Optimizers in personeelsplanning: 3 belangrijke inzichten uit de ORTEC webinarreeks
Recent organiseerde ORTEC een serie van drie webinars over het gebruik van optimizers en AI in personeelsplanning. Gezien de aanhoudende uitdagingen rondom personeelstekorten en medewerkerstevredenheid, groeit de interesse onder organisaties in hoe deze technologieën effectief kunnen worden toegepast. Dat bleek ook uit de opkomst voor de webinars; met meer dan 200 deelnemers per sessie werden deze erg goed bezocht. Hoewel de focus voornamelijk lag op de zorgsector, zijn de gedeelde inzichten ook relevant voor andere sectoren.
Een artikel door Goos Kant, Industry Leader Workforce & Professor in Logistics Optimization
Er bestaan veel mythes over het gebruik van optimizers in personeelsplanning; ook over de vraag of ze relevant zijn in combinatie met zelfroosteren en cyclische roosters. Om deze vragen te beantwoorden, presenteren we de drie belangrijkste inzichten uit deze webinars.
1. Samen een ‘goed’ rooster definiëren
Vraag tien mensen hoe een ‘goed’ rooster eruitziet, en je krijgt waarschijnlijk tien verschillende antwoorden. Om een gedeeld begrip te bevorderen, is het cruciaal om samen de belangrijkste elementen van een succesvol rooster te definiëren. Een rooster moet voldoen aan harde voorwaarden, zoals cao’s, kwalificaties en contractuele verplichtingen. Echter, het balanceren van zachte voorwaarden—zoals voorkeuren van medewerkers en specifieke behoeften van klanten—is een uitdaging, vooral wanneer deze wensen conflicteren. Een goed rooster gaat dus veel verder dan de planner blij maken, er zijn immers ook doelstellingen vanuit de organisatie, HR, de medewerker, etc., zoals bijvoorbeeld het definiëren van een ‘gezond rooster’.
Zodra je hebt gedefinieerd wat een ‘goed’ rooster is, is het belangrijk dat je de kwaliteit kunt meten met behulp van KPI’s. Deze metrics geven inzicht in kosten efficiëntie en ergonomie, en helpen om gebieden te identificeren waar verbetering nodig is in verschillende afdelingen. Het helpt ook om te vergelijken met ‘facts and figures’ in plaats van gevoel.
"Misschien is wel het meest overtuigende argument voor het gebruik van optimizers dat zij het vermogen hebben om eerlijkere roosters te creëren."
2. Optimizers presteren beter dan handmatige planning
Met een duidelijke definitie van een goed rooster (zoals beschreven in tip 1) kunnen organisaties beginnen met het vergelijken van handmatige roosters met geoptimaliseerde roosters. Ervaringen uit verschillende implementaties tonen aan dat door geoptimaliseerde roosters personeel veel effectiever kan ingezet worden, waarbij de urencontracten met medewerkers beter worden nagekomen. Slimmer plannen dus in plaats van harder werken, en je zo meer patiënten kunt helpen (of andere werkzaamheden kan uitvoeren) met minder inhuur.
Bovendien kunnen optimizers beter inspelen op de verzoeken van medewerkers en tegelijkertijd overtredingen van arbeidsregels elimineren. Het belangrijkste voordeel ligt in het vermogen van een computer om een enorme hoeveelheid aan planningsopties te evalueren, net zoals computers uitblinken in schaken. Daarnaast ben je met de hulp van optimizers veel minder tijd kwijt aan het handmatig plannen, vaak scheelt dat meer dan 50%, waardoor het hele proces beter is gestroomlijnd.
Misschien is wel het meest overtuigende argument voor het gebruik van optimizers dat zij het vermogen hebben om eerlijkere roosters te creëren. Optimizers verdelen de werkbelasting gelijkmatig, rekening houdend met alle voorkeuren en zorgen voor gelijke behandeling van medewerkers. Met een gebruiksvriendelijke app voor het indienen van planningsverzoeken kunnen medewerkers eenvoudig hun wensen communiceren, wat de transparantie en eerlijkheid vergroot.
3. Relevantie van optimizers in cyclische roosters en zelfroosteren
Veel sectoren blijven vertrouwen op cyclische roosters, waarbij de roosters maanden van tevoren worden vastgesteld. De vraag naar personeel kan echter daarna nog wijzigen. Ook moeten later nog taken en werkplekken met kwalificatie-eisen toegewezen worden aan de medewerkers. In dergelijke gevallen bieden optimizers uitkomst, waarbij ze tegelijkertijd rekening houden met contracturen, kwalificaties, wet- en regelgeving en individuele voorkeuren.
Dit principe geldt ook voor zelfroosteren, waarbij medewerkers in de eerste rondes hun eigen roosters opstellen en aanpassen. Als het rooster na de tweede ronde niet compleet is, moet een planner ingrijpen om eventuele over- of onderbezetting op te lossen. Terwijl handmatige aanpassingen heel ingewikkeld worden, kan het toepassen van een optimizer een effectievere planning opleveren met minder wijzigingen.
En zo zijn er nog meer kansen om wiskunde en AI in te zetten bij de planning. Bijvoorbeeld voor het nauwkeurig voorspellen van de werklast en het vertalen van die werklast naar de benodigde diensten met de juiste kwalificaties. Een perfect rooster verliest zijn effectiviteit als het vereiste aantal diensten verkeerd wordt berekend, wat leidt tot stress of onnodige kosten.
Bij ORTEC zien we dat steeds meer klanten optimizers als ondersteuning in hun planproces omarmen, of dit nu in combinatie met zelfroosteren of werkplekplanning is. We zijn trots op de successen die we bij onze klanten, waaronder Albron (catering) en Maxima MC (zorg) hebben bereikt. De snelle ontwikkelingen in AI en wiskundige modellering maken dat er steeds meer mogelijk zal zijn met de inzet van optimizers.
