Slimmere zakelijke beslissingen dankzij gestructureerde scenarioplanning

Doelgerichte besluitvorming in tijden van onzekerheid

Organisaties hebben behoefte aan een duidelijke methode om beslissingen te nemen in onzekere situaties. Scenarioplanning biedt die structuur. Het creëert ruimte voor besluitvorming die direct kan worden omgezet in actie. Door beslissingen los te koppelen van onzekerheden, wordt het eenvoudiger om keuzes te beoordelen zonder onnodige complexiteit toe te voegen of uit te gaan van schijnbare nauwkeurigheid. Met de juiste tools en aanpak kunnen organisaties zich voorbereiden op een reeks mogelijke scenario’s op gebieden als supply chains, investeringen, personeelsplanning en innovatie. “Voor veel bedrijven is dit de optimale oplossing voor zowel tactische als strategische uitdagingen”, aldus Sander Vlot, VP van het Center of Excellence bij ORTEC Lumina. “Het is een realistische, haalbare stap vooruit, en dat is precies wat organisaties op dit moment nodig hebben.”

Bedrijven krijgen te maken met een toenemende complexiteit: van verstoringen in de supply chain tot geopolitieke spanningen, klimaatverandering en veranderend klantgedrag. Veel bestaande planningssystemen zijn niet ontworpen om naast strategische beslissingen ook meerdere toekomstscenario’s te verwerken. “Bij ORTEC ontwikkelen wij methoden om die complexiteit beheersbaar te maken, zodat klanten niet in de valkuil van valse zekerheid terechtkomen”, aldus Vlot. 

Toenemende urgentie: van efficiëntie naar veerkracht 

Jarenlang werden supply chains geoptimaliseerd met het oog op efficiëntie, waarbij de nadruk lag op een gestroomlijnde processen en kostenbesparing. Hoewel deze aanpak onder stabiele omstandigheden doeltreffend was, bracht het ook kwetsbaarheid met zich mee. Verstoringen zoals de COVID-19-pandemie of het tekort aan chips hebben deze beperkingen aan het licht gebracht. 

Scenarioplanning helpt organisaties zich voor te bereiden op verschillende mogelijke toekomstscenario’s, in plaats van zich te baseren op één enkele prognose. Dit draagt bij aan beslissingen die onder verschillende omstandigheden hun doeltreffendheid behouden. Zoals Sander Vlot uitlegt: “We zien dat bedrijven zich er nu van bewust worden dat efficiëntie op zich niet langer volstaat.” Er is een duidelijke verschuiving zichtbaar in de richting van veerkracht en risicospreiding. Dat vereist andere beslissingen en andere afwegingen, en dus ook andere tools.” 

Van ‘wat-als-planning’ naar gestructureerde scenarioplanning 

Bij traditionele planning wordt vaak uitgegaan van één prognose en één resultaat. Dit werkt in voorspelbare omgevingen, maar biedt beperkte mogelijkheden naarmate de onzekerheid toeneemt. Organisaties die meerdere scenario’s met elkaar trachten te vergelijken, worden vaak geconfronteerd met technische en conceptuele uitdagingen. Veel planningssystemen beschouwen scenario’s als lijsten waarin onzekerheden en beslissingen worden gecombineerd. Dit maakt het moeilijk om te beoordelen welke beslissingen in verschillende toekomstscenario’s het beste uitpakken. 

“Wat wij vaak zien, is dat bedrijven verschillende scenario’s opstellen, maar onzekerheden - zoals schommelingen in vraag en aanbod - door elkaar halen met beslissingen, zoals investeringen in capaciteit. In dat geval bereken je in feite welke beleggingen het meest zinvol zouden zijn voor individuele mogelijke toekomsten. Maar aangezien je niet kunt kiezen welke toekomst je het liefst zou zien, weet je nog steeds niet welke investeringen de beste balans bieden tussen efficiëntie, risico en veerkracht in alle mogelijke toekomstscenario's. Daardoor zijn deze gemengde scenario’s minder bruikbaar." 

