Le logiciel d’auto-planification d’ORTEC permet aux employés de gérer leurs plannings de manière autonome à l’échelle du système. Brême/Francfort-sur-le-Main, avril 2024 – ORTEC a convaincu AGAPLESION, le plus grand groupe de santé chrétien d’Allemagne, grâce à sa solution de gestion des plannings ORTEC Workforce Scheduling : après une première phase de test menée pendant plusieurs années sur trois sites, AGAPLESION déploie désormais le logiciel d’auto-planification dans 18 établissements. Les employés pourront ainsi participer pleinement à l’élaboration de leurs propres plannings.
« La pénurie de main-d’œuvre qualifiée a intensifié la concurrence pour attirer du personnel compétent. En tant qu’employeurs, nous devons nous adapter à ces attentes et proposer de nouvelles façons de travailler. Grâce au logiciel numérique d’auto-planification des horaires d’ORTEC, nos employés peuvent véritablement participer à l’élaboration de leurs propres plannings », souligne Constance von Struensee, directrice des ressources humaines d’AGAPLESION. « C’est véritablement un facteur clé de satisfaction des employés », ajoute Constance von Struensee.
Les employés choisissent eux-mêmes leurs horaires de travail
ORTEC déploiera ORTEC Self-Scheduling dans l’ensemble des établissements d’ici fin 2028, dans le cadre d’un projet logiciel préparé avec soin. Le projet comprend également le déploiement d’ORTEC Employee Self Service, accessible au personnel via une application et un portail web. Grâce à ces outils, les employés peuvent établir eux-mêmes leurs plannings. Concrètement, le fonctionnement est le suivant : « Les employés sélectionnent leurs horaires de travail préférés depuis l’application sur leur smartphone ou via le portail web sur un PC », explique le Dr Hendrik Weyer, directeur des opérations chez ORTEC. « Le logiciel permet ensuite, avec la participation des employés, d’ajuster les éventuels sureffectifs et sous-effectifs dans les différents services. »
Dr Hendrik Weyer
Les employés sélectionnent leurs horaires de travail préférés depuis l’application sur leur smartphone ou via le portail web sur un PC.
Toutes les règles applicables sont automatiquement prises en compte
À l’issue de ce processus, les planificateurs, les responsables d’équipe ou les responsables de service d’AGAPLESION finalisent le planning – « en moyenne, il est déjà établi à 80 % ou plus », souligne le Dr Weyer, qui met également en avant une autre particularité du projet : AGAPLESION utilise la solution ORTEC en mode « Software as a Service », ou SaaS. Autrement dit, l’application est exécutée dans le cloud sécurisé d’ORTEC. Le groupe de santé peut ainsi se passer d’une infrastructure informatique interne complexe et réduire par la même occasion les coûts associés.
Constance von Struensee
Le processus d’optimisation tient compte de l’ensemble des exigences légales, contractuelles et internes, ainsi que des contraintes personnelles préalablement indiquées.
Gagner en visibilité sur la situation des plannings
« Le processus d’optimisation tient compte de l’ensemble des exigences légales, contractuelles et internes, ainsi que des contraintes personnelles préalablement indiquées », souligne Constance von Struensee, directrice des ressources humaines d’AGAPLESION. Tous les paramètres requis sont préalablement configurés dans le système afin de garantir notamment le respect, dans les plannings, des seuils minimums d’effectifs imposés par la PpUGV (Pflegepersonaluntergrenzen-Verordnung). Dans le même temps, les utilisateurs disposant des droits d’accès peuvent à tout moment consulter une vue d’ensemble claire et complète de la situation des plannings.