschäftigte treffen.
Die Vorteile: flexible und reaktionsschnelle Personalplanung in großem Maßstab
SOK entschied sich aufgrund der hohen Konfigurierbarkeit, die neben übergeordneten Vorschriften auch zahlreiche lokale Tarifverträge berücksichtigt, für ORTEC Workforce Scheduling. Dank der Funktionen Shift Offering, Ad Hoc Planning und Employee Self Service sowie der integrierten Berichterstellung ist SOK in der Lage, auf kurzfristige Änderungen zu reagieren, den Wünschen der Beschäftigten Rechnung zu tragen und die Belastung des Planungsteams zu verringern.
einheitliches System für 23 Unternehmenspläne und mehr als 40 000 Beschäftigte
Unterstützung von Planungsmethoden – von vollständig zentralisiert bis dezentralisiert
stärkeres Engagement der Beschäftigten durch Self-Service
korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung
transparente Abwicklung von Schichtangeboten
Machen Sie den nächsten Schritt
Erleben Sie unsere Software im Einsatz
Ganz gleich, ob Sie verschiedene Optionen prüfen, vor einer konkreten Herausforderung stehen oder einfach nur die Software im Einsatz erleben möchten – wir helfen Ihnen gerne dabei, die nächsten Schritte zu erkunden.
