Zorg op een hoger niveau brengen

Máxima Medisch Centrum (MMC) is een topklinisch ziekenhuis met twee locaties in hartje Eindhoven en op de grens van Veldhoven en Eindhoven. De missie van de zorgprofessionals is het gezonder maken en gezond houden van mensen, waarbij de patiënt en zijn familie de hoofdrol spelen.
Met onderzoek, opleiding en innovatie brengt het ziekenhuis de zorg op een hoger niveau. De krachten worden gebundeld op het gebied van geboortezorg, de behandeling van kanker en revalidatie voor chronisch zieken. Samen met een innovatief netwerk werkt MMC samen aan merkbaar betere zorg voor elke patiënt.

Arbeidsmarktkrapte vraagt om nieuwe manier van plannen

Arbeidsmarktkrapte en de groeiende complexiteit van de zorg vraagt om een andere indeling van werk. Myrna Willems, Adviseur Capaciteitsmanagement van MMC vertelt: “We zien steeds meer taakdifferentiatie bij zorgprofessionals. Door hun verschillende taken toe te wijzen op basis van hun specifieke vaardigheden, opleidingsniveau en ervaring, kunnen we zo de efficiëntie en kwaliteit van de zorg verbeteren. Ook spelen we hiermee in op de groeiende complexiteit van de zorgvraag en personeelstekorten.

Wel zorgt dit ervoor dat de planning steeds complexer wordt. Waar je vroeger binnen je bezetting uitsluitend de beschikking had over allround verpleegkundigen, heb je nu een mix van niveaus zoals bijvoorbeeld zorgassistenten, mbo- en hbo-opgeleide verpleegkundigen en specifiek opgeleide verpleegkundigen. Daarmee is roosteren vandaag de dag een zeer ingewikkelde puzzel geworden en is het niet meer uit te voeren zonder plan-intelligentie.”
Om te zorgen dat medewerkers tevreden zijn en om hen te behouden, is het bovendien belangrijker dan ooit geworden om in te spelen op hun wensen en behoeften. Door medewerkers meer te betrekken bij het roosterproces, kunnen zij invloed uitoefenen op hun eigen rooster en (mee)bepalen welke diensten zij graag willen draaien. In de zoektocht van MMC naar een nieuwe manier van plannen stond zelfroosteren daarmee hoog op hun wensenlijst.

Een oplossing voor personeelsplanning, teamroosteren en werkplekplanning

MMC raakte in gesprek met ORTEC en samen kwamen zij tot een passende invulling van alle roosteruitdagingen. De oplossing moest antwoord geven op vragen als: Hoe kun je je personeelsplanning zo organiseren dat de beschikbare capaciteit zo goed mogelijk wordt ingezet en wordt voldaan aan de cao, regelgeving en de wensen van de medewerkers? Wie moet op welk moment waar werken en hoe zorg je voor de juiste kwalificaties op elke werkplek? Hoe geef je medewerkers meer regie op hun eigen rooster zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit van de personeelsplanning?

Met de implementatie van ORTEC’s personeelsplanningsoplossing ORTEC Workforce Scheduling worden de medewerkers optimaal ingepland, waarbij rekening wordt gehouden met cao, regelgeving, juiste kwalificaties en de wensen en voorkeuren van de medewerkers. Daarnaast werd met ondersteuning van de module ORTEC Employee Self Service (ESS) het zelfroosteren geïntroduceerd, waarmee medewerkers zelf kunnen aangeven welke diensten zij willen draaien en de mogelijkheid hebben om diensten te ruilen met collega’s.

Verder ontwikkelde ORTEC aanvullende functionaliteit voor de optimizer bij de werkplekplanning, waarmee tijdens het opstellen van het dienstrooster niet alleen rekening wordt gehouden met de benodigde kwantitatieve bezettingseis (hoeveel medewerkers zijn er binnen een bepaalde dienstcode nodig), maar ook met de kwalitatieve bezettingseis (welke kwalificaties zijn er binnen deze dienstcode nodig om de bezetting op alle werkplekken te kunnen borgen). Het systeem houdt rekening met dat medewerkers, die over meerdere kwalificaties beschikken en dus op meerdere werkplekken inzetbaar zijn, maar voor één werkplek in de bezettingseis worden meegeteld.

“Op basis van AI worden alle werkplekken ingevuld. Dat scheelt een hoop tijd en dus kosten, en zorgt voor minder fouten.”

Plannen in de praktijk

Aan de voorkant geeft een afdeling aan hoeveel mensen per dienst nodig zijn, en welke kwalificaties er minimaal in de dienstbezetting aanwezig moeten zijn. Aan de achterkant kijkt het systeem of binnen de dienstbezetting voldoende kwalificaties aanwezig zijn om de werkplekplanning te kunnen maken.
Myrna licht toe: “In het systeem geef je aan hoeveel mensen nodig zijn en met welke kwalificaties. Vervolgens kunnen mensen met via zelfroosteren zelf hun dagen gaan inplannen. Ze weten, maanden vooruit, wanneer ze moeten werken. De werkplekplanning bepaalt waar mensen worden ingedeeld, alleen nog niet waar. Dat doet de werkplekplanning 28 dagen (volgens CAO) voorafgaand aan de dienst.”

ORTEC’s planningsoplossing ziet hoeveel mensen nodig zijn (werkplek vullen) en daarna of voor elke kwalificatie iemand aanwezig is. Valt iemand uit? Het systeem is zo slim dat het aangeeft welke mensen de lege plek kunnen vullen. Peter Bekkers, Accountmanager van ORTEC vult aan: “Dit was de taak van de planner, nu wordt op basis van een algoritme alle werkplekken ingevuld. Dat scheelt een hoop tijd en dus kosten, en zorgt voor minder fouten.”

Kennis en kunde op peil houden

"De optimizer op de werkplekplanning zorgt er ook voor dat mensen met verschillende kwalificaties hun kennis en kunde op peil kunnen houden”, vervolgt Peter. “Iemand die gespecialiseerd is in het maken van CT-scans, moet 45 dagen op jaarbasis op een CT-scan gepland staan. Het maken van een goede verdeling van de diensten werd eerst door een planner gedaan. De optimizer heeft dit overgenomen, wat veel sneller en efficiënter werkt. Elke specialist maakt zo voldoende ‘vlieguren’.”

“Uit een nul- en nameting blijkt dat de tevredenheid over de manier van roosteren met een volle punt is gestegen.”

Hogere medewerkerstevredenheid

Je kunt mooie oplossingen bedenken en systemen ontwikkelen, maar dat wil niet altijd zeggen dat de medewerkers, de eindgebruikers, staan te juichen. Want (interne) veranderingen kunnen weerstand oproepen. Toch is dit bij MMC niet aan de orde en gebeurde zélfs het tegenovergestelde. “Medewerkers zijn ontzettend tevreden,” zegt Myrna. “We hebben een nulmeting en een nameting gedaan met betrekking tot de tevredenheid over de manier van roosteren en die is met een volle punt gestegen. Je hebt invloed op welke diensten je wel of niet fijn vindt om te werken en er ontstaat een betere balans in de werk-privésituatie. Zelfroosteren wordt dus echt als een groot voordeel ervaren. De oplossing werkt naar volle tevredenheid en we zitten nu in de fase om deze verder uit te rollen op andere afdelingen.”