Tijdens de ORTEC Health klantendag kwamen ruim 400 zorgprofessionals, partners en ORTEC-collega’s samen in het Luchtvaartmuseum Aviodrome. Aan de hand van praktijkvoorbeelden en ervaringen uit de zorg werd zichtbaar hoe organisaties inspelen op uitdagingen zoals personeelsschaarste, toenemende complexiteit en de behoefte aan meer grip op capaciteit. Hieronder vijf belangrijke inzichten uit de verschillende presentaties en sessies.
1. AI verandert de manier van plannen
ORTEC gebruikt AI al 25 jaar om optimale roosters te maken. Tijdens de klantendag werd duidelijk hoe AI zich verder ontwikkelt van planningsondersteuning naar een meer interactieve gebruikerservaring. Medewerkers kunnen via de app vragen stellen over hun rooster of opdrachten geven in natuurlijke taal. Hierdoor wordt informatie sneller toegankelijk en zijn minder handmatige acties nodig om roosters te beheren.
2. Slimmer plannen en organiseren
Zorgorganisaties legden uit hoe zij met ORTEC hun planning hebben georganiseerd rondom clusters en centrale roostergroepen. Zo kunnen medewerkers langere diensten krijgen en ingezet worden op meerdere locaties. Dit biedt meer inzicht in beschikbare capaciteit en creëert mogelijkheden om medewerkers flexibeler over locaties en teams in te zetten. Daarnaast draagt een centrale aanpak bij aan meer transparantie en uniformiteit in het planningsproces. Ook kwam aan bod hoe vrijwilligers slim gepland kunnen worden binnen zorgorganisaties.
3. Planning voor zowel intramurale als extramurale zorg
Bij roosterplanning in de zorg gaat het vaak over verpleegkundigen en de intramurale zorg. Tijdens de klantendag werd echter duidelijk dat de behoefte aan slimme planning veel breder is. Zo zijn er oplossingen voor medisch specialisten, waar het plannen van spreekuren, operaties en diensten een hoge mate van complexiteit kent. Ook binnen de extramurale zorg wordt efficiënte route- en taakplanning steeds belangrijker, waarbij rekening moet worden gehouden met uiteenlopende randvoorwaarden.
4. Van operationele naar tactische planning
Met AI kun je de plantijd reduceren. Dit geeft mogelijkheden om meer tijd aan het bed te besteden en beter inzicht te krijgen in de toekomstige personeelsbehoefte. Wat wordt bijvoorbeeld de verwachte vraag naar personeel op basis van beddenbezetting en zorgzwaarte? En hoe verhoudt zich dat tot de beschikbare capaciteit en geplande vakanties? Door planningsprocessen verder te automatiseren ontstaat ruimte voor tactische capaciteitssturing. In plaats van tijd te besteden aan dagelijkse roosterwijzigingen kunnen organisaties zich meer richten op toekomstige personeelsbehoefte, verwachte zorgvraag en beschikbare capaciteit. Door een naadloze integratie met PlanMotion liggen hier kansen op tactisch gebied. Hiermee kunnen organisaties beter onderbouwde beslissingen nemen en zich voorbereiden op toekomstige uitdagingen.
5. Minder minuren, PNIL, plantijd en verzuim
Organisaties, zoals Bartiméus, Florence, Noorderbreedte en PSW legden uit hoe zij met ORTEC de planning en het planningsproces konden verbeteren. Praktijkvoorbeelden lieten zien hoe verbeteringen in planning kunnen bijdragen aan een efficiëntere inzet van medewerkers. Organisaties rapporteerden onder andere een betere benutting van contracturen, minder afhankelijkheid van Personeel Niet In Loondienst (PNIL) en een afname van de tijd die nodig is voor het maken en beheren van roosters. Daarnaast werd besproken hoe meer regie en voorspelbaarheid in de planning kunnen bijdragen aan medewerkerstevredenheid en verzuimreductie.
Complexiteit beheersbaar maken
De rode draad van de ORTEC Health klantendag was duidelijk: zorgorganisaties zoeken naar manieren om toenemende complexiteit beheersbaar te maken. Door AI, automatisering en slimme planningsoplossingen in te zetten, ontstaat meer inzicht in capaciteit, worden handmatige beslissingen verminderd en komt er meer ruimte voor kwalitatief goede zorg. De praktijkvoorbeelden van klanten laten zien dat verbeteringen in planning niet alleen operationele voordelen opleveren, maar ook bijdragen aan een efficiëntere en toekomstbestendige zorgorganisatie.