Assurer des soins de qualité avec une meilleure planification des effectifs

Avec plus de 1 000 lits, un large éventail de services médicaux et quatre sites différents, Albert Schweitzer est l'un des plus grands hôpitaux généraux des Pays-Bas. Cette organisation a pour vision d'assurer des soins de qualité en y apportant intelligence, cœur et âme. Albert Schweitzer emploie à cette fin plus de 4 000 travailleurs à temps plein et 400 employés travaillant de façon flexible. L'organisation compte parmi son personnel 250 planificateurs travaillant dans 250 départements. Le défi majeur d'une opération de cette envergure consiste à s'assurer que la quantité de personnel médical disponible est suffisante pour répondre à la demande.

S'adapter aux nouvelles évolutions en matière de soins de santé

Les nouvelles technologies ne sont pas étrangères à Albert Schweitzer. L'organisation dispose d'une plateforme complète (ideasz.nl) consacrée à l'innovation. En matière de données et d'analyses, l'hôpital a adopté la planification des effectifs ORTEC Workforce Scheduling il y a plusieurs années, afin d'optimiser les processus administratifs. L'outil aide l’hôpital à créer un planning en se servant des heures annualisées. Il automatise le paiement des indemnités, rend les paiements plus précis et fait gagner du temps tant au personnel médical qu’au personnel administratif, qui n’ont plus à consacrer de nombreuses heures à traiter les feuilles de temps.

Une interface entre la planification des effectifs ORTEC Workforce Scheduling et le système de paye de l'organisation permet une circulation directe des informations et une planification efficace. Albert Schweitzer voulait profiter encore plus de ces avantages en récupérant les données de l'application pour améliorer ses résultats commerciaux avec l’ORTEC Business Intelligence Support.

Moins de temps passé sur les questions opérationnelles, plus de temps pour se concentrer sur de meilleurs résultats

«L’ORTEC Business Intelligence Support est indispensable si vous souhaitez utiliser la planification des effectifs ORTEC Workforce Scheduling pour l’ensemble d’une organisation et véritablement optimiser la planification de votre personnel», explique Matijs Dekker, responsable du centre de services RH de l’hôpital.

«L’ORTEC Business Intelligence Support nous aide à générer des rapports qui nous renseignent sur la qualité des plannings et la progression du processus de planification. Nous pouvons désormais facilement contrôler les heures et faire des prévisions financières pour les obligations futures et les heures accumulées qui devront être payées».

Grâce à l’ORTEC Business Intelligence Support, Albert Schweitzer a pu extraire encore plus d'informations de la planification des effectifs ORTEC Workforce Scheduling. L'un des objectifs importants consistait à comparer les taux d'occupation avec le niveau des effectifs, afin de mieux comprendre le niveau d'efficacité de la planification des effectifs et la manière dont il serait possible de l'optimiser à l'avenir.

Notre équipe a aidé l’organisation à mettre en œuvre des modules supplémentaires pour notre application de planification des effectifs, tels que le module ORTEC Budget & Control. Avec ce module et l’ORTEC Business Intelligence Support, Albert Schweitzer peut obtenir les informations de gestion les plus importantes en un seul clic. Le support de l’ORTEC Business Intelligence Support transforme les données de planification en vues d'ensemble de la gestion et en informatique décisionnelle (business intelligence). Les dirigeants peuvent par exemple générer des rapports pour déterminer le nombre total d’heures annuel et les différents soldes de congé pour chaque employé.

L’application ORTEC Employee Self-service et le pool de personnel travaillant de façon flexible (ORTEC Flex Pool) ont été inclus pour gérer la capacité du pool de personnel travaillant de façon flexible et permettre aux employés de vérifier et de demander des changements de leur planning. C'est un excellent exemple de la façon dont les mathématiques appliquées peuvent contribuer à obtenir de meilleurs résultats pour les divers intervenants du secteur de la santé.

C'est mieux pour les affaires et mieux pour les patients

«ORTEC est une entreprise qui réfléchit avec vous», ajoute Matijs Dekker. «D'un point de vue financier, l’ORTEC Business Intelligence Support fournit les informations de gestion appropriées, en particulier en ce qui concerne les taux d'occupation et le niveau des effectifs».

L'association d’ORTEC Workforce Scheduling accompagnée de l’ORTEC Business Intelligence Support ont permis à l'hôpital Albert Schweitzer d'avoir des rendements accrus. La préparation des rapports d'activité est désormais beaucoup plus facile, ce qui permet également de gagner du temps.

Le fait d'avoir un meilleur aperçu des taux d'occupation et des niveaux des effectifs a permis d'améliorer la qualité des plannings et la capacité de l’organisation à faire correspondre l'offre à la demande. Cela a permis de libérer du temps au personnel de l'organisation, leur permettant de se concentrer sur la qualité des prestations de soins de santé qui fait la renommée de l’hôpital.