De ORTEC-software voor zelfroostering maakt autonome personeelsplanning op systeemniveau mogelijk. Bremen/Frankfurt am Main, april 2024 – ORTEC heeft AGAPLESION, de grootste christelijke zorggroep van Duitsland, weten te overtuigen met zijn ORTEC Workforce Scheduling-oplossing: Na een eerste, meerjarige proefperiode op drie locaties voert AGAPLESION de software voor zelfroosteren nu in bij 18 kliniekvestigingen. Hierdoor zullen medewerkers optimaal worden betrokken bij het opstellen van hun dienstroosters.
“Het tekort aan geschoolde arbeidskrachten heeft geleid tot concurrentie om gekwalificeerd personeel. Als werkgevers moeten wij adequaat inspelen op de behoeften en nieuwe manieren van werken mogelijk maken. "De digitale ORTEC-software voor zelfroostering helpt ons om ons personeel de kans te geven daadwerkelijk betrokken te raken bij hun eigen roostering”, benadrukt Constance von Struensee, hoofd Personeelszaken bij AGAPLESION. “Het is inderdaad een cruciale factor voor de tevredenheid van medewerkers”, voegde von Struensee hieraan toe.
Werknemers kiezen zelf hun diensten
Tussen nu en eind 2028 zal ORTEC in het kader van een zorgvuldig gepland softwareproject ORTEC Self-Scheduling invoeren in alle klinieken. Dit project omvat bovendien de implementatie van ORTEC Employee Self Service als app en webportaal voor gebruik door het personeel. Met behulp van deze tools kunnen medewerkers hun eigen roosters opstellen. Dit is hoe het in detail in zijn werk gaat: “Medewerkers kiezen de services die hun voorkeur hebben via de app op hun smartphone of het webportaal op hun pc”, legt dr. Hendrik Weyer, directeur Operations bij ORTEC, uit. “Eventuele over- en onderbezetting in de betreffende afdelingen wordt vervolgens geoptimaliseerd door de software, maar ook door de medewerkers zelf.”
Dr. Hendrik Weyer
Medewerkers kiezen de diensten die hun voorkeur hebben via de app op hun smartphone of via het webportaal op een pc.
Er wordt automatisch rekening gehouden met alle relevante richtlijnen
Aan het einde van dit proces stellen de dienstroostermakers, teamleiders of afdelingshoofden bij AGAPLESION het dienstrooster vervolgens definitief vast. “Gemiddeld is het dan al voor 80% of meer voltooid”, benadrukt dr. Weyer, waarbij hij wijst op een ander bijzonder kenmerk van het project: AGAPLESION maakt gebruik van de ORTEC-oplossing als “Software as a Service”, kortweg SaaS. Dit betekent dat de applicatie draait in de beveiligde cloud die door ORTEC wordt aangeboden. Hierdoor kan de zorggroep de noodzaak van een uitgebreide, eigen IT-infrastructuur vermijden en tegelijkertijd bijkomende kosten verlagen.
Constance von Struensee
Bij de optimalisatie wordt rekening gehouden met alle wettelijke, contractuele, interne en eerder ingediende persoonlijke vereisten.
Een transparanter overzicht van de planningssituatie verkrijgen
“Bij de optimalisatie wordt rekening gehouden met alle wettelijke, contractuele, interne en eerder ingediende persoonlijke vereisten”, legt von Struensee, directeur Personeelszaken bij AGAPLESION, uit. Alle benodigde parameters zijn reeds vooraf in het systeem ingevoerd, zodat de volledige dienstroosterplanning onder meer in overeenstemming is met de door de PpUGV (Pflegepersonaluntergrenzen-Verordnung) voorgeschreven minimale personeelsbezetting. Tegelijkertijd krijgen alle personen met toegangsrechten te allen tijde een uitgebreid en transparant overzicht van de actuele roostersituatie.