Besluitvorming versus onzekerheid 

Een effectievere aanpak houdt rekening met het onderscheid tussen wat organisaties wel en niet kunnen beïnvloeden. Onzekerheden hebben betrekking op verschillende mogelijke toekomsten, zoals schommelingen in de vraag of verstoringen in de aanvoer. Beslissingen geven de maatregelen weer die een organisatie kan nemen, zoals investeren in capaciteit of het aanpassen van de productieplanning. Door deze aspecten in een gestructureerd kader samen te brengen, kunnen organisaties beoordelen hoe beslissingen in verschillende scenario’s uitpakken. Elke combinatie vertegenwoordigt een mogelijke uitkomst die kan worden beoordeeld op kosten, risico en robuustheid. 

Sander legt uit: “Het is een pragmatische vorm van optimalisatie waarbij het niet nodig is om waarschijnlijkheidsverdelingen te berekenen. In plaats daarvan maak je zelf de afwegingen tussen kosten, risico en robuustheid. Voor planners is het simpelweg een zeer duidelijke en gestructureerde manier om met besluitvorming in onzekere omstandigheden om te gaan.” 

Een flexibele planningsomgeving 

“Bij ORTEC ontwikkelen wij vaak software die op ERP-systemen of andere planningssoftware wordt geïnstalleerd”, legt Vlot uit. “Wij vervangen die systemen niet, wij integreren ermee. Indien je jouw ERP-systeem beschouwt als een ‘systeem voor dataregistratie’, dat voornamelijk gericht is op de uniforme opslag van transactionele bedrijfsdata, dan fungeert onze software als een ‘systeem voor beslissingsintelligentie’.” Hiermee kunnen gebruikers scenario’s opstellen en vergelijken. Hieronder valt het beoordelen van risico’s en kansen, zoals verschuivingen in de vraag, verstoringen in het aanvoer of operationele beperkingen. 

Technologie als katalysator bij scenarioplanning 

Dankzij technologische vooruitgang is scenarioplanning praktischer geworden. Dankzij de toegenomen rekenkracht en de verbeterde beschikbaarheid van data kunnen organisaties gemakkelijker meerdere toekomstscenario’s opstellen en evalueren. “Machine learning wordt steeds vaker ingezet ter ondersteuning van de besluitvorming”, aldus Vlot. “Met prognoses kunnen nu meerdere toekomstscenario’s worden gegenereerd. Dat gaat al een stap verder dan traditionele prognoses, die doorgaans slechts één scenario bieden.” 

Deze scenario’s kunnen worden gebruikt om beslissingen te toetsen voordat ze worden uitgevoerd. In combinatie met planning en uitvoering ontstaat hierdoor een continue leercyclus waarin organisaties hun beslissingen bijstellen op basis van daadwerkelijke resultaten. “Soms zijn eenvoudige modellen voor machine learning nauwkeurig genoeg en veel sneller te evalueren. Dat maakt grootschalige scenarioanalyses mogelijk zonder al te veel in te boeten aan kwaliteit.”

Gestructureerde planning als denkwijze 

Scenarioplanning is geen eenmalige exercitie, het is een discipline. Het vereist een gestructureerde manier van denken over onzekerheid en besluitvorming. Dit omvat onder meer het verbeteren van de dataconsistentie en het coördineren van processen tussen teams en regio’s. 

“Wat wij vaak bij klanten zien, is dat dit niet alleen tot betere planningen leidt, maar ook tot meer transparantie”, zegt Vlot. “In veel organisaties is het verkrijgen van een totaaloverzicht, zoals bijvoorbeeld het simuleren van voorraadniveaus in verschillende landen, een belangrijke eerste stap. Zodra je dat op orde hebt, kun je aan de slag gaan met scenario’s." De implementatie kan een uitdaging vormen, vooral wanneer organisaties verschillende systemen en definities hanteren. Door deze verschillen aan te pakken, wordt echter een basis gelegd voor een consistentere en meer toekomstgerichte planning.