Attendo

Wzmocnienie pozycji jednostek dzięki systemowi Planowania siły roboczej (Workforce Scheduling)

Zdrowie społeczeństwa najlepiej oceniać patrząc na to, jak dba o populację starszych i niepełnosprawnych. Kraje nordyckie mają długą i dumną tradycję zaspokajania potrzeb tych grup społecznych. Attendo jest w czołówce opieki w regionie od lat 80. XX wieku. Każdego dnia 24 tysiące pracowników firmy Attendo oferuje wysokiej jakości opiekę osobom starszym i niepełnosprawnym, a także opiekę medyczną i dentystyczną w ponad 700 różnych placówkach na terenie Szwecji, Finlandii, Norwegii i Danii. Attendo dąży do wzmocnienia każdej jednostki robiąc to z kompetencją, zaangażowaniem i troską. Cel firmy? Zapewnianie klientom opieki, której potrzebują, gdy jej potrzebują, i w sposób w jaki tego chcą.

Zobowiązanie do jakości

Aby zrealizować swoją obietnicę, Attendo musi zapewnić jakość i dostępność pracowników. Jednak tworzenie harmonogramów odpowiednich opiekunów w celu zaspokojenia potrzeb klienta nie jest łatwe w organizacji zatrudniającej tysiące pracowników w setkach jednostek. Planiści muszą zapewnić przydzielenie klientom wystarczającej ilości czasu na każdej zmianie. Kiedy doda się do tego preferencje personelu i koszty do równania, to zadanie staje się jeszcze trudniejsze. Nie wspominając już o ważnych przepisach prawa pracy, które należy uwzględnić w harmonogramie.

Po dokładnym przeanalizowaniu procesu planowania, firma Attendo stwierdziła, że harmonogram powinien być wspólną odpowiedzialnością menedżerów i pracowników. Podniesie to nie tylko wydajność, ale także zapewni poszanowanie prawa pracy i preferencji pracowniczych. W technologii ORTEC Workforce Scheduling znaleźli swoją technologię wspomagania, wyposażoną w moduł Self-scheduling.

Dopasowanie potrzeb klientów i pracowników

„Pracownicy oszczędzają teraz swój czas i energię na ważne rzeczy, pracując nad rozwiązaniami dla wszystkich, nie tylko dla siebie” – mówi Christina Varsamäki, Dyrektor regionalny w firmie Attendo.

Dzięki zastosowaniu ORTEC Workforce Scheduling i dostępnych modułów, takich jak Self-scheduling, Budget & Control oraz Self-service, Attendo udało się przerobić harmonogram tak, aby umożliwić całkowite skupienie się na klientach, jednocześnie wzmacniając pracowników. Pracownicy mogą teraz planować swój własny harmonogram, przy nadzorze kierownictwa. Na przykład, dyrektorzy domów opieki mogą zarezerwować specjalne terminy szkoleń i stałych zmian. Pracownicy mają wówczas dostęp do przeglądu harmonogramu działu, w którym mogą planować własne zmiany. Pracownicy zazwyczaj wybierają zmiany, które najlepiej łączą się z dniami wolnym, i mogą zawierać porozumienia między sobą dotyczące tego, kto pracuje na której zmianie. Menedżerowie mogą śledzić postęp i edytować ten główny harmonogram w czasie rzeczywistym.

Dzięki zwiększonej i niezawodnej widoczności danych oraz analityce, zespół Attendo może szybciej podejmować lepsze decyzje i zapewniać bardziej korzystny finansowo harmonogram. W starym systemie menedżerowie spędzali nawet dwa dni tworząc miesięczny harmonogram. Wspólne planowanie i raportowanie wymagało intensywnej ręcznej pracy przy wykorzystaniu nieefektywnej, kosztownej i niezrównoważonej dokumentacji papierowej. Teraz spędzają tylko dwie godziny na tworzeniu harmonogramu. Dzięki cyfryzacji zmniejszono marnotrawstwo papieru i koszty operacyjne. Pozwaliło to na lesze zagospodarowanie czasu pracownikom, ułatwiając tym samym poprawę usług świadczonych klientom.

Zapewnianie lepszej opieki

„Praca ręczna została zredukowana, a życzenia są lepiej spełniane”, dodaje Christina Varsamäki. „Najważniejsze, że pracownicy oszczędzają teraz czas i energię na pilne sprawy”.

Klienci Attendo doświadczyli mniejszych zakłóceń ze względu na zmiany harmonogramu w ostatniej chwili, dzięki systemowi Planowania siły roboczej ORTEC. Zaangażowanie pracowników wzrosło, jako, że mają większą kontrolę nad swoją własną równowagą między życiem zawodowym a prywatnym i planem opieki. Czas spędzony na planowanie został skrócony z dwóch dni do dwóch godzin. Prawa pracy są uważane za proaktywne, a koszty mogą być zarządzane w czasie rzeczywistym.

Wdrożenie rozwiązań systemu ORTEC Workfoce Scheduling miało również wpływ na oddziaływanie organizacji na środowisko, ponieważ do celów administracyjnych wykorzystuje się mniej papieru. Być może jednak najważniejszym zyskiem jest zapewnienie lepszej jakości opieki poprzez dostosowanie potrzeb klientów do potrzeb pracowników – krok naprzód w osiąganiu wizji firmy Attendo, która polega na wzmocnieniu pozycji jednostki